Automatización: La presencia mundial busca una solución informática

De boutique a una de las mayores empresas de moda y estilo de vida de Europa, s.Oliver, con sede en Rottendorf, cerca de Wurzburgo, es un ejemplo del ascenso y el éxito de una mediana empresa alemana.

En la actualidad, alrededor de 7.500 empleados trabajan para la empresa en todo el mundo y generaron una facturación total de 1.620 millones de euros en 2013, el 27% de ellos en el extranjero. Desde el cambio de milenio, s.Oliver ha crecido internacionalmente.

En 2003, la empresa asumió como filiales propias los mercados exteriores de Austria, Suiza y los países del Benelux. En 2006, la empresa entró en los mercados del sur y el este de Europa.

En 2011 y 2013, el lanzamiento tuvo éxito en Asia Oriental y Norteamérica. Marcas como Sir Oliver o QS by s.Oliver están disponibles en más de 3.000 tiendas de todo el mundo.

La creciente internacionalización también influye en la selección, planificación y aplicación de los sistemas informáticos.

"Mientras que en el pasado solían bastar las soluciones locales, ahora la internacionalidad del producto y del fabricante es un importante criterio de decisión"

explica Filippos Siakavaras, Jefe de Administración de s.Oliver.

Por ello, se eligió a OpenText para el rediseño de la recepción de facturas con sus soluciones Vendor Invoice Management for SAP Solutions e Invoice Capture Center.

Además, a s.Oliver le convenció la estrecha integración con SAP de la solución de OpenText. El software de Walldorf es el sistema líder en la empresa de moda.

Esfuerzo de escaneado: menos 70

Sólo en la central de contabilidad financiera de s.Oliver se registran y procesan diariamente entre 60 y 80 facturas de varias páginas. El número de proveedores ronda los 8.000 en todo el mundo.

"Debido a nuestro crecimiento, ya se estaban produciendo cuellos de botella de capacidad en el departamento de contabilidad, que hemos reducido con OpenText Invoice Capture Centre"

añade Siakavaras.

"Gracias a la buena tasa de reconocimiento de la solución de OpenText, hemos reducido el esfuerzo diario de escaneado de unas dos horas a unos 35 minutos, lo que supone una reducción del 70%."

"La creciente internacionalización exige procesos ágiles y eficaces. Por eso, la automatización es uno de los objetivos esenciales de nuestros proyectos informáticos."

Filippos Siakavaras lo explica.

Desde la puesta en marcha de OpenText Vendor Invoice Management a finales de noviembre de 2014, unos 1.000 empleados de todo el mundo reciben automáticamente las facturas de proveedores capturadas y leídas con OpenText Invoice Capture Center para su revisión y aprobación.

"El grado de automatización en la lectura e introducción de facturas ya era muy alto pocas semanas después de la puesta en marcha en directo. Ahora merece la pena que los compañeros de la central de compras, la contabilidad financiera y el departamento informático ya participaran en la planificación del proyecto".

Siakavaras informa.

"De hecho, la implantación fue tan fluida que la terminamos dos meses antes de lo previsto. Además, la aceptación del nuevo sistema por parte de los usuarios es muy alta. Esperamos que la inversión se amortice ya en el segundo año".

En el segundo trimestre de 2015, la solución OpenText también se implantará en Austria, Suiza, Eslovenia y en la sede neoyorquina de la marca filial Liebeskind.

"Actualmente estamos implantando la gestión de relaciones con proveedores (SRM) de SAP. En interacción con OpenText, optimizaremos aún más nuestros procesos de compras."

explica Siakavaras.

Por ejemplo, la conciliación entre los datos de SAP SRM y OpenText Vendor Invoice Management debe automatizarse en la medida de lo posible, para acelerar y simplificar aún más la verificación de facturas.

Además, s.Oliver tiene previsto utilizar OpenText como plataforma central de archivo para toda la información dentro y fuera de SAP.

Desafíos:

• Reducción del trabajo adicional para procesar las facturas recibidas
• Capacidad multidivisa
• Mayor integración con la solución SAP:
• Gestión de facturas de proveedores de OpenText para soluciones SAP
• OpenText Invoice Capture Center Beneficios empresariales:
• El tiempo necesario para la introducción de facturas se reduce en un 70%.
• La inversión inicial se amortiza a partir del segundo año
• La perfecta integración de OpenText en el sistema SAP reduce el esfuerzo de los proyectos de seguimiento