La trampa del coste de las TI heredadas

En total, el 61% confirma que la modernización del legado es "muy importante" o "importante". Sin embargo, sólo una de cada diez empresas ha completado ya los proyectos de modernización más importantes. Así se desprende del estudio "Legacy Modernisation 2022", realizado entre 339 responsables de TI de Alemania, Austria y Suiza. Workday, socio del estudio, explica por qué las empresas no deben dudar a la hora de modernizarse.

Según los resultados, las empresas abordan la modernización a distintas velocidades: algo menos de una cuarta parte de las empresas tiene previsto modernizar sus sistemas actuales el año que viene, mientras que el 38% tiene intención de hacerlo en un futuro próximo (de 1 a 3 años). "Los sistemas heredados con software monolítico en las instalaciones y los procesos manuales dificultan que las empresas adopten un enfoque más activo de la digitalización." señala Jens Löhmar, Director de Tecnología de Workday para la región DACH y Europa continental. Por el momento, las empresas solo están moderadamente satisfechas con su infraestructura informática actual.

Para la mitad de los responsables de TI encuestados, un factor impulsor de la modernización del legado es la mejor adaptación de los procesos empresariales y el aumento de los requisitos de seguridad (47,5 por ciento). La presión para una modernización rápida suele proceder de la dirección o de los propios departamentos de TI. A las empresas encuestadas les gustaría tener una infraestructura de TI más ágil, innovadora y digital. Los sistemas heredados son más caros de mantener y operar. En el 44% de las empresas encuestadas, al menos la mitad de los sistemas heredados llevan mucho tiempo en uso. En el 59% de las empresas, el coste de mantenimiento y funcionamiento de los sistemas heredados es superior al de las soluciones actuales. Entre ellas, las empresas más pequeñas, con un máximo de 249 empleados, se quejan sobre todo de unos costes significativamente más elevados. En el pasado, las empresas no sólo han invertido mucho presupuesto, sino también en el despliegue de personal para la introducción de sistemas informáticos.

En muchos casos, esto implica también la personalización de los procesos de la empresa. Las adaptaciones informáticas a medida que no se basan en normas ocasionan costes adicionales de mantenimiento y modificaciones de los procesos de soporte y actualización. "Personalizar a menudo conduce a una trampa de costes"explica Löhmar. "Las empresas con un alto nivel de personalización en su infraestructura de TI están retrasando el éxito de la implantación de la transformación al aferrarse a la TI heredada. Según nuestra experiencia, los procesos estándar configurables son la mejor alternativa en muchos casos, especialmente si hay pocos puntos de venta únicos en los distintos sectores, como el proceso de incorporación en RRHH".

Integración y flexibilidad

Según el estudio, las grandes empresas con más de 1.000 empleados son las pioneras de la modernización informática en la región DACH. "Existe una demanda acumulada de sistemas informáticos flexibles en Alemania, Austria y Suiza", afirma Löhmar. "Es necesario un enfoque integrado, porque la transformación digital es un reto complejo. Por eso merece la pena abordar la sustitución de los sistemas tradicionales heredados lo antes posible." Esta es también la opinión de los responsables informáticos encuestados: el 49% de las empresas están "muy satisfechas" o "satisfechas" con sus proyectos de modernización hasta la fecha. Predominan aquí afirmaciones como "cada vez más rápido" o "implantación más rápida", y la gran mayoría de los encuestados adopta un enfoque estratégico para modernizar los sistemas existentes.

El 37% de las empresas cuenta con una estrategia global para la transformación corporativa, y casi el mismo número dispone de una estrategia de datos. Löhmar también lo confirma: "Muchas empresas han descuidado su planificación estratégica durante la pandemia. Les está resultando difícil romper o fusionar silos de datos. En su lugar, se están procesando y editando cantidades considerables de datos procedentes de distintos sistemas con un gran gasto, lo que a su vez repercute negativamente en la calidad, puntualidad y disponibilidad de los datos."

Los métodos más importantes para modernizar las TI son la virtualización, la ampliación de las aplicaciones existentes con nuevos (micro) servicios y la conversión de datos. En la mayoría de las empresas, el departamento interno de TI lleva a cabo la modernización de las aplicaciones por sí mismo o la encarga a un proveedor de servicios interno (36%). Sólo el 18% encarga la modernización a un proveedor de servicios externo. Entre los socios externos, los proveedores de servicios en la nube (41%) están a la cabeza, especialmente entre las grandes empresas con 1.000 o más empleados.

Löhmar aconseja entender el cambio en la arquitectura de TI como un proceso continuo: "Merece la pena abordar la sustitución de los sistemas tradicionales heredados lo antes posible y entenderla como un proceso continuo. El primer paso importante es crear transparencia en la arquitectura y las aplicaciones utilizadas. Los estándares SaaS ya se han establecido en muchos dominios, como Finanzas o RRHH. En pasos posteriores, estos dominios pueden desvincularse de un sistema ERP monolítico y funcionar como una aplicación SaaS. Un entorno de TI orientado a dominios permite la agilidad organizativa dentro de las áreas de negocio y puede adaptarse mejor a los nuevos requisitos. De este modo, la dependencia de sistemas heredados obsoletos puede reducirse paso a paso. Esto puede reducir los silos de datos y permitir ciclos de planificación, ejecución y análisis más cortos, lo que constituye una base importante para unos procesos de toma de decisiones más rápidos y mejores."