Medir el mundo ERP

Las licencias SAP solían ser un reto puramente presupuestario, ahora el tema ocupa a legiones de abogados y técnicos. Todo cliente SAP existente hace bien en buscar asesoramiento externo en este terreno resbaladizo. Hemos realizado la siguiente entrevista a Ayhan Aslan, Senior Manager de CIO Advisory and Licence Management en la empresa auditora KPMG.

E-3: El tema de las licencias SAP tiene muchas obras: Interpretación de la lista de precios, uso indirecto, aplicación de las herramientas de topografía, historial de compras de licencias, estados de liberación, etc. ¿Dónde ve usted la necesidad de actuar?

Ayhan Aslan: Los clientes de SAP se enfrentan actualmente a muchos retos y necesitan tomar medidas en la gestión de licencias de SAP. Las empresas se enfrentan más que nunca a la transformación digital y a la introducción rentable de nuevas tecnologías como IoT, Industria 4.0, IA, RPM, bots o aprendizaje automático.

La complejidad no sólo es evidente en la aplicación práctica, sino también en lo que respecta a los riesgos técnicos, contractuales y comerciales. Ya en la visión y la arquitectura objetivo, las empresas deben considerar qué futuro modelo de contrato y licencia se adapta mejor a la -transformación digital.

E-3: ¿Qué se puede esperar de SAP?

Aslan: SAP ofrece a los clientes actuales distintos modelos para convertir sus contratos y licencias existentes en nuevas tecnologías. Lo importante es poder traducir sus requisitos empresariales en un contrato adecuado. La base para ello es una buena preparación del estudio técnico con respecto al uso y la arquitectura actuales, los requisitos actuales y futuros, la transparencia con respecto al contrato y los derechos de licencia, así como la lista de inventario de licencias.

E-3: ¿La encuesta es el punto de partida?

Aslan: A partir de esta información, se realiza una simulación de costes y se define la estrategia de concesión de licencias y negociación. Además, las empresas tienen que tomar decisiones sobre la concesión de licencias para escenarios de uso indirecto según el antiguo modelo de licencias o el acceso digital.

E-3: ¿Qué significa uso indirecto?

Aslan: Para que las nuevas tecnologías se integren horizontal y verticalmente en la infraestructura, se necesitan los derechos de uso previstos. La ventana temporal para la coordinación con SAP es favorable gracias a las ofertas actuales y a la voluntad de negociación. Las perspectivas y la sostenibilidad de la nueva oferta de Rise with SAP y las cuestiones conexas siguen siendo apasionantes. 

E-3: ¿Qué significa esto para el cliente SAP existente que se prepara para una medición y auditoría de licencias?

Aslan: En principio, la preparación exhaustiva de una encuesta o auditoría es crucial para el resultado financiero posterior, empezando por la definición del ámbito de aplicación, la elaboración del contrato y la jerarquía de licencias y la derivación de los derechos de uso resultantes. Posteriormente, la encuesta puede llevarse a cabo de acuerdo con las disposiciones de la legislación sobre licencias. En primer lugar, hay que determinar cuál es el alcance de la auditoría/medición de licencias y a qué contrato se refiere SAP en la solicitud.

A continuación, hay que determinar la jerarquía de los contratos y licencias y deducir los derechos de uso resultantes, que son los principales para la encuesta. A partir de estos resultados, la medición puede llevarse a cabo de forma más eficiente. A partir de las métricas de las licencias comerciales, como el volumen de negocio o el número de empleados, hay que obtener de los departamentos pertinentes la información necesaria para procesar la autodeclaración SAP.

E-3: El riesgo de sublicencia siempre existe si el cliente existente de SAP no encarga nuevo software o se pasa a la nube de SAP, ¿verdad?

Aslan: Correcto, en determinadas condiciones siempre existe el riesgo potencial para los clientes de SAP de obtener licencias insuficientes del software utilizado. Esto incluye, sobre todo, el hecho de que las cuestiones de supervisión o preparación de auditorías suelen considerarse tareas ad hoc en las empresas. Sin embargo, para gestionar y mitigar eficazmente los riesgos, se necesita un modelo estructurado de gobernanza SAP SAM que acompañe el proceso del ciclo de vida del software.

E-3: ¿Y el camino a la nube?

Aslan: El camino hacia la nube tampoco está exento de riesgos. Con las aplicaciones en la nube, a menudo se asume erróneamente que el riesgo de concesión de licencias indebidas ya no existe o sólo existe en pequeña medida. En realidad, sin embargo, el cliente sigue teniendo la responsabilidad de garantizar la conformidad de cualquier uso de software en la nube.

Además, aunque las licencias en la nube aportan más flexibilidad, también conllevan un aumento de la demanda y costes adicionales que hay que supervisar y gestionar continuamente.

E-3: ¿Qué errores cometen una y otra vez los clientes de SAP y cómo pueden evitarlos?

Aslan: Desde el punto de vista organizativo, como ya se ha mencionado, falta planificación y aplicación de un modelo holístico de gobernanza de SAM para la aplicación y mejora continuas de los procesos topográficos con el fin de generar valor añadido. La implantación de un modelo de este tipo conllevaría a menudo la eliminación proactiva de otras fuentes de error.

Desde un punto de vista técnico, a menudo son los detalles en la medición de los sistemas los que dan lugar a resultados divergentes. Entre ellos se encuentran la importación de notas SAP actuales, la falta de comprobación de los archivos LAW y USMM en lo que respecta a las estadísticas de usuarios y el análisis de transacciones, los inicios de sesión múltiples, las cargas de trabajo elevadas, los tiempos de inicio de sesión, las cuentas no utilizadas, los duplicados y los potenciales de uso indirecto y acceso digital. 

E-3: Según SAP, los usuarios también se dividen en diferentes clases.

Aslan: La clasificación de desarrollador o usuario profesional para empleados internos y/o consultores externos plantea a las empresas cuestiones difíciles. Muchas de estas cuestiones pueden resolverse mediante medidas organizativas y de procedimiento en el embarque/desembarque en la gestión de usuarios o mediante una buena gestión de las autorizaciones.

Además, también puede influir la falta de garantía de calidad de los resultados depurados mediante el SAP-LAW-ResultFinder o mediante LUI/LUP, así como, en el futuro, la comprobación del cumplimiento desde el punto de vista de la autorización. Cuando se utilice una herramienta de terceros, debe prestarse atención a que la herramienta se ajuste correctamente a las circunstancias contractuales y a que la calidad de los datos cumpla los requisitos de conformidad de la licencia. 

E-3: El tema de las licencias SAP es tan complejo desde el punto de vista empresarial, organizativo, jurídico y también técnico que difícilmente se puede gestionar sin asesoramiento externo, ¿verdad?

Aslan: Como vínculo técnico, comercial y jurídico entre distintos departamentos, la gestión de licencias es, en efecto, muy compleja y representa un reto importante para las pequeñas y grandes empresas. Sin embargo, un Director de Licencias no me parece la solución más sensata. Más bien sería interesante la creación de un puesto de personal "Oficina de Gestión de Licencias", que dependería directamente del CIO o del CFO.

Además del fabricante SAP, la Oficina de Gestión de Licencias debería ocuparse principalmente de los fabricantes estratégicos de software (gestión de proveedores). A la hora de garantizar el cumplimiento de las licencias para el gran número de otros fabricantes de software, las empresas deben decidir, desde la perspectiva de los recursos disponibles, las competencias, el riesgo y la orientación estratégica, si la gestión operativa de licencias y el cumplimiento deben ser gestionados por sus propios recursos o por terceros (make-or-buy). 

E-3: Dado que no existe una estrategia de salida de la nube de SAP, ¿no deberían los clientes actuales de SAP conservar y proteger sus licencias en cualquier caso? Algunos expertos afirman que las licencias antiguas de SAP valen mucho porque incluyen muchos servicios. ¿Es eso cierto?

Aslan: Es cierto que las antiguas licencias SAP siguen teniendo un alto valor, pero mantenerlas permanentemente no es recomendable por varias razones. El cambio a la nube siempre debe formar parte de una estrategia de nube global y, sobre todo, a largo plazo, y no tener como objetivo dar marcha atrás al cabo de unos pocos años.

Las licencias no utilizadas pueden amortizarse totalmente en la empresa, pero el mantenimiento continuo sigue lastrando la rentabilidad de la empresa, además de las licencias recién adquiridas. Además, hay que preguntarse por qué confiar en tecnologías antiguas si incluso siguen ocasionando costes. Las posibles opciones para evitar la doble carga serían a) la reventa de licencias a terceros y b) el uso de las propias normas de abono de SAP.

La primera es fundamental de cara a futuras negociaciones y a la asociación con SAP. La segunda permite aplicar las licencias heredadas existentes sobre la base de la política de ampliación a la nube (acreditación de la base de mantenimiento en la nube) o la política de ampliación local (acreditación de hasta el cien por cien).

E-3: Con estos escenarios amenazadores, ¿cómo puede ayudar concretamente a un
¿Ayudar a los clientes actuales de SAP?

Aslan: KPMG ofrece un Servicio Profesional SAM que cubre todo el espectro de tareas, desde la visión inicial y la hoja de ruta hasta las negociaciones con SAP, pasando por la planificación de la demanda y los costes, las mediciones y la estrategia de licencias. La opción de suscribir una licencia y una garantía de IoT además del Servicio Profesional es única en el mundo. La ofrece en exclusiva KPMG en colaboración con Munich RE y cubre tanto los riesgos internos como externos en caso de auditoría, independientemente del fabricante.

En caso de siniestro, KPMG asume todos los costes, incluidos los pagos subsiguientes y las sanciones. Esto permite a las empresas centrarse en sus competencias principales con total seguridad de costes y planificación. KPMG lleva más de 20 años trabajando en la gestión de licencias, tanto desde la perspectiva de auditor como de consultor, y garantiza siempre la actualización de todos los fabricantes de software habituales. 

E-3: Gracias por la entrevista.