Aprobación de proyectos S/4 Hana en el marco de Covid-19

La pandemia actual plantea grandes retos a las personas y las empresas en muchos ámbitos. Desgraciadamente, hay más perdedores que ganadores, por lo que la superación de esta crisis probablemente seguirá siendo un camino pedregoso para la economía nacional, incluso después de que las vacunas estén disponibles. En su mayor parte, el sector informático ha superado bien la crisis. La situación del sector SAP, en cambio, es algo desigual, según una presentación del DSAG en el congreso anual de 2020.

Los proyectos SAP-S/4 ya iniciados pudieron continuarse en su mayor parte sin problemas desde la sede central en unas condiciones generales más difíciles. Sin embargo, los proyectos SAP S/4 Hana que aún no habían sido aprobados sufrieron porque muchas prioridades tuvieron que modificarse a corto plazo. Las fechas de inicio para 2020 se pospusieron a años posteriores o incluso se cancelaron a medio plazo. Si esto es inevitable por motivos económicos, recomiendo acompañar los cambios de planificación en este sentido con una comunicación de crisis profesional.

Una nueva autorización es probablemente la tarea más difícil de la persuasión estratégica en las condiciones actuales, que requieren mucha intuición por parte de la alta dirección. Una de las principales razones de ello, como demuestran las entrevistas con los asesores, es que las posibilidades actualmente limitadas de los canales habituales de comunicación personal con la dirección tienen un efecto perjudicial en las decisiones correspondientes.

Por lo tanto, a la hora de persuadir hay que centrarse siempre en la siguiente pregunta: ¿Qué medidas y formulaciones que generen confianza, unidas a argumentos económicos, podrían convencer a una dirección de aprobar un proyecto tan importante como una conversión SAP-S/4, especialmente en tiempos difíciles?

En la actualidad, el papel más importante lo desempeñan la forma - reunión personal, por correo o a través de la web - y el momento en que se comunican las bases bien preparadas para la toma de decisiones. Un requisito previo para ello es desarrollar una comunicación "personalizada" para cada directivo y recoger a los responsables de la toma de decisiones de la forma más individualizada posible.

Incluso en "tiempos normales" es un gran reto formular proyectos SAP necesarios sin terminología SAP para la dirección responsable de forma que sean comprensibles y entendibles. La experiencia ha demostrado que términos técnicos como "tecnología in-memory", "sistemas híbridos" o vocabulario similar no llegan lejos debido a los diferentes niveles de comunicación, sino que más bien fomentan una actitud negativa. Además, no hay que subestimar la parte de una "decisión visceral" al final.

Muchos procesos de toma de decisiones también se inician con un necesario cálculo escrito de costes y beneficios, pero actualmente suele ser en el momento equivocado. A menudo, un cálculo de costes y beneficios ni siquiera puede presentarse adecuadamente o supone un esfuerzo desproporcionado. A menudo puede ser más eficaz señalar los años de éxito con SAP R/3 y presentar la conversión prevista a SAP-S/4-Hana como una inversión tecnológica necesaria para los retos futuros.

Un proyecto SAP aprobado tampoco comienza con la fecha de inicio prevista, sino con la fase de preparación antes mencionada. En esta fase ya se crea tensión mental entre los empleados y se incorpora el equipo del proyecto, lo cual es inmensamente importante para el éxito posterior de la gestión del proyecto.

En caso de aplazamiento inesperado, "vuelve a faltar el aire" y se pierde mucha eficacia, lo que también se refleja en términos monetarios. Por eso, en la situación actual, conviene planificar el inicio de un proyecto aunque sea a "fuego lento" para no arriesgarse a una cancelación o a un aplazamiento.