La facturación electrónica B2B en seis etapas
En consecuencia, esto también se aplica al envío de facturas electrónicas; la obligación de hacerlo se impondrá más adelante en tres etapas. Con la próxima ley sobre facturación electrónica obligatoria, se exigirá a los proveedores de servicios especializados en facturación electrónica que gestionen la transmisión y garanticen que los destinatarios de las facturas reciban siempre sus documentos en el formato deseado. Por ello, las empresas deben preparar a fondo la selección de tecnologías y socios adecuados, idealmente formando un equipo de proyecto de "facturación electrónica" interdepartamental.
En muchas empresas ya se utilizan soluciones para el tratamiento automatizado de las facturas recibidas. Sin embargo, que sean capaces de cubrir los nuevos requisitos derivados de la próxima obligación de facturación electrónica en B2B es una cuestión completamente diferente. La solución de software debe ser capaz de aceptar facturas en los formatos de factura digitales y estructurados prescritos; dado que en el futuro también existirá la obligación de enviar facturas B2B en estos formatos, lo ideal es buscar una solución que pueda servir en ambas direcciones.
Muchas empresas siguen estando tecnológicamente atrasadas en este ámbito. Y como en los próximos años habrá una fuerte carrera de proveedores de servicios especializados, las empresas afectadas deben prepararse bien para el próximo proyecto de facturación electrónica. Un plan en 6 etapas les ayudará a hacerlo.
1. análisis y planificación
El primer paso consiste en formar un equipo de proyecto compuesto por todos los departamentos pertinentes, el departamento informático y, a ser posible, especialistas en derecho (fiscal). En esta fase, hay que estudiar cómo está estructurado actualmente el proceso de recepción y emisión de facturas. ¿Siguen siendo modernos los sistemas actuales y es posible utilizar software de terceros? También es importante: ¿cuál es la situación con sus propios proveedores y clientes? ¿Pueden ya enviar o recibir facturas electrónicas (análisis de cuentas por pagar/cobrar)?
2. evaluación
A continuación, hay que analizar el estado real registrado. ¿Se puede seguir optimizando el proceso de entrada y salida? ¿Dónde pueden ahorrarse más costes introduciendo la facturación electrónica, por ejemplo trasladando las aplicaciones de gestión de entradas y salidas a la nube? También es necesaria una estrategia de deudores y acreedores. Hay que convencer a los primeros para que reciban facturas electrónicas y a los segundos para que las envíen.
3. selección del proveedor de software
Para encontrar el proveedor de facturación electrónica adecuado que cubra el envío, la aceptación y el procesamiento de las facturas, hay que plantearse las preguntas correctas, recopiladas idealmente en un catálogo de requisitos. Este catálogo enumera, entre otras cosas, qué países, portales y formatos se requieren, qué sistemas (ERP) deben utilizarse, cómo debe ser la arquitectura del sistema y qué características empresariales se necesitan.
También es importante el país, el formato y la cartera de redes del proveedor y cómo se conecta a los sistemas. Su tamaño también debe coincidir con el de la empresa encargada de la puesta en marcha y el proveedor de servicios también debe disponer del tiempo necesario para un proyecto de este tipo.
4. planificación del proyecto
En un proyecto de implantación de la facturación electrónica es necesario un marketing interno del proyecto, lo que implica una gestión del cambio que no debe subestimarse. En esta fase, el equipo del proyecto ya formado se amplía de forma transversal, ya que hay que comunicar el proyecto internamente y obtener más requisitos individuales.
5. realización del proyecto
En estrecha coordinación con las partes interesadas internas, por fin se pone en marcha el nuevo sistema para los procesos de entrada y salida. En xSuite, se llama "xSuite electronic Document Network Adapter", o xSuite eDNA para abreviar, y funciona íntegramente en la nube. Los largos tiempos de implementación, como en el pasado, en los que primero había que configurar un proceso de captura y entrenarlo para la lectura, son cosa del pasado. En principio, se trata simplemente de conectar la solución en la nube al sistema ERP (SAP) utilizado en la empresa.
En el futuro, las facturas se enviarán a través de una red, actualmente principalmente Peppol (en Europa), y acabarán en xSuite eDNA. De este modo, se crea un formato normalizado a partir de los documentos entrantes heterogéneos, que puede ser adoptado sin problemas por el flujo de trabajo posterior de recepción de facturas. Desde un punto de vista técnico, no es necesaria la validación, de la que también se encarga el adaptador. Para los procesos del lado del débito, esta solución también se encargará de la "impresión" de las facturas emitidas, creando una factura legalmente válida a partir de los datos de facturación suministrados, enviándola a través de la red que se elija (portales, autoridades fiscales, en el futuro también por correo electrónico) y devolviéndola al mismo tiempo al departamento financiero para su archivo.
6. fase productiva
En el funcionamiento real, se trata entonces de comprobar si se necesitan más funciones de software, por ejemplo para procesar nuevos formatos, o si existen innovaciones de producto.
Conclusión
La facturación electrónica desempeñará un papel mucho más importante en Alemania que en el pasado, porque con la obligación de facturación electrónica en el B2B, las empresas tendrán que reorganizarse, de forma planificada y centrándose especialmente en las oportunidades que ofrece la facturación electrónica.
" xSuite: enviar y aceptar facturas electrónicas.
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