El espectro de una auditoría de software

A pesar de toda la complejidad del mundo SAP, la auditoría necesaria no es brujería. Es crucial establecer claridad sobre el inventario SAP de antemano, especialmente cuando los sistemas SAP están distribuidos por todo el mundo en empresas globales y se administran desde ubicaciones independientes y en redes separadas.

Por lo tanto, las empresas deben asegurarse primero de que pueden demostrar la identidad de cada usuario. Básicamente, los usuarios, las funciones y los datos del sistema de gestión de centros de cálculo SAP (CCMS) deben registrarse, consolidarse y optimizarse.

Sobre esta base, no sólo pueden evitarse las infracciones de la normativa, sino que también puede determinarse la clasificación óptima de las licencias SAP para usuarios designados en función del uso real y de las disposiciones contractuales.

Con este enfoque, al final del proceso hay recomendaciones concretas para la combinación óptima de licencias, es decir, el número de licencias realmente necesarias del tipo Profesional, Profesional limitado, Usuario empleado, etc. Una vez eliminados todos los usuarios inactivos y reclasificadas las licencias, puede comenzar la medición real de todo el parque de licencias.

La mayoría de los clientes de SAP confían en la herramienta de auditoría de licencias SAP LAW (License Administration Workbench). Y aquí también se necesita urgentemente un inventario transparente de todas las licencias instaladas.

Esto se debe a que LAW tiene sus propias reglas y, por ejemplo, contabiliza las licencias de usuario aunque los usuarios en cuestión nunca hayan iniciado sesión ni hayan trabajado con SAP.

Además, en el caso de la herramienta de topografía de SAP, todos los usuarios sin un tipo de licencia definido se consideran automáticamente usuarios profesionales y, por tanto, se encuentran entre las licencias de SAP más caras.

Si las empresas no introducen el tipo correcto de licencias de usuario en los ficheros maestros de usuarios, el número de usuarios profesionales se dispara y rápidamente puede resultar muy caro.

Lo mismo ocurre con las costosas licencias de desarrollador, por lo que merece la pena examinar de cerca las licencias de este tipo que realmente se necesitan. Si luego se eliminan los usuarios inactivos y bloqueados, se pueden ahorrar millones que estaban reservados para el ajuste de licencias.

El entorno para los clientes de SAP es y sigue siendo complejo. Mientras tanto, la gestión de licencias también incluye aplicaciones y modelos de licencia que se remontan a la adquisición de otros fabricantes (por ejemplo, Business Objects y Ariba).

Casos como el de Diageo también han demostrado lo importante que es identificar con precisión el uso indirecto. Con el inmenso número de condiciones y cláusulas de licencia diferentes, se pierde rápidamente la visión de conjunto.

Sin herramientas adecuadas de optimización de licencias de software, resulta casi imposible controlar y gestionar el inventario de SAP en varios sistemas.

Además, la experiencia demuestra que los equipos SAP suelen estar tan ocupados con las actualizaciones y los despliegues que prácticamente sólo están disponibles temporalmente para las auditorías SAP y los preparativos de los contratos.

La optimización centralizada y automatizada de las licencias SAP supone un alivio en este sentido y significa que, en el futuro, las empresas sólo pagarán por las licencias de usuario que realmente necesiten. Esto les prepara para las revisiones del sistema SAP, así como para las negociaciones contractuales, no solo una vez al año, sino de forma continua.

Esto nos lleva al último aspecto importante para el éxito de una auditoría: la gestión de licencias es una tarea continua que no sólo se plantea cuando una auditoría es inminente. Las empresas deben garantizar constantemente el cumplimiento de la normativa sobre licencias.

Tiene sentido integrar las ubicaciones distribuidas en un sistema uniforme de gestión de licencias y controlar las licencias desde una ubicación central. Toda la información sobre el inventario de SAP procede de una única fuente y proporciona la base para tomar decisiones de compra óptimas.

Si las empresas consiguen mantenerse permanentemente informadas sobre las licencias existentes y las actividades de los usuarios de este modo, la próxima auditoría acabará por perder el horror.