Documentación de la solución y preparación para Hana

Todavía no todos los clientes utilizan plenamente los escenarios del Gestor de soluciones. Sin embargo, los que sí utilizan la documentación de la solución tienen dificultades para realizar los cambios necesarios.

Los que escucharon las advertencias de SAP hace dos años y la futura ola de conversiones están de enhorabuena. Para todos los demás, significa rediseñar y adaptar las estructuras.

Existen varios escenarios. El alcance de la inversión y el resultado están estrechamente relacionados.

La opción más sencilla es adoptar las estructuras existentes como parte de la actualización. Sin embargo, esto no es conveniente, especialmente si en el pasado se creó un documento como modelo empresarial para todos los procesos del módulo de gestión de la movilidad.

En última instancia, en el futuro todo deberá modelarse a nivel de pasos del proceso y no desde una perspectiva orientada a módulos.

Para algunos de mis usuarios, ya es un reto importante realizar modelizaciones a nivel de proceso o documentarlas. Salvo contadas excepciones, se trata de un reto que las TI por sí solas no pueden superar.

El enfoque de migrar los documentos a un repositorio de sistema de archivos o incluso registrarlos en Sharepoint porque allí es muy fácil y maravillosamente "colaborativo" es el peor enfoque estratégico que se puede adoptar.

Muchos usuarios aún no son conscientes de lo que significa el cambio a S/4.

SAP siempre deja claro que se trata de un nuevo lanzamiento de SAP, de un nuevo producto. No se puede comparar con un cambio de versión habitual, en el que una interfaz era nueva de vez en cuando, pero en general se podía seguir trabajando como antes.

Este reto en particular significa que un usuario de SAP debe primero analizar y registrar sus procesos de todos modos y luego compararlos con los alcances entregados en S/4 Hana.

Al igual que con una nueva implantación, también hay que considerar y evaluar el coste y el valor empresarial. Aunque S/4 Hana aún no está necesariamente a las puertas del responsable de TI, cada vez está más cerca.

Por lo tanto, no hay mejor comienzo que invertir ahora en una buena y adecuada documentación de procesos. SolMan 7.2 fue preparado deliberadamente por SAP para proporcionar a los clientes de soporte empresarial una buena herramienta de modelado de procesos.

Además, ahora se dispone de una buena herramienta de documentación en ambos sentidos: desde el punto de vista técnico y de aplicación, y también desde el punto de vista del proceso.

Con el cambio, la documentación de la solución -como debe ser- es también una parte fundamental del proceso de gestión de cambios en SolMan. Los cambios técnicos siempre van unidos a cambios en la documentación y "salen a la luz" juntos.

Por un lado, como objeto técnico en el sistema de producción, pero también como documentación.

Esta forma de integración sin fisuras ha sido demandada por los clientes durante años. Me parece lamentable que a menudo sean precisamente estos usuarios de SAP los que ahora se quejan de la integración y lamentan que ya no sea posible crear documentación adicional tras la puesta en marcha.

Es relativamente fácil rebatir esta afirmación con el hecho de que, en la vida real, un empleado de TI no documenta nada después de ponerse en marcha, sino que ya está trabajando en el siguiente problema o en el siguiente proyecto.

La forma de integración de herramientas o la navaja suiza por sí solas demuestran que un sharepoint o un repositorio de archivos no pueden proporcionar esta integración.

Esto continúa con temas como la gestión de proyectos o pruebas y la necesaria imputación de costes y actividades. Siempre que un usuario de SAP se decide por herramientas externas, también se ha decidido por una interfaz compleja o una pérdida significativa de funcionalidad.

En definitiva, SAP ha proporcionado excelentes herramientas con SolMan 7.2, que pueden utilizarse maravillosamente como preparación para el cambio a S/4.

El reto consiste en realizar las inversiones necesarias e integrar a las personas necesarias en un proyecto preparatorio de este tipo. El primer paso es llevar la documentación de la solución -si ya existe- a la nueva estructura de SolMan 7.2 y no "tirarla" en un depósito de archivos.