Bien planeado está medio ganado

En la gestión de licencias SAP, no sólo es necesario definir el marco contractual en el momento de la conclusión, sino también tener en cuenta lo que puede ocurrir en los años siguientes en términos de mantenimiento del software.

Esto debería examinarse más detenidamente, ya que SAP está sometiendo a un proceso de cambio tanto las CGC subyacentes como los componentes y la definición de la lista de precios y condiciones.

Esto es bastante habitual, ya que el progreso técnico hace necesarias nuevas normativas y las nuevas tecnologías y soluciones se integran en la lista de precios y condiciones. Si es necesario, también se suprimen los componentes más antiguos de los precios.

A la hora de celebrar un contrato, también debe tenerse en cuenta qué normativa se aplica si se realizan compras posteriores en una fecha posterior. Que hay buenas razones para ello lo demuestra el debate de los dos últimos años en torno a la licencia de SAP NetWeaver Foundation for Third Party Products, que irritó a muchos clientes existentes con contratos de principios de la década de 2000 porque se planteaba la cuestión de las sublicencias.

Afortunadamente, el DSAG acaba de encontrar un enfoque procedimental y un acuerdo con SAP. Por lo tanto, los acuerdos verbales que se alcancen al celebrar el contrato deberán registrarse y acordarse siempre de forma individual, además del formulario del contrato y las CGC, así como las listas de precios y condiciones:

La medida en que la empresa usuaria puede volver a comprar los mismos artículos de la lista de precios en las mismas condiciones en una fecha posterior a la firma del contrato y si los derechos adquiridos en el momento de la compra son perpetuos o cambian con el tiempo. La gestión de licencias SAP incluye entonces el proceso de control continuo del inventario de licencias tras la firma del contrato.

Es decir: Además de los contratos con sus suplementos, acuerdos individuales adicionales, etc., la continua "medición, recuento, ponderación" del uso del software SAP es una de las tareas esenciales.

Según las recomendaciones de SAP, esto no sólo debe hacerse en el momento de la solicitud de medición por parte de SAP, sino regularmente durante el año en un proceso definido de gestión y control.

Esto plantea las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es el proceso de solicitud de nuevos usuarios SAP en la empresa?
• ¿Qué funciones y definiciones de autorización conducen a qué clasificaciones de usuarios?
• ¿Cómo encontrar la clasificación óptima de los usuarios?

Esto último se hace, por ejemplo, teniendo en cuenta las funciones y autorizaciones y el comportamiento real de uso a lo largo del tiempo.

Para ello, existe un gran número de tipos de usuario y clasificaciones diferentes en la lista de precios y condiciones (PKL), la guía de mediciones complementaria de SAP y en otros documentos, cuyas definiciones también se especifican o modifican con el paso del tiempo.

Todo esto debe tenerse en cuenta a la hora de realizar el seguimiento durante el año para la medición periódica de licencias SAP, que suele tener lugar una vez al año. Esto es difícilmente posible de forma manual en un entorno SAP complejo sin herramientas de software complementarias.

Ni siquiera el workbench de administración de licencias en la versión original o la revisión en la versión 2.0, introducida desde 2015, libera al usuario de su deber de control y seguimiento.

Debido a posibles ajustes básicos incorrectos y ajustes de personalización, puede producirse un protocolo de autodivulgación que no se corresponda con la realidad con y a pesar del USMM y la LEY.

Hoy en día, una herramienta de gestión de licencias fiable y significativa debe ser capaz de permitir un seguimiento ampliamente automatizado del inventario de licencias y, al mismo tiempo, vigilar continuamente la situación de las licencias contractuales.

Para ello, tan necesaria es la documentación de los contratos y las condiciones contractuales individuales planificadas y concluidas con previsión al principio en el sistema de gestión de licencias como la implantación de un proceso de control seguro que detecte y compruebe los cambios contractuales y los incorpore a la gestión de licencias.