Automatización de los procesos financieros basada en contratos digitalizados

La digitalización y la automatización son ahora un tema que se debate acaloradamente a muchos niveles y con referencia a palabras de moda como "blockchain" o "inteligencia artificial". Pero, ¿hasta qué punto es posible la automatización hoy en día? ... y ya implementable en la práctica en las empresas - con las necesidades existentes? ¿Pueden los departamentos utilizar los datos de los contratos digitales y sus continuos cambios para automatizar y optimizar (procesos de principio a fin) las transacciones empresariales, incluso en lo más profundo de la contabilidad financiera?

Sí, el departamento de Compras de TI fue uno de los principales promotores de la introducción de CUNO, el complemento SAP de Networker, en DEKRA. Hace más de 10 años, Martin Spitz - Vicepresidente y Director de Compras de TI en Aprovisionamiento Global - reconoció el potencial de los datos contractuales integrados en SAP. Paso a paso, CUNO se estableció como un repositorio estratégico de datos contractuales en la organización y se involucró a otros departamentos. En concreto, Gestión Inmobiliaria Corporativa utiliza la gestión de contratos de forma intensiva y detallada, con relativamente pocos empleados. El departamento es responsable desde hace años, bajo la dirección de Klaus Kleinert, de más de 3.000 contratos de arrendamiento y de su correcta tramitación comercial. Gracias a Pamela Puscher, a lo largo de los años se ha ido creando en el sistema SAP una cartera de contratos inmobiliarios de gran calidad. Como resultado, en 2016, cuando se publicó la nueva norma contable NIIF 16 (que se aplicará por primera vez el 1 de enero de 2019), ya se había realizado un gran trabajo preparatorio para la digitalización y automatización actuales de los contratos de alquiler y leasing en el sistema financiero de DEKRA.

Explicación NIIF 16

Esta norma establece los principios para el reconocimiento, la medición, la presentación y la divulgación de los arrendamientos. En particular, esta norma ha dado lugar a la presentación de los arrendamientos futuros en el balance y la cuenta de resultados de las entidades. Esta información permite a los usuarios de los estados financieros evaluar el impacto de los alquileres y arrendamientos en la situación financiera, el rendimiento financiero y los flujos de caja de una entidad.

Acerca de CUNO-CLM

Desde hace muchos años, CUNO-CLM (Contract Lifecycle Management de la empresa networker, solutions GmbH - www.networker-solutions.de) apoya la gestión de contratos en las empresas. No sólo la imagen de un contrato se almacena en SAP, sino también la información del contrato.

Los datos contractuales digitalizados ayudan a cumplir las normas contractuales (por ejemplo, fechas y plazos), apoyan los procesos empresariales y constituyen la base para la toma de decisiones con sus evaluaciones e información. Las comparaciones plan/real proporcionan información continua sobre la situación de los contratos. Los datos del plan en el contrato son la base de los informes de balance en relación con los estados financieros trimestrales o anuales. Además, los riesgos de los contratos pueden supervisarse y los requisitos legales (incluidos DSGVO, ADV Auftragsdatenverarbeitung, ...) o las comprobaciones de calidad del sistema de control interno pueden almacenarse en los contratos.

Contratos en el sistema SAP

Las transacciones reguladas contractualmente dejan sus huellas en SAP. Las transacciones comerciales se asignan en SAP en documentos individuales (pedidos, pedidos de clientes, facturas, pagos, etc.). Las contabilizaciones se realizan en última instancia en el módulo FI/CO. CUNO asume el papel de "networker" y vincula los datos contractuales (como documento SAP independiente) con el flujo de documentos SAP y los datos organizativos del sistema SAP. De este modo, CUNO-CLM permite elaborar informes exhaustivos relacionados con los contratos.

Situación inicial

Tras los análisis iniciales realizados en 2017, la aplicación de la norma NIIF 16 en el Grupo se inició en la sede central de DEKRA en Stuttgart, en un grupo de proyecto que abarcaba varios departamentos, bajo la dirección de Contabilidad del Grupo DEKRA.

El conjunto de normas de la NIIF 16 es complejo. Las opciones de compra y prórroga, los plazos de preaviso, los tipos de interés, el cambio de condiciones, las obligaciones de restablecimiento, etc. influyen decisivamente en la valoración de cada contrato individual.

Ya al principio del proyecto estaba claro que, sin una solución automatizada, el volumen adicional de reservas manuales sería inmenso. Además, la conciliación con los departamentos financieros distribuidos por todo el mundo, que operan localmente con diferentes sistemas de contabilidad financiera, supondría una carga adicional de recursos. No existía en el mercado una solución informática SAP estándar "lista para usar" para la aplicación de la NIIF 16 que cubriera las necesidades de DEKRA.

Uno de los proveedores fue networker, solutions GmbH. El enfoque "sostenible" para resolver el problema presentado por networker coincidía en gran medida con las ideas de DEKRA. Incluso las empresas que no llevan su contabilidad financiera en SAP pueden integrar plenamente sus contratos en SAP con CUNO. El concepto global fue decisivo para la selección de CUNO-IFRS. CUNO está completamente integrado en el entorno SAP de DEKRA, con todos los datos maestros y básicos, autorizaciones, etc.

Mediante la derivación automática de las transacciones comerciales -directamente de la cartera mundial de contratos- se puede implantar una solución estandarizada, sostenible y uniforme. En el futuro, las modificaciones relevantes de un contrato por parte del departamento especializado darán lugar automáticamente a la contabilización correspondiente. La intervención manual del departamento de contabilidad financiera en la sede central dejaría de ser necesaria. En la sede central de Stuttgart sólo quedaría el control de calidad central, la supervisión y la consolidación.

Hasta aquí la teoría. Pero, ¿cómo ha sido la aplicación?

El proyecto

El primer gran reto era digitalizar los contratos de alquiler y leasing repartidos por los cinco continentes. El segundo era proporcionar una interfaz normalizada (SAP Fiori-WEB) para la introducción de datos y un archivo Excel normalizado para cargar los datos de los contratos, ya que solo las condiciones podían requerir fácilmente más de dos archivos Excel.
dimensiones. El tercer reto, y con diferencia el mayor, era validar el contenido de los contratos existentes (algunos con un historial de hasta 30 años) y asignar el último estado válido del acuerdo en el nuevo modelo de datos.

Un proceso largo y difícil para los departamentos. La introducción posterior en las máscaras optimizadas de SAP Fiori CUNO-Web sólo llevó unos minutos. Durante esta fase de migración, se beneficiaron las empresas y departamentos que ya habían registrado sus contratos de forma estructurada con CUNO durante muchos años. Solo tuvieron que realizar ajustes en los campos individuales específicos de la NIIF 16.
CUNO-Web

A partir de esta fase, un proceso de entrada optimizado y "personalizable" a través de CUNO-Web ha demostrado su eficacia y se ha convertido en parte integrante de la nueva interfaz de CUNO-Web. Una clasificación configurable guía al usuario a través de varios niveles (por ejemplo, empresa, grupo de productos y, posiblemente, otras agrupaciones/diferenciaciones) para introducir un nuevo contrato. Detrás de los niveles ya existen parámetros predefinidos (por ejemplo, responsable del contrato, tipos de interés, grupos de compra, etc.), que pueden transferirse automáticamente al contrato. A continuación, el departamento sólo debe añadir los parámetros individuales de un contrato (nombre, fechas, condiciones, etc.).

En CUNO-Web se dispone de un monitor de actividad para cada contrato, a través del cual se pueden controlar y supervisar los procesos en el contrato. Cada empleado dispone de su propio panel de control ("Mis contratos"), pequeño y configurable, a través del cual pueden editarse y controlarse las actividades, los contratos favoritos, los plazos, etc. A través de CUNO-Web se pueden configurar informes desde contratos individuales hasta evaluaciones de todo el grupo -dependiendo de la autorización- y están disponibles para todos los usuarios a través de CUNO-Web.

Primer paso de la automatización: la evaluación inicial

Por el lado del producto, el cálculo CUNO-IFRS de nueva creación debía tener en cuenta todas las variantes de posibles parámetros contractuales y globales para calcular correctamente el activo/pasivo por arrendamiento financiero del objeto de alquiler a partir de los flujos de caja futuros, teniendo en cuenta los reembolsos, la depreciación y los intereses.

Los proyectos cuyo objetivo es automatizar procesos requieren muchos subprocesos y desarrollos antes de poder ver el éxito en su totalidad. Una prueba de paciencia y un proceso de desarrollo conjunto para el cliente, los gestores y el personal del proyecto. En consecuencia, se requiere una comunicación transparente y llena de confianza.

Las validaciones durante la introducción de contratos comprueban la verosimilitud y calidad de los datos en una fase temprana. Mejorar y perfeccionar la validación de los datos es un proceso continuo que acompañará y deberá acompañar siempre a esta conexión automatizada. Llegados a este punto, se han creado los primeros requisitos previos para establecer una conexión automatizada de los procesos de producción y financieros.

CUNO-IFRS

Los datos básicos de los contratos -incluidos inicio, fin, prórrogas, plazos de preaviso, opciones, pagos periódicos y únicos, obligaciones de restablecimiento, etc.- se utilizan automáticamente para la transición de CUNO-Core (módulo básico de CUNO-CLM) a CUNO-IFRS. En CUNO-IFRS, la valoración de los contratos se lleva a cabo de acuerdo con las normas especificadas (en DEKRA sólo la NIIF 16).

La valoración inicial de estos datos básicos para el cálculo del coste se registra y finaliza con la ejecución satisfactoria de la propuesta de contabilización desde CUNO-IFRS. Si el sistema de contabilización es un sistema SAP FI, la fijación tiene lugar con la confirmación positiva de la contabilización desde SAP. Si el sistema de contabilización no es un sistema SAP (no SAP), la fijación tiene lugar tras la generación correcta de un archivo (.csv) con la propuesta de contabilización correspondiente.

Segundo paso de la automatización: la evaluación de seguimiento

Con el fin de aplicar de forma sostenible y permanente la normativa de la NIIF 16, fue necesario, tras la valoración inicial de los contratos a 1 de enero de 2019, identificar también automáticamente los cambios de contrato en curso (prórrogas, ajustes de condiciones, rescisiones, etc.) por contrato y contabilizarlos en consecuencia.

La lógica de valoración y contabilización de más de 60 operaciones comerciales diferentes se almacena en CUNO-IFRS. Cada mes, CUNO analiza cada contrato y, a continuación, asigna automáticamente la operación comercial determinada.

Con paciencia -y la confianza de la dirección-, los implicados en el proyecto se abrieron paso paso a través de la lógica de las transacciones comerciales individuales. En DEKRA, se trataba sobre todo de los empleados del equipo de contabilidad del grupo de la Sra. Bolach; a su cargo estaban la directora del proyecto (Vesna Bartolcic) y el director técnico del proyecto (Velizar Dinev).

Ambos se ocupaban de sus otros asuntos cotidianos además de su trabajo en el proyecto. Su incansable compromiso, con el apoyo de todo el equipo del proyecto, fue decisivo para el éxito del mismo. Una doble carga considerable, que ambos dominaron magníficamente. Detallaron continuamente las correlaciones técnicas de las transacciones comerciales individuales hasta la contabilización final en SAP FI y probaron sin parar.

¿Adónde vamos ahora?

Básicamente, se ha establecido un proceso para mejorar continuamente la calidad de los datos contractuales y optimizar los procesos. En un grupo dinámico como DEKRA, también deben tenerse en cuenta las condiciones marco que cambian periódicamente. Los próximos pasos incluyen la transferencia de la supervisión basada en sistemas de la información relevante para la NIIF 16 a los gestores financieros globales. Esto garantizará una información contable correcta por parte de los gestores "descentralizados". Asimismo, está previsto ampliar y mejorar las posibilidades de análisis y elaboración de informes para optimizar el rendimiento financiero en el marco de los contratos de alquiler y arrendamiento financiero.

Conclusión: el proceso financiero automatizado a partir de contratos

Objetivo alcanzado.

El departamento mantiene los datos contractuales en CUNO-CLM. Cada cambio relevante conlleva automáticamente la correspondiente contabilización en SAP.

Básicamente, la automatización de procesos es un trabajo minucioso y detallado en el que todos los implicados deben profundizar paso a paso en la lógica técnica y el conjunto de reglas de cada uno de los procesos. La arquitectura y la implementación de los sistemas informáticos deben permitir, como en CUNO-CLM, una configuración de las variantes más diversas para poder reaccionar a los cambios de forma sólida y preparada para el futuro.

Dependiendo de la complejidad de las transacciones, la implantación de la automatización en los procesos financieros requiere tiempo y el pleno apoyo de la dirección. En concreto, el mapeo automatizado de los procesos de extremo a extremo que conducen a la contabilidad financiera requiere la implicación de empleados de distintos departamentos en un proyecto de este tipo para alcanzar juntos el objetivo.