Las aplicaciones en la nube favorecen el trabajo flexible

La crisis de Corona planteó grandes retos a las empresas que hasta entonces se habían mostrado restrictivas a la hora de abordar la normativa del home office. El trabajo en un home office tuvo que organizarse en muy poco tiempo: desde la adquisición e instalación de ordenadores adecuados para los empleados hasta la creación de la infraestructura técnica, por ejemplo el acceso VPN, pasando por la aclaración de cuestiones sobre protección de datos, salud y seguridad en el trabajo y legislación laboral.

En el caso de las aplicaciones que funcionan sobre la base de una arquitectura cliente/servidor clásica, el trabajo practicable fuera de la red de la empresa depende, entre otras cosas, del funcionamiento y el rendimiento de la VPN (red privada virtual).

Aquí, aparte del propio acceso a Internet, pueden producirse restricciones de ancho de banda y problemas de conexión. Si de repente un número inusualmente grande de empleados trabaja en la VPN, ésta se ralentiza. Cualquiera que haya trabajado en casa durante la crisis de Corona sabrá un par de cosas al respecto.

En este sentido, las aplicaciones en nube tienen ventaja gracias a su arquitectura. Por regla general, todo lo que necesitan es un ordenador con un sistema operativo, acceso a Internet y un navegador para acceder a la aplicación. Ni siquiera se necesita el cliente clásico.

En sentido estricto, es posible incluso trabajar desde un ordenador privado -cuestiones de seguridad de los datos aparte-. Esto permite la máxima flexibilidad a la hora de reaccionar ante situaciones en las que es necesario actuar con rapidez ante los retos imprevistos del trabajo descentralizado, como ocurrió, por ejemplo, en la crisis de Corona.

Un buen ejemplo es la entrada de facturas en el departamento de cuentas por pagar. Aquí, las facturas recibidas se registran, se asignan a cuentas, se comparan con pedidos de compra y entradas de mercancías y se obtiene una liberación técnica y financiera. En muchas empresas, se utilizan para este fin aplicaciones independientes relacionadas con SAP, que intercambian datos maestros con SAP en segundo plano y facilitan el proceso de entrada y liberación de facturas mediante mecanismos de reconocimiento e inteligencia artificial.

La contabilidad no es un departamento que suela trabajar en una oficina doméstica. Por eso, si es necesario realizar allí la entrada de facturas, una aplicación en la nube tiene la innegable ventaja de que se puede trabajar con ella desde cualquier ordenador sin necesidad de instalaciones individuales ni de una infraestructura especial.

Lo mismo ocurre con la aprobación de facturas. Aunque a menudo se utilizan aplicaciones móviles para aprobar facturas -lo que significa que ya estás en la nube-, no todos los empleados tienen la posibilidad de utilizar una aplicación. También en este caso, la aprobación de facturas es rápida y sencilla desde un PC o un portátil.

Si se configura el inicio de sesión único, ni siquiera es necesario iniciar sesión en la aplicación por separado, ni siquiera en la nube. Esto garantiza el pago puntual a los proveedores y el cumplimiento de los plazos de descuento, especialmente en tiempos turbulentos.

Mantener las operaciones comerciales, la continuidad del negocio, es de inmensa importancia en casi todos los procesos comerciales de una empresa. La crisis de Corona, en particular, volvió a demostrarlo claramente. Se desmantelaron viejas estructuras y se implantaron nuevos procesos.

La computación en nube ha sido ampliamente aceptada en nombre de la continuidad empresarial. Ya se trate de procesos financieros o incluso de procesos de ventas, entrada de pedidos por palabras clave, RRHH o controlling: las aplicaciones basadas en la nube no solo pueden garantizar que el trabajo pueda continuar casi sin interrupción en tiempos de pandemia.

También facilitan el trabajo de equipos distribuidos localmente y apoyan las formas modernas de trabajo. Así pues, estas aplicaciones constituyen un componente esencial de las futuras ofensivas de digitalización en torno al tema del Trabajo 4.0, lo que se traduce en una ventaja competitiva, más volumen de negocio y empleados satisfechos.