Una comparación de SAP HCM Nómina y SAP PCC (Centro de Control de Nómina)

SAP incorporó hace algún tiempo la herramienta en la nube SuccessFactors a su cartera de productos de gestión de RRHH. Desde entonces, los clientes han podido utilizar las amplias funcionalidades del componente SuccessFactors Employee Central, como la plataforma de comunicación SAP Jam, la planificación de la plantilla o la gestión del talento. Sin embargo, la funcionalidad central de HCM para nóminas permanece en SAP ERP ECC.

Además de la funcionalidad HCM, los procesos de nómina también pueden controlarse a través de SAP Success Factors Employee Central Payroll (ECP). Ahora, SAP también renueva el área de nóminas, tan importante, mediante el uso del nuevo Centro de Control de Nóminas (SAP PCC).

Aunque en su núcleo sigue estando la lógica probada del cálculo de nómina de HCM, también difiere significativamente en el manejo y el proceso general. Por lo tanto, se plantea la cuestión de las diferencias entre SAP HCM y el add-on SAP PCC y cómo PCC soporta los retos del cálculo de la nómina.

Retos del cálculo de nóminas

Debido a la incidencia de numerosas normas jurídicas, leyes y otras condiciones diversas, el cálculo de nóminas es muy complejo. Por ejemplo, para llevar a cabo la contabilidad de nóminas son necesarios conocimientos de administración de empresas y convenios colectivos, que deben actualizarse siempre a la vista de los cambios legislativos y las novedades.

Estas peculiaridades plantean grandes retos a muchas empresas en Alemania. Ello se debe a que una remuneración sin errores y el pago puntual de los salarios son indispensables y deben ser garantizados por el empresario. Asimismo, las empresas deben facilitar a los empleados recibos de salarios de conformidad con el Reglamento alemán sobre recibos de salarios (Entgeltbescheinigungsverordnung). Para hacer frente a estos retos, muchas empresas de todo el mundo confían en la solución ERP-HCM-PY (Nómina) para gestionar todos sus procesos de nómina.

Las empresas deben tener en cuenta puntualmente todas las modificaciones de la situación jurídica, que cambia anualmente o a veces incluso mensualmente, y los consiguientes ajustes de la contabilidad de nóminas. Todo esto sólo puede lograrse mediante la interacción integrada de los datos maestros de RRHH, la nómina, la gestión del tiempo, la contabilidad y las autoridades, como la Agencia Tributaria o las cajas de enfermedad. La integración con los datos maestros de RRHH es necesaria, por ejemplo, para generar los complementos correctos tras el nacimiento de un hijo sin que el departamento de RRHH tenga que ajustarlos manualmente.

Los datos del sistema de gestión de tiempos permiten una contabilidad horaria exacta, así como la consideración de las horas de trabajo, ausencias o enfermedades en el cálculo de nóminas. La integración FI garantiza el pago sin problemas a todos los perceptores, como empleados, oficinas o compañías de seguros. Las actividades de seguimiento incluyen la transmisión de la información necesaria a la Seguridad Social o a la Agencia Tributaria. También se incluye la creación de recibos de salarios y notificaciones DEÜV. La transferencia digital de datos ahorra mucho trabajo y tiempo.

SAP reacciona ante los errores y los cambios legales que conducen a adaptaciones de los procesos con notas para la corrección de errores y la adaptación de los cambios legales. Para ello, SAP proporciona una actualización importante a finales de año. Los casos de uso estándar, como la determinación del bruto, el cálculo del neto o el cálculo de la nómina con conexión a FI, ya están implementados por SAP en el estándar. Sin embargo, debido a una gran variedad de razones, se producen muchos errores en el cálculo de la nómina en SAP que pueden evitarse. A menudo se trata de simples errores de mantenimiento por parte de los encargados del cálculo de la nómina o de notas perdidas y procesos manuales que no se han implementado o se han implementado de forma incorrecta.

Centro de Control de Nóminas, el innovador

El Centro de Control de Nóminas (SAP PCC) es un complemento de SAP que SAP ofrece desde marzo de 2014 con el lanzamiento de HR Renewal 2.0. PCC es una solución basada en web que aumenta la eficiencia de la nómina tanto en la nube como en las instalaciones. Con PCC, las empresas pueden ejecutar, gestionar y controlar los procesos de nómina. Sobre todo, la intuitiva interfaz de usuario del sistema hace que la nómina sea más fluida y rápida de procesar y más fácil de supervisar. La conexión con Fiori Launchpad simplifica la navegación a través de mosaicos independientes para los distintos procesos de PCC o para acceder a SuccessFactors ECP.

Dos roles de usuario dominan el uso de PCC, Gestor de Procesos de Nómina y Administrador de Nómina. Un Gestor de Procesos de Nómina superior tiene varios Administradores de Nómina para diferentes áreas, como diferentes áreas de nómina o departamentos. El Gestor del Proceso de Nómina es responsable de todo el proceso de nómina. Él o ella inicia el proceso y lo ejecuta de principio a fin.

El administrador de nóminas es equivalente a un empleado de nóminas o contable y es responsable de un área técnica u organizativa específica. Es responsable de la ejecución correcta y sin errores de la nómina. El proceso a través de la función de administrador de nóminas comienza en cuanto el gestor del proceso de nóminas notifica un error. Esta división de responsabilidades clarifica las responsabilidades y hace que todo el proceso de nómina sea más transparente.

Mejorar la usabilidad

Otro gran avance del PCC es la mejora de la usabilidad. Una interfaz de usuario basada en la web proporciona un funcionamiento más intuitivo y fácil de usar en comparación con el proceso back-end. Incluso con pocos conocimientos previos, es posible que el usuario del PCC ejecute una nómina en la interfaz de usuario.

El PCC consta de varias vistas web configurables basadas en SAPUI5, que ofrecen una buena visión general del proceso de facturación en curso y proporcionan información sobre el estado y la situación de los errores. Las marcas de colores resaltan los cambios y el estado de los respectivos procesos. En el front end, el propio usuario tiene la posibilidad de realizar ajustes a través de los componentes de configuración. Sin embargo, la personalización de los propios procesos básicos de facturación, la configuración del contexto técnico y los ajustes relacionados con el contenido siguen realizándose a través del sistema back-end.

Para crear una mejor visión general, las diferentes vistas se pueden mostrar como mosaicos en el SAP Fiori Launchpad. Los mosaicos individuales se crean en la configuración de SAP Fiori Launchpad y se proporcionan con las URL de las vistas y funciones.

Por tanto, los principios de diseño definidos por SAP para Fiori también se aplican sin restricciones al PCC: los empleados sólo ven y utilizan las aplicaciones que son relevantes para su área de responsabilidad (basadas en roles).

Las funciones fáciles de usar de la interfaz de usuario basada en web permiten un manejo intuitivo y rápido de los procesos.

Los distintos componentes y vistas del front-end se basan en un mismo concepto e interactúan entre sí, de modo que la UX aumenta considerablemente (coherencia).

La figura 1 muestra la vista de gestión de procesos del Gestor de procesos de nómina con todos los procesos activos, pendientes y finalizados. De este modo, el Gestor de procesos de nómina tiene una visión general de todos los estados, avances y fechas de vencimiento de los procesos. Dentro de un proceso, puede ejecutar los pasos individuales del proceso, como el proceso de preliquidación de la Figura 3. Debajo del estado del proceso, aparece el número actual de alertas, que pueden visualizarse y resolverse en la vista de gestión de alertas. Si hay un gran número de procesos, también es posible filtrarlos para mayor claridad.

Mejoras en las funciones de facturación

Una mejora importante dentro del PCC es la función de pre-nómina mejorada. El personal de nóminas puede ver y comprobar los resultados en detalle antes de que comience la nómina. Las alertas proporcionan información sobre errores en el cálculo de la nómina, como la falta de datos en los datos maestros o las desviaciones de las directrices.

Aquí, las alertas pueden crearse y adaptarse individualmente para los respectivos retos. De este modo, la liquidación previa reduce la probabilidad de que se produzcan errores, ya que los administradores de RRHH ya pueden eliminar todos los errores antes de la liquidación productiva, de modo que esta pueda ejecutarse sin fallos.

Debido a la presión de tiempo a la que están sometidos los encargados de la nómina durante la nómina en vivo con respecto a la fecha de vencimiento de la nómina, esto facilita notablemente la ejecución de la nómina para los encargados de la nómina. Después de ejecutar la nómina preliminar y corregir todos los errores de nómina que se han producido, la nómina productiva puede comenzar con sus actividades de seguimiento sin riesgo.

Además de la facturación previa, PCC permite realizar una facturación individual completamente específica para cada cliente. Con PCC, las empresas diseñan todos los procesos que deben llevarse a cabo en función de sus necesidades y de los criterios específicos del cliente. En la figura 2 se muestra un ejemplo de un proceso de facturación típico compuesto por varias fases en forma de modelo de proceso BPMN.

La figura 3 muestra la interfaz de usuario basada en web para la pre-nómina de una ejecución de nómina personalizada que consta de cuatro pasos de proceso individuales. PCC inicia cada paso del proceso por separado. En cuanto se produce un error en uno de los pasos, aparece el mensaje correspondiente, que el administrador de nóminas puede procesar. Una vez que un paso se ha completado con éxito, puede repetirse o confirmarse según sea necesario. Tras confirmar el paso anterior del proceso, puede iniciarse el siguiente. El registro de auditoría documenta todos los pasos ejecutados, así como cualquier cambio en el proceso.

Integración de los componentes de personal

PCC también mejora la interacción integrada de los distintos componentes de gestión de personal de SAP, tanto dentro del proceso de cálculo de la nómina como para el uso de otros procesos. Por ejemplo, no sólo pueden corregirse los infotipos dentro del cálculo de la nómina en función del cliente, sino también los errores en los registros de datos de la gestión de tiempos o la administración de personal.

Incluso en el caso de modificaciones legales que se importan mediante avisos, el PCC puede navegar hasta el punto de error correspondiente en caso de discrepancias y guiar al usuario para corregirlas. De este modo, el PCC no sólo es relevante y utilizable para los procesos de cálculo de nóminas, sino también para comprobaciones generales específicas del cliente, como la comprobación de datos maestros, la comprobación de cambios dentro de un infotipo o la comparación de datos individuales.

PCC un complemento de SAP HCM

Con el PCC, SAP ha creado una solución que desarrolla muchas de las funciones existentes y añade otras nuevas para procesar las nóminas de forma mucho más sencilla y automática. Además del uso del proceso de nómina en el front end, la posibilidad de conexión en la nube es una innovación importante.

Otro ejemplo de funcionalidad mejorada son las reglas de validación, que apoyan la correcta ejecución de la nómina y ayudan a evitar errores de antemano. Con la ayuda de las reglas de validación definidas, el Gestor del Proceso de Nómina puede comprobar si, por ejemplo, los datos maestros son correctos antes de iniciar la nómina.

Una vez finalizada la nómina, las reglas de validación permiten verificar los resultados de la nómina. Por tanto, las reglas de validación mejoran la calidad y garantizan la correcta ejecución de los procesos de nómina, reduciendo el esfuerzo manual necesario para la ejecución. Si se producen errores en el proceso de nómina, los administradores de la nómina son los responsables de corregirlos.

El Gestor de Procesos de Nómina inicia los procesos de nómina, que evalúan automáticamente las reglas de validación y, si es necesario, reenvían automáticamente las alertas a los administradores de nómina a través de la Gestión de Alertas. Si los Administradores de Nómina son responsables de áreas delimitadas técnicamente, las alertas se dividen según las áreas de personal o departamentos, de forma que un Administrador de Nómina, por ejemplo, es responsable de la nómina en el Departamento de Marketing, otro de la nómina en el Departamento de TI. Si las áreas de responsabilidad de los administradores de nóminas se dividen organizativamente, hay responsables de errores relacionados con los impuestos o problemas con las bonificaciones, por ejemplo.

Administración y gestión de alertas

Los administradores de nóminas pueden ver y resolver los errores en la gestión de alertas. Opcionalmente, la regla de validación puede contener ya sugerencias de solución, de modo que los administradores de nóminas no tengan que buscar los errores y puedan ir directamente al sistema back-end para solucionarlos. La personalización de las reglas de validación también permite al departamento de RRHH reaccionar rápidamente a los cambios legales y comprobar los datos de acuerdo con los requisitos actuales.

La herramienta ICS (sistema de control interno) del PCC documenta todos los procedimientos y procesos a prueba de auditorías. El componente Audit Trail registra automáticamente cada inicio de proceso, cada ajuste de proceso y todas las alertas, junto con las actividades de los administradores de nóminas en relación con la resolución de problemas.

Esto también facilita el trabajo conjunto de los administradores de nóminas, ya que siempre pueden ver lo que ya se ha hecho al procesar las alertas conjuntamente o después de hacerse cargo de una alerta. Además, un auditor puede comprobar en detalle todos los pasos de la nómina a final de año.

El PCC también tiene la opción de definir indicadores clave de rendimiento (KPI) y utilizarlos para evaluar estadísticas en forma gráfica dentro del cálculo de la nómina. Los ratios sobre el total de la nómina bruta, el total de impuestos o el total de salario neto pueden visualizarse antes de activar la nómina productiva. Otros ejemplos de análisis posibles se refieren al número de empleados contabilizados en el período de nómina actual o pasado, el número de ejecuciones de retroactividad o el aumento de empleados de nueva contratación.

Por último, PCC también mejora la posibilidad de automatizar los procesos individuales y los pasos de la nómina. Puede determinarse de antemano en qué día exactamente deben iniciarse en PCC los respectivos procesos de nómina.