¿Cómo escapar de la jungla de las licencias SAP?

Las condiciones para la concesión de licencias SAP siguen estando definidas en la lista de precios y condiciones (PKL) de SAP, pero mucha gente no está realmente familiarizada con ellas.

Por ejemplo, hay condiciones marco para la compra o posterior compra de licencias que pueden surgir de repente. Por lo tanto, conviene tener un conocimiento lo más preciso posible de la PKL para lograr la mejor base para la propia empresa.

¿O sabe por qué una licencia profesional cuesta a veces 3800 euros y sólo 3200 euros en otros sitios? ¿O cómo puede averiguar si puede utilizar licencias más baratas de Empleado, Trabajador, Logística, Usuario de proyecto, etc.? Podría seguir haciéndose estas preguntas eternamente.

El negocio de las licencias en el ámbito SAP es más que complejo y precisamente por eso muchas empresas rehúyen abordar el tema.

Luego, cuando llega la medición anual de la licencia y ya no puedes evitarla, el problema se agudiza de repente. Sin embargo, para entonces el bebé no sólo se ha caído al pozo, sino que ya se ha ahogado.

Entonces, de la noche a la mañana, hay que resolver el problema, pero ¿sobre qué base? Llegados a este punto, las empresas empiezan a rebuscar nerviosamente en los contratos existentes y, al mismo tiempo, miran incrédulas el resultado de la encuesta que tienen entre manos.

Sin embargo, la solución es bastante obvia: no dejarse arrastrar a esta jungla en primer lugar y obtener una situación de datos transparente en una fase temprana.

Sólo dos razones por las que debería hacer esto y cómo se puede hacer fácilmente: En primer lugar, debería darse cuenta pronto de que ha roto la marca de licencia superior.

¿Por qué? Las negociaciones tras la peritación siempre se hacen sobre la base del precio de catálogo. De este modo, los clientes que han sido sorprendidos infringiendo la licencia se colocan en una posición negociadora más que mala.

Una vez en esta situación, tampoco hay ninguna buena razón para que SAP acepte tus sugerencias.

Otra razón para centrarse más en una situación transparente de los datos son las "auditorías poco amistosas" de SAP, que llevan años aumentando exponencialmente.

Mientras tanto, no es demasiado improbable que SAP también se ponga en contacto con usted tarde o temprano para comprobar cómo se encuentra. Aquí estará mejor preparado y proporcionará a SAP las respuestas requeridas.

Una "auditoría poco amistosa" también abre el siguiente peligro. Porque la cuestión ya no es sólo si hay suficientes licencias, sino también si son las licencias adecuadas.

Y hay una cosa de la que puede estar seguro: sin una preparación adecuada por su parte, SAP tiene garantizado que sabrá más sobre el panorama de las licencias que usted en este momento.

Así que no sólo debe saber si tiene suficientes licencias para sus empleados, sino también cuáles necesitan realmente. Es la única manera de cumplir la normativa y evitar pagos adicionales a largo plazo.

Pero, ¿cuál es la mejor manera de gestionar sus licencias como usuario de SAP para que el cumplimiento de las normativas también sea correcto? Por desgracia, los medios para medir el cumplimiento suelen ser imprecisos. Además, es probable que una auditoría de este tipo dé lugar a pagos adicionales.

Una forma de protegerse de esto es contratar a un consultor externo para que resuelva el problema de las licencias. Sin embargo, este planteamiento suele acabar en un exceso de licencias para ir sobre seguro en términos de cumplimiento.

Y eso, a su vez, significa altos costes para usted. Entonces también puedes recurrir directamente a licencias caras y obtener el mismo resultado.

Sin embargo, usted quiere cumplir las directrices de conformidad y mostrar las licencias correctas, pero desde luego no gastar más de lo necesario. Si no tienes capacidad para gestionar las licencias manualmente, lo mejor es utilizar software.

Esto le permite gestionar las licencias SAP de forma rápida y sencilla. Se le informa de la escasez en una fase temprana y sus licencias se optimizan continuamente.

Esto no sólo le ayuda a salir de la jungla de las definiciones, sino que también le mantiene a salvo para la próxima auditoría.