RRHH fuera de la caja

Los responsables de la toma de decisiones están ahora más relajados ante las ventajas de utilizar software para los procesos de RRHH a través del modelo Software as a Service (SaaS).

Al cambiar al modelo SaaS, existen oportunidades para consolidar y simplificar los procesos de RR.HH. con costes predecibles.

El paso al modelo de nube en RRHH no está en línea con la estrategia y el enfoque de todas las empresas. Sin embargo, en el transcurso de nuestros proyectos de implantación, observamos cada vez más que las medianas empresas en particular también eligen SuccessFactors Employee Central como el sistema de RRHH líder para consolidar sus operaciones multinacionales en un único sistema.

A menudo las empresas proceden de un paisaje de sistemas heterogéneo, debido a la adquisición de otras empresas y sucursales en el extranjero.

Dependiendo del tamaño de las nuevas ubicaciones, éstas traen consigo sus propios sistemas y procesos de RRHH. Si, además, las empresas quieren establecer responsabilidades transfronterizas de personal o recurrir a destinos en el extranjero para la formación y el desarrollo del personal en las zonas de nueva creación, la heterogeneidad de los entornos de sistemas supone un trastorno y comienza la búsqueda de una solución transfronteriza.

SuccessFactors Employee Central puede ser la respuesta adecuada en este caso. Los procesos administrativos de RR.HH. pueden establecerse siguiendo un estándar global, incluida la gestión de empleados en comisión de servicio.

Según nuestra experiencia, para implantar con éxito SuccessFactors Employee Central es imprescindible tener en cuenta los siguientes aspectos: 1. claridad y control de los objetivos estratégicos, 2. enfoque global basado en plantillas, 3. análisis funcional detallado y planificación de la implantación, 4. diseño de procesos integrales.

Objetivos estratégicos

A menudo el dilema comienza con el hecho de que "en algún lugar" de la organización se ha decidido utilizar SuccessFactors, o SuccessFactors ya se está utilizando, por ejemplo como parte de los procesos de talento.

A continuación, SuccessFactors Employee Central debe utilizarse en toda la empresa. En el proceso, a menudo se olvida formular objetivos estratégicos o, si se han fijado, comprobar su viabilidad y, durante la implantación, comprobar si ésta puede seguir aportando los resultados deseados.

Las empresas que adoptan el llamativo argumento de que pueden implementar soporte actualizado para sus procesos de RRHH "out of the box" con SuccessFactors tienen razón en su valoración por un lado, pero por otro lado este argumento sólo es cierto para las partes que luego se utilizan realmente de SuccessFactors HCM Suite.

Pero, ¿qué ocurre con los procesos locales, si las funciones no pueden aplicarse de forma generalizada y hay que complementarlas con otras? ¿Qué significa contemporáneo en una visión global?

En nuestra recomendación, las empresas deberían definir claramente sus objetivos estratégicos desde el principio, sin duda teniendo en cuenta las palabras de moda comercializadas, pero evaluarlos honestamente por sí mismas e idealmente establecer sus propios objetivos estratégicos.

La experiencia ha demostrado que esta sinceridad ofrece a todos los implicados una imagen clara de lo que puede conseguirse en función de las necesidades de la empresa. Así se sientan las bases de un proyecto de implantación con éxito.

Además, recomendamos que los RRHH y las TI trabajen mano a mano; la simplificación, por ejemplo, repercute en el diseño de los procesos y afecta al diseño de los entornos de sistemas. Sinergias que conviene reconocer y aprovechar.

Enfoque global basado en plantillas

Si las empresas desean implantar SuccessFactors Employee Central por motivos de armonización y simplificación entre países, se recomienda, por un lado, empezar con un proyecto piloto, por ejemplo en un país.

Sin embargo, aquí ya debería utilizarse una plantilla global. De este modo se sientan las bases, sobre todo técnicas, para saber qué objetos y datos deben utilizarse de forma conjunta y cuáles de forma específica para cada país.

Si esto falta al principio, surgen problemas al implementar otras versiones de países, las listas de selección que sólo se van a utilizar en países individuales pueden carecer de la clave de país.

Los conceptos clave y los elementos funcionales deben definirse desde el principio; más tarde sólo podrán aplicarse con dificultad y será difícil ordenar qué funciones se utilizan en cada parte de la organización.

Análisis y planificación de la aplicación

Cuando se supone que las funciones se utilizan de forma generalizada sin un análisis detallado de las funciones de SuccessFactors, esto puede dar lugar a sorpresas desagradables cuando se comparan con los requisitos reales del cliente.

Por el contrario, el análisis detallado de las funciones suele abrir nuevas posibilidades. En el pasado, las empresas se mostraban escépticas respecto a las funciones de gestión del tiempo de SuccessFactors Employee Central, por ejemplo, porque parecían demasiado inmaduras o porque se argumentaba intrínsecamente que no cumplían los amplios requisitos de las empresas alemanas.

Por el momento, no se dispone de una gestión del tiempo positiva completa dentro de la solución. Sin embargo, para algunas de las empresas a las que asesoramos, esto no significa que se excluya el uso de las funciones de gestión del tiempo.

En la mayoría de los casos, merece la pena realizar un análisis y una prueba con los requisitos propios del cliente. Algunas empresas decidieron utilizar la gestión de ausencias a través de SuccessFactors para la mayoría de los empleados.

La hoja de ruta relativa a la economía del tiempo positiva es prometedora y, en cualquier caso, uno se enfrenta al reto de seguir constantemente el desarrollo de las funciones.

Diseño de procesos continuos

La selección selectiva de funciones de SuccessFactors en particular hace necesario, por un lado, evaluar y diseñar panoramas de sistemas completos y, por otro, adoptar una visión holística de los procesos de RRHH.

Lo mejor es hacerlo en función de los casos de uso, a los que sin duda hay que dar prioridad. Esto ayuda a planificar la implantación. A menudo se subestiman las implicaciones para la integración, es decir, para el intercambio de datos entre sistemas o la navegación.

Hay que conocer de antemano los retos que puede plantear la intersección de funciones y elaborar respuestas a la viabilidad.

Si, por ejemplo, la gestión de puestos se va a utilizar a través de SuccessFactors, pueden surgir preguntas sobre la integración en la gestión organizativa. ¿Es necesario para abastecer otros procesos dentro del entorno del sistema SAP ERP? ¿Quién debe participar en la definición?

Del mismo modo, en el mundo de los procesos de RR.HH., es muy diferente si la gestión de puestos forma parte del proyecto de implantación desde el principio o en una fase posterior.

¿Se asignan al empleado los puestos de SuccessFactors o se siguen utilizando los de la gestión central de la organización?

En las constelaciones en las que Successfactors Employee Central y SAP Payroll están integrados, las empresas que no utilizan Position Management tienen que plantearse si utilizar un campo de posición que represente las posiciones de SAP en SuccessFactors para llevar a cabo con éxito la acción de contratación en SAP o si renunciar a la integración con Organisational Management en el sistema SAP.

Conclusión: La implementación de SuccessFactors Employee Central debe abordarse con un alcance global y de forma estratégica. Los requisitos locales y el diseño de procesos de extremo a extremo también deben contar con suficiente tiempo de proyecto.