Cómo optar a una auditoría SAP

Mi primera pregunta a los gestores de licencias es siempre si ya han instalado un software de optimización de licencias. En el caso del cliente en cuestión, la respuesta fue:

"No necesito nada de eso. Tengo esto bajo control".

¿Cómo se imagina entonces que le ayudo?

"¿Podrías venir y echar un buen vistazo a todo?"

Claro, pero aun así le convencí de que necesitaba instalar un software para comprobarlo, al menos temporalmente. Porque sin asistencia técnica resulta difícil determinar qué licencias se necesitan en varios sistemas SAP.

Luego, in situ, resultó que mi cliente no se ocupa mucho de la distribución de su licencia a lo largo del año. "No tiene tiempo". Entonces, cuando llega la solicitud de medición cada año, lo primero que hace es mirar todos los usuarios inactivos.

"Construí un informe especialmente para esto".

dijo con orgullo.

En él, puede ajustar el tiempo para acercarse poco a poco al número de licencias que tiene en el inventario. A continuación, crea los protocolos USMM y consulta el resultado consolidado en el LAW.

"Entonces tiene lugar la puesta a punto. Muevo las licencias existentes de un lado a otro hasta que el resultado es correcto y luego lo envío a SAP".

También tiene mucho éxito con este planteamiento, dice el gestor de licencias:

"Llevamos tres años sin tener que comprar nuevas licencias".

Todavía no se habían sometido a una auditoría interna de la licencia, pero querían saber con más precisión si lo estaban haciendo todo bien.

"En principio, sí. Pero, en principio, no es aconsejable hacer siempre cambios generosos en los sistemas justo antes de la encuesta."

Le expliqué al cliente.

"Aunque estén justificados, desde fuera siempre parece que aquí se ha ajustado algo rápidamente para ahorrar costes".

Se trata tanto de la desactivación de usuarios como de su reclasificación. Le expliqué que hay que tener especial cuidado si llevas mucho tiempo sin hacer compras.

"Es una forma rápida de optar a una auditoría".

Porque a un vendedor de SAP se le mide por sus cifras de ventas. No le sirve de nada atender a muchos clientes que no compran nada.

Mientras tanto, había consultado el informe de licencia de mi software y tenía una mejor visión general de la distribución de licencias y los requisitos de las mismas.

"La buena noticia es que tienes la licencia adecuada. Pero tienes unas cuantas licencias demasiado caras".

El motivo: Mi cliente distribuye las licencias en función de las autorizaciones concedidas. Como resultado, algunos usuarios han recibido licencias profesionales caras que necesitan según el concepto de autorización, pero no si se tiene en cuenta su uso real. Si mi cliente tuviera que comprar nuevas licencias, podría utilizar otras más baratas y asignar las licencias caras a otros usuarios.

"Si quieres conceder licencias precisas en función de los permisos y no pagar demasiado, tienes que establecer un concepto de función individual para casi todos los empleados".

Líneas de preocupación en la frente del cliente.

"Si ahora se realizara una auditoría, SAP no se preocuparía de estos usuarios con exceso de licencia. Pero seguiría teniendo que pagar por los usuarios sin licencia.

"¿Y ahora qué hago?"

La palabra mágica es "gestión activa de licencias". Los clientes de SAP deben ocuparse continuamente de la gestión de sus licencias. Los cambios deben poder rastrearse a lo largo de todo el año.

Para aliviar la carga del gestor de licencias y su equipo, es buena idea utilizar un software de optimización de licencias. Esto no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza automáticamente una concesión de licencias correcta y transparente.

Esta es la única manera de tener una visión real del propio panorama de licencias y, en caso de auditoría, esta información estará disponible con sólo pulsar un botón. Cuanto mejor se conozca el entorno, menos probabilidades habrá de que se produzca una auditoría.

Porque SAP sabe que probablemente no merezca la pena el esfuerzo. Eso tranquilizó a mi cliente y alejó de nuevo las líneas de preocupación de su frente.