Una declaración de amor al jefe de proyecto EDI

Muchas empresas están a punto de cambiar de SAP ERP a S/4 Hana. También merece la pena aprovechar la oportunidad para actualizar el intercambio electrónico de datos (EDI). Ya sea greenfield, brownfield o un enfoque híbrido: un proyecto de migración EDI puede ser sorprendentemente fácil de implementar (pero también sorprendentemente frustrante si se hace incorrectamente) y aporta algunas ventajas en la aplicación.

Las soluciones históricamente desarrolladas (en isla) pueden simplificarse por fin y el panorama EDI más complejo puede consolidarse en una única conexión a través de la nube. En lugar de diferentes soluciones de integración, por fin se puede conseguir una gobernanza centralizada. El EDI totalmente gestionado desde la nube, por ejemplo, conecta a las empresas con todos sus socios B2B a través de una única conexión con el proveedor de servicios EDI y ofrece una fácil escalabilidad, así como una gran flexibilidad también con respecto a temas como el cumplimiento de la facturación electrónica. La sustitución de soluciones de conversión locales minimiza el esfuerzo interno y crea valiosas capacidades.

Cuando se trata del próximo proyecto S/4, incluida la migración EDI, los responsables no sólo deben seleccionar la tecnología o el enfoque de solución adecuados (de los que hay muchos), sino también reunir un equipo apropiado. Al fin y al cabo, en el mejor de los casos, un proyecto S/4 no lo ejecuta un pobre diablo él solo, sino un equipo experimentado de gestores de proyectos, consultores SAP, programadores Abap y SAP Basis.

Por parte del cliente, por supuesto, también participan el departamento especializado y los usuarios clave. Cada una de estas funciones contribuye a la realización de la migración EDI y, como siempre, el conjunto es más que la suma de todas las partes. Un componente esencial, el cemento del todo, por así decirlo, es ahora el jefe de proyecto EDI. ¿Por qué? Para ello, primero hay que definir las distintas funciones.

El gestor general del proyecto es responsable de que éste se ejecute a tiempo y dentro del presupuesto. Tiene la visión del proceso desde una altura correspondientemente elevada y coordina todos los procesos - para ello son imprescindibles unas competencias correspondientemente elevadas en gestión de proyectos, pero a menudo faltan conocimientos especiales de EDI sobre formatos, protocolos, requisitos de archivo, etc. Los distintos sectores y socios tienen requisitos diferentes y el tema de la facturación electrónica, en particular, crea constantemente nuevos escollos.

Los consultores SD/MM/FI realizan los ajustes necesarios en el sistema SAP, los prueban y llevan a cabo las pruebas de aceptación con el departamento especializado. Sin embargo, suelen carecer de la visión global de los procesos de los interlocutores externos a la empresa y de los conocimientos sobre los IDOC, los datos que allí se asignan y la transferencia a las estructuras de datos SAP. Entonces entran en juego los programadores Abap. Realizan el código personalizado cuando ya no es posible arreglárselas con los medios normales de SAP.

Tienen una visión del proceso muy orientada a la técnica, por lo que a menudo no se cuestionan en detalle las implicaciones empresariales. Aquí también falta la visión global del proceso. Al final, no hay mucho que funcione sin la base SAP. En última instancia, es responsable del correcto funcionamiento del sistema SAP, centrándose en la utilización de la memoria, el uso del procesador, la red, etc.

Para probar y aceptar las conexiones EDI, es esencial una buena cooperación con el departamento especializado y los usuarios clave. Todos los que ya han tenido que enfrentarse a un proyecto EDI lo saben: EDI requiere muchos conocimientos y experiencia en detalle y en sentido global. Especialmente la conexión entre los procesos SAP, el formato IDOC y los requisitos específicos de clientes y proveedores suele estar ausente, lo que puede dar lugar a migraciones EDI largas y complicadas.

El gestor de proyectos EDI puede ayudarle. Conoce el proceso de principio a fin y las peculiaridades específicas del sector. Además, conoce los retos específicos de SAP y las características especiales de MM/SD/FI y, junto con los consultores de SAP, puede evaluar cómo pueden aplicarse los requisitos especiales de clientes, proveedores o autoridades. Por último, también conoce la representación correcta en el IDOC y cómo pueden realizarse ampliaciones en caso necesario.

Pero, ¿dónde conseguir este comodín y no robarlo? El proveedor de servicios EDI es la dirección adecuada. Porque un buen proveedor de servicios de EDI no se limita a ofrecer la infraestructura o el software para todos los requisitos de EDI, sino que también dispone de una selección correspondientemente experimentada de gestores de proyectos de EDI que complementan y reúnen a la perfección todas las funciones antes mencionadas.

Esto convierte un proceso potencialmente difícil en una implementación de migración personalizada y estructurada, en la que la gestión global del proyecto, los consultores, los programadores, SAP Basis y la unidad de negocio pueden concentrarse exclusivamente en sus tareas, acompañados por los conocimientos sobre EDI y la experiencia global.