Cómo ahorrar tiempo y costes al procesar las facturas recibidas

La verificación estandarizada de facturas de un sistema ERP SAP comienza con la introducción de los datos de la factura en la transacción SAP y la asignación manual de la factura a un proveedor y al pedido correspondiente. Todo el proceso ascendente, desde la entrada hasta la verificación y liberación de las facturas por parte del ordenante o el supervisor, suele pasar por alto el sistema SAP y a menudo se gestiona manualmente. Si desea asignar todo el proceso digitalmente, puede recurrir a software adicional de apoyo. En el mercado existen numerosos proveedores y soluciones para ello.

Flujo de trabajo de facturación digital con SAP

El flujo de trabajo de la factura digital con SAP empieza exactamente donde también empieza el proceso analógico: con la factura. Independientemente de si la factura llega a la empresa en papel, como PDF en un archivo adjunto de correo electrónico o en formato electrónico como ZUGFeRD, la factura se captura, se lee mediante IA u OCR y se clasifica. Durante la clasificación, el sistema reconoce si la factura es de costes o de mercancías y compara los datos de la factura con los datos maestros de SAP. Puede tratarse tanto de datos de acreedores como de datos de pedidos y/o entregas. Además, se realiza una comprobación del IVA soportado según el artículo 14. Esto significa que dentro de la clasificación se comprueba si la factura contiene todos los datos requeridos según el §14 de la Ley del IVA. Las facturas incorrectas pueden rechazarse antes incluso de que entren en el sistema SAP. Algunas soluciones ofrecen la posibilidad de incorporar plantillas de correo electrónico preconfiguradas, de modo que no se requieren más de dos clics de ratón para rechazar una factura.

Tras la clasificación, los datos se transfieren a un libro central de facturas recibidas. Lo ideal es utilizar aquí el SAP Business Workflow para la integración nativa en SAP. Esto permite visualizar y procesar las facturas en el entorno al que está acostumbrado el usuario, utilizando las funciones conocidas de SAP. El libro de facturas recibidas ofrece una visión transparente de todas las facturas, su estado de tramitación, el periodo de descuento y mucho más. En muchos casos, su diseño puede personalizarse para mostrar exactamente la información que es importante para el trabajo diario.

Apoyo óptimo

Una vez que las facturas han entrado en el libro de facturas recibidas, se remiten a los tramitadores o grupos de tramitadores correspondientes para su comprobación y liberación. Normalmente, pueden configurarse distintos niveles de comprobación y liberación en función de las necesidades. Puede aplicarse el principio de dos o cuatro ojos y diferentes límites de valor. De este modo, el proceso digital puede asignarse de forma idéntica a la ruta manual de una factura. Una vez concedida la aprobación final, puede generarse un registro de contabilización para la factura. Todos los pasos durante la comprobación de la factura recibida se registran en un registro de flujo de trabajo para que las personas externas, como los auditores, también puedan realizar un seguimiento de la tramitación de cada factura en cualquier momento. 

Este es el aspecto que podría tener un flujo de trabajo de facturas digitales en SAP. Por supuesto, en las empresas también hay empleados que no tienen acceso al sistema ERP pero que, aun así, deben participar en el proceso de comprobación y aprobación de facturas. Estos pueden incluirse mediante un cliente web y/o móvil. El alcance de las funciones de comprobación y aprobación de facturas para los empleados sin acceso a SAP es idéntico, por lo que la comprobación digital de facturas cuenta con un soporte óptimo. 

No sólo por el bien de la cartera

Gracias a la digitalización de todo el proceso de tramitación de las facturas recibidas, se reducen los tiempos de tramitación y espera, lo que se traduce en una reducción de los costes de transacción. La visión general centralizada de todas las facturas crea transparencia y fomenta el sentido. La aceleración de todo el proceso permite un mejor cumplimiento de los plazos de descuento, la evitación de gastos de recordatorio y libera a los empleados. Esto último puede suponer un aumento de la motivación de los empleados, ya que tienen que ocuparse menos de tareas rutinarias. Además, se evitan los costes de papel e impresión, lo que no sólo beneficia al bolsillo, sino también al medio ambiente.