Transformación de S/4 Hana desde la perspectiva de las licencias

En 2030 llegará la última hora para el ERP de SAP, que envejece pero sigue siendo el más utilizado. Hasta entonces, se podrá seguir utilizando el soporte correspondiente mediante tarifas adicionales.

No está claro si el tiempo adicional ayudará suficientemente a las empresas a migrar al mundo de S/4 Hana. En cualquier caso, SAP está haciendo un esfuerzo por presentar una cartera de productos más sencilla de cara al futuro, pero el cambio de vía no será por tanto en absoluto sencillo.

Por lo tanto, los titulares de licencias deben prepararse con tiempo para el próximo cambio, ya que hay una serie de cambios que deben tenerse en cuenta.

La primera simplificación espera a las empresas en la selección de la base de datos. La innovadora tecnología in-memory es obligatoria con la base de datos Hana; ya no se necesitan proveedores externos.

En lugar de los 131 tipos de licencias de usuario con nombre (NUL) que han crecido históricamente, S/4 ofrece cuatro licencias de acceso directo de usuario para el denominado uso del núcleo digital. Se trata de un usuario desarrollador y tres usuarios de gestión empresarial, que a su vez disponen de más autorizaciones funcionales en orden jerárquico.

Esto puede simplificar la gestión de las licencias comerciales, pero en los contratos pueden seguir incluyéndose acuerdos adicionales. Los cuatro nuevos tipos de licencia ya no pueden atribuirse a personas físicas, sino que están técnicamente vinculados a las cuentas de usuario del sistema.

Las soluciones de línea de negocio (LoB) también se han reducido. Aquí hay una cartera de motores más reducida, con menos modificaciones específicas para el cliente y el sector que en el concepto tradicional. La concesión de licencias se basa en parámetros de valor.

Así, por regla general, sólo se requiere la licencia LoB correspondiente para su uso. Por lo tanto, en teoría, estas aplicaciones también pueden utilizarse con cuentas sin licencias de acceso de usuario. En la práctica, sin embargo, debe demostrarse que las cuentas de usuario sólo utilizan las funcionalidades LoB y no acceden al núcleo digital.

Una cartera ordenada es un cambio bienvenido, pero ¿cómo se transfiere una estructura de licencias cimentada durante años al mundo de S/4 Hana? SAP lo hace sencillo y ofrece la acreditación de licencias ya en posesión. Sin embargo, la asignación precisa de las NUL existentes a los nuevos usuarios de S/4 plantea retos a muchos clientes.

NULs supuestamente idénticos pueden ser asignados a diferentes usuarios de S/4 Hana (dependiendo del comportamiento de uso). Por lo tanto, la conversión debe evaluarse para cada cuenta de usuario. De hecho, es posible que algunos NULs incluso se vuelvan inútiles porque la contraparte del producto correspondiente ya no existe en S/4 o el uso de la funcionalidad no requiere una licencia de usuario adicional.

Además de acuerdos especiales por parte de SAP, dos modelos de transformación ofrecen enfoques metódicos para hacer frente a la situación. Los enfoques greenfield (nueva implantación) y brownfield (actualización de software y transformación de datos) ofrecen ventajas e inconvenientes para una amplia variedad de escenarios empresariales y deben evaluarse caso por caso.

SAP también ofrece una serie de herramientas (por ejemplo, S/4 Hana Migration Cockpit) que es mejor utilizar con la ayuda de expertos adecuados para planificar la implementación.

¿Cómo podría ser una asignación de licencias para cuentas de usuario en S/4 Hana y qué soluciones de línea de negocio deberían seleccionarse estratégicamente? ¿Cómo podrían ser las conversiones de licencias adecuadas y la conversión de contratos? Todavía hay muchas cosas inciertas, sobre todo porque algunas opciones dependen de las decisiones de los usuarios.

Sólo quienes hayan optimizado sus licencias y mantengan una visión de conjunto no pagarán más de lo necesario y se arriesgarán a pagos adicionales. Cabe señalar que el trabajo de todos los gestores de licencias sigue siendo tan apasionante como siempre.