Cómo aprendí a hablar

SAP sigue el lema "viejo-nuevo" de ofrecer una solución para los procesos empresariales integrados. Por supuesto, ni siquiera el Sr. Färbinger quiere evocar los tiempos primigenios de R/1, R/2 o R/3, pero hay mucho de cierto en lo que canta: la tecnología ha dado un gran salto; el rendimiento es impresionante; los front-ends de usuario abren oportunidades de diseño para una usabilidad eficiente y atractiva; hay algo "encima" en cada esquina. Pero en el fondo, la cuestión sigue siendo la misma: ¿Cómo interactuamos entre nosotros? ¿Cómo hablamos entre nosotros?

Para este proyecto de interacción, los famosos contables de costes de pelo gris y mangas remangadas utilizaron un modelo que produce escalofríos con su propio nombre: Betriebsabrechnungsbogen, copos de polvo arremolinados.

Alto, alto, alto, estimados gestores de materiales, responsables de logística, personal de mantenimiento, responsables de RRHH, comerciales, financieros y expertos en procesos de cualquier otra procedencia: Por favor, quédense un momento en el artículo, porque en la siguiente imagen entra en juego su campo de especialización.

(1) Los empleados aportan su trabajo. (2) Los proveedores entregan bienes y servicios. (3) El taller envía servicios de reparación. (4) Las materias primas van del almacén a la orden de fabricación. (5) El centro de costes de producción asigna servicios de maquinaria. (6) Se entrega la orden de fabricación. (7) Los productos acabados salen del almacén (pick) y (8) se entregan al cliente (ship). A esta salida de mercancías le sigue (9) la factura emitida y, por último, (10) el pago recibido.

Toda la imagen se ordena según el patrón sujeto, predicado, objeto. Cada actividad (= predicado o verbo) entre sujeto (= emisor) y objeto (= receptor) puede refinarse. El "desglose" visualiza el flujo de cantidades, al que sigue el flujo de valores a través de las cuentas de mayor.

Las profundidades de SAP

Confieso que tengo que atarme al mástil como Ulises para no dejar que el modelo me arrastre a las (in)profundidades de la media móvil y el precio estándar, las diferencias de precios, la distribución, el prorrateo, la facturación, la determinación de tarifas, el cobro de servicios, la facturación, etc. Estoy tentado de hablar del método básico esbozado como el canto de las sirenas, que, como es bien sabido, no sólo encantan con su hermosa voz (debería querer decir aquí: con la sencillez y claridad de la presentación).

Sobre todo, sedujeron con su capacidad para "conocer y revelar todo lo que ocurre en la tierra", lo que aquí significa que este modelo se adentra en las profundidades de SAP en cuanto a asientos contables y de compensación, determinación de cuentas MM y clases de operaciones, procedimientos y operaciones empresariales, personalización, tablas y programas.

Complejidad frente a reducción

¿Demasiado simple? ¿Café frío? ¿Madera vieja? Pero esa es exactamente la cuestión: la tecnología se ha vuelto muy poderosa. El número de actores implicados ha crecido de forma demencial y sus habilidades especiales dejan sin aliento a un profano. Los retos organizativos, contables, de contabilidad de costes, logísticos y de gestión son espectaculares. El proceso y la cadena de valor son fascinantes por su detalle y amplitud. Precisamente por eso se trata de recrear los complejos acontecimientos de forma reducida en cada etapa para llegar al meollo.

Con esta idea rectora, propongo utilizar de forma coherente los bloques de construcción de frases de nuestro lenguaje de palabras -sujeto, predicado y objeto- como sintaxis de un lenguaje visual para los procesos comerciales y de reserva. Con este patrón de palabras e imágenes, podemos hablar de forma sencilla y clara, coherente y consistente, visualizar, modelar quién hace qué y (entonces) interactuar con quién: ¿Qué personas, instancias, objetos contables, sistemas técnicos participan en el proceso y en qué función?

¿Qué actividades y procesos empresariales llevan a cabo? ¿Qué efectos se crean para los precios, las cantidades, los valores, los mensajes? ¿Con qué transacciones se realizan las actividades? ¿En qué tablas se almacenan los datos maestros? ¿En qué tablas se contabilizan los datos de las operaciones (precios, cantidades, valores)?

La imagen esbozada se centra en el flujo de información entre los participantes desencadenado por las actividades. Esta dimensión del proceso visualiza la interacción entre sujeto y objeto, sistema y programa. La segunda dimensión importante, la secuencia de pasos de las actividades, es decir, el flujo del proceso, también puede visualizarse en el mismo modelo.

En consecuencia, el método básico organiza los acontecimientos en dos variables de flujo: En primer lugar, el flujo de información con los tipos de información precio, cantidad, valor, mensajes (por ejemplo, textos); y en segundo lugar, el flujo de procesos como una secuencia de pasos de actividades con decisiones (AND, OR, XOR) para llevar a cabo las actividades.

Mundo R/3 y S/4

La práctica operativa puede beneficiarse enormemente de este cambio de perspectiva. La ola de migraciones del mundo R/3 al mundo S/4, que crece con el tiempo, abre a esta generación la misma oportunidad que se dio a los "hijos" de la ola R/3 en los años 90: la oportunidad de cuestionar críticamente, comprender correctamente y rediseñar los procesos empresariales.

Debemos hacer que este recurso crucial para el aumento de la productividad -conocer, ordenar, comprender, aplicar- sea accesible a las "personas de la nueva generación SAP". El cambio de R/3 a S/4 va más allá de la tecnología de migración: se trata de tecnología, es decir, de entender qué hacer mejor en el futuro que hoy. Con un poco de distancia y visto en su conjunto, el modelo es una vieja noticia; al fin y al cabo, siempre hemos pensado y hablado así. Pero como decía al principio: la madera vieja también arde - y normalmente incluso especialmente bien.