Medición correcta de la licencia sin horror

El otro día me senté alrededor de una mesa con gestores de licencias de una amplia gama de empresas y sectores. Hablaban de los requisitos de la medición de licencias en un entorno SAP.

Casi todos informaron de exigencias sorprendentes y actividades frenéticas antes de la encuesta. Contaron numerosos intentos de programas informáticos para superar este reto y evitar sorpresas desagradables después de la encuesta.

Entonces tomó la palabra un director de informática de más edad. Informó con calma de que lo tenía bajo control. Conoce personalmente a sus 300 usuarios de SAP y sabe lo que hacen con el software. Esto significa que cada uno tiene exactamente la licencia que necesita y que él puede mostrárselo a SAP de forma transparente en cualquier momento.

Los costes pueden calcularse al céntimo. Se hace un breve silencio en la mesa. Aunque se trate de un caso aislado, la situación descrita parece envidiable a los presentes.

Pero, ¿no tiene también esta solución un inconveniente? ¿Qué ocurre tras la jubilación del responsable informático que concentra aquí conocimientos corporativos increíblemente importantes?

También está la cuestión de no introducir un buen soporte de procesos a través de los componentes de SAP por razones de coste de licencias o llenarlo con variantes de software de terceros.

Pero, ¿no sería un mundo maravilloso si esta situación pudiera trasladarse a los sistemas complejos? ¿Y qué aspecto tendría? En cualquier caso, los participantes en la mesa se separaron sin llegar a un acuerdo sobre una solución milagrosa.

Recuperar tesoros insospechados

Como consultor SAP y estratega de software durante muchos años, conozco los problemas demasiado bien. Todo empieza con la compra de licencias. Cuanto más grande es la empresa, más generosamente hay que comprar licencias.

La precisión disminuye proporcionalmente a la cantidad utilizada. Aquí se esconden tesoros inimaginables en euros. Las empresas más pequeñas pueden seguir funcionando con uno o dos sistemas que utilicen un concepto de autorización coherente que, como mínimo, sea aproximadamente neutro desde el punto de vista de los costes.

En entornos SAP más grandes con un uso complejo, resulta casi imposible basar la compra de licencias en el uso exacto. Sólo los proyectos de consultoría o el soporte de software pueden ayudar en este caso.

Pero la pregunta es: ¿Cómo tiene que ser esta ayuda para que uno pueda utilizar consejos o programas informáticos con la conciencia tranquila? No soy empresario, pero lo que siempre me ha ayudado ha sido que la inversión utilizada sea menor que el ahorro conseguido gracias a ella.

Cambio de las condiciones del SAP

Las condiciones de SAP cambian constantemente. Recurrir a servicios de consultoría para inventarios puntuales suele ser caro, ineficaz y de duración limitada.

Las correcciones puntuales en la concesión de licencias sólo ayudan a corto plazo y seguro que llega la penúltima encuesta sobre licencias. Y entonces vuelve a empezar el mismo juego.

No me malinterprete: traer los últimos conocimientos a su empresa durante unos días es sin duda una buena inversión de futuro. Al fin y al cabo, le ofrece la famosa vista más allá de sus propias narices por un pequeño presupuesto manejable.

Sin embargo, es aconsejable que las empresas busquen una solución permanente. Porque un entorno SAP complejo con un número creciente de usuarios ya no puede gestionarse de forma óptima sólo con personal. Lo que queda es el uso de software.

Una vez más, la complejidad de las condiciones de licencia de SAP no facilita necesariamente la elección y, por supuesto, el funcionamiento de dicho software.

Pero estoy decidido: en el futuro no funcionará sin software. Quizás SAP también centre su atención de producto en este punto en algún momento, además de Hana y Cloud, y proporcione una solución de software transparente correspondiente. Personalmente, no lo esperaría en un futuro próximo.

Pero eso no es tan necesario: el mercado de la gestión ya ofrece buenas soluciones que se adaptan a cualquier tamaño de empresa.

Por lo tanto, mi recomendación a todas las reuniones de gestión de licencias: Limítense a probar los productos de software en el mercado, así la medición de licencias perderá su horror en el futuro.