Convertir los datos maestros de clientes y proveedores para S/4

La "S" de S/4 Hana, la suite de software para la gestión empresarial con ERP en tiempo real basada en la plataforma in-memory Hana, significa "simple". Se refiere, por un lado, al modelo de datos simplificado de la tecnología y, por otro, a la usabilidad mejorada de las aplicaciones. En realidad, "simple" no se refiere a la introducción. Pero esta introducción es inminente. A partir de 2025, SAP dejará de mantener y seguir desarrollando su actual sistema ERP. Por tanto, no cabe duda de que el cambio a S/4 debe producirse. Hay diferentes opiniones sobre cuándo y cómo. Pero una cosa puede darse por sentada: el cambio no será "fácil" y llevará bastante tiempo.

El camino hacia S/4 Hana

S/4 Hana es mucho más que una actualización o una migración de base de datos. Implica a todo el entorno del sistema de TI. No es nada nuevo que hay diferentes caminos hacia S/4. Estos son conocidos como los enfoques greenfield y brownfield. Se trata de los enfoques greenfield y brownfield (también existe el enfoque de transformación del entorno de TI). Con el enfoque greenfield, se planifica un sistema desde cero -en un emplazamiento greenfield-, se redefinen todos los procesos de la empresa en S/4 y sólo se transfieren los datos. El enfoque brownfield implica la conversión de un sistema ERP existente al nuevo S/4. Los procesos y los datos se transfieren a S/4 Hana y se adaptan y mejoran a través de la evolución.

Ya sea greenfield o brownfield: "La alta calidad de los datos maestros utilizados (es) importante. Lo ideal es que la estandarización y armonización de los objetos de datos maestros comience al mismo tiempo que el diseño de los procesos", escribe Computerwoche. La conversión de un sistema ERP existente permite configurar el nuevo entorno S/4 con mayor rapidez, ya que se adoptan en gran medida los procesos existentes.

Al mismo tiempo, la migración brownfield "requiere una alta calidad de los datos maestros y presenta diversos escollos, por ejemplo en lo que respecta a la integración cliente-proveedor o al análisis de los desarrollos internos", como subraya Alexander Haas, consultor SAP Logistics en Gisa. De hecho, la integración de los datos maestros de clientes y proveedores es un punto importante. En el sistema ERP anterior, los clientes y proveedores se crean como "cliente" y "proveedor", es decir, dos veces. En S/4, es obligatorio mapear ambos como "socios comerciales". Por tanto, es necesario cambiar el modelo de datos. No se trata sólo de migrar los datos, sino también de cambiar la forma en que se gestionan.

Gestión de datos maestros en S/4 Hana

El tema es fácil de entender si, por ejemplo, la empresa X tiene una relación tanto de cliente como de proveedor con la empresa Y. Por lo tanto, la empresa Y se crea dos veces en el sistema ERP anterior. Todos los cambios deben realizarse dos veces. En el nuevo S/4, la empresa Y se crea como "socio comercial", pero con dos funciones: "cliente" y "proveedor".

Esto significa que una empresa puede utilizarse en diferentes funciones, pero los datos maestros comunes sólo deben actualizarse una vez. Desde un punto de vista técnico, el cambio de SAP antiguo (cliente, proveedor) a SAP nuevo (interlocutor comercial) significa que los datos creados dos veces en el sistema antiguo deben fusionarse. Se trata de un esfuerzo que no debe subestimarse. Puede reducirse considerablemente con la ayuda de una solución de software (como ZetVisions SPoT) que conecte los mundos antiguo y nuevo.

La ventaja: el nuevo modelo de datos ya se puede utilizar con la solución, pero al mismo tiempo también se puede mapear el antiguo. Las empresas con las que existen relaciones comerciales pueden crearse como "socios comerciales" (con las funciones respectivas), mientras que los datos de "cliente" y "proveedor" pueden seguir transfiriéndose al antiguo sistema ERP. Por tanto, las empresas pueden crear datos de la nueva forma y seguir operando en su mundo ERP conocido. Esto significa que el paso de personalización necesario puede adelantarse antes de la migración real a S/4, durante la cual también se convierten los datos de contabilización operativa.

Por un lado, las empresas ya han mejorado sus procesos de datos maestros y la calidad de los datos; por otro, la transición a S/4 Hana es mucho más sencilla, rápida y rentable. El uso temprano del nuevo modelo de datos también aporta un valor añadido inmediato, ya que el mantenimiento central de los datos maestros se alivia considerablemente. Así que no importa cuándo se decida por S/4: los beneficios son inmediatos.