Cascada: SAP Activate

Los cambios en el sistema ERP no sólo son proyectos muy complejos en sí mismos, sino que los errores, problemas o cambios insuficientemente comunicados afectan inmediatamente a un gran número de usuarios. Esto puede tener un impacto negativo directo en el negocio operativo. El mercado ha experimentado cambios significativos en los últimos años. La transformación de un ERP no es un proyecto que pueda ubicarse únicamente en TI. Afecta a toda la empresa.

Por supuesto, las TI desempeñan un papel importante en la planificación y aplicación, pero también es muy importante la implicación de los departamentos empresariales como participantes directos que crean requisitos y validan resultados. Dado que la arquitectura y el diseño de procesos también son siempre decisiones estratégicas, el tercer ámbito directamente implicado en la transformación es el nivel organizativo superior de la empresa.

Como marco metodológico para la gestión de proyectos de personalización de S/4 Hana, SAP ofrece la metodología Activate. Activate es un marco general que consiste en un modelo de cuatro fases. Las fases individuales son Preparar, Explorar, Realizar e Implantar. La fase Preparar incluye tareas preparatorias más generales. La gestión del proyecto se encarga de la coordinación y crea un calendario.

En la fase Explorar, los requisitos delta se determinan en talleres Fit-Gap, es decir, el entorno del sistema existente se compara con las mejores prácticas de SAP para el sector correspondiente. En la fase de realización se implementan los requisitos definidos. Aquí, la gestión del proyecto tiene que garantizar que se priorizan los requisitos y se aplican los cambios, se asignan nuevos requisitos a los equipos adecuados y se mantienen a la vista y coordinados los desarrollos en las interfaces y las dependencias entre los paquetes de trabajo.

En la última fase, Deploy, tiene lugar el despliegue y la transición a la operación. SAP Activate es básicamente un modelo en cascada, las fases se suceden una tras otra. Sin embargo, este enfoque no tiene por qué seguirse necesariamente. Un enfoque ágil y adaptado puede tener sus ventajas. Una repetición cíclica de las fases en oleadas o sprints tiene sentido.

Las exigencias a la gestión de proyectos en un proyecto de transformación de ERP son elevadas: el complejo proceso de cambio de una plataforma ERP requiere no sólo tacto, sino también una priorización flexible y una reevaluación periódica del gasto de tiempo necesario y de los recursos disponibles en la empresa. De lo contrario, el plazo puede saltar por los aires rápidamente si se invierte demasiado esfuerzo en cuestiones de detalle demasiado pronto.

La gestión proactiva del cambio y la comunicación temprana y periódica son igualmente importantes. La dirección del proyecto debe asegurarse de que las distintas áreas de la empresa participen activamente en la transformación en una fase temprana. Es útil recurrir al coaching para ganarse a los empleados de todos los niveles para los cambios y crear un estado de ánimo básico positivo.

Al mismo tiempo, es importante que la dirección utilice los recursos disponibles de forma correcta y sensata. Es importante garantizar que se definan las funciones y los procesos de toma de decisiones, pero sobre todo que se comprendan y se vivan, y que las zonas afectadas puedan participar activamente en la configuración del proyecto como partes interesadas.

Como ejemplo práctico, un proyecto de implantación de SAP en una gran empresa minorista: El núcleo de la transformación fue la introducción e innovación de varios módulos SAP. En el transcurso de este proyecto se puso de manifiesto lo importante que es reaccionar con flexibilidad a las múltiples circunstancias individuales. El planteamiento se basó en SAP Activate y en el enfoque ágil según Scrum.

Básicamente, un modelo marco metodológico tiene sentido, pero al mismo tiempo debe haber margen de maniobra individual para adaptarlo al proyecto respectivo y a los requisitos previos en la empresa. Los anteproyectos de implantación de S4 también desempeñan un papel en este sentido. No sólo deben servir para estar técnicamente preparados, sino también para probar qué métodos ágiles pueden utilizarse con éxito.

De este modo se crean las condiciones marco para la implantación real de S/4. De este modo, se tiende un puente entre el enfoque metódico de SAP Activate y un enfoque ágil y práctico. Esta técnica híbrida ha demostrado su eficacia en la práctica para proyectos de transformación digital.