MIE no disruptivo

La transformación digital no es tanto un proceso técnico como una adaptación de los procesos empresariales. La digitalización integral es el requisito previo para una comunicación sin discontinuidad de medios.

Los componentes básicos de Industrie 4.0 son IoT (Internet de las cosas y los servicios) y M2M (comunicación entre máquinas).

Lo mismo puede decirse de la gestión de la información empresarial (GIE). La digitalización no significa convertir el papel en documentos electrónicos, sino crear la posibilidad de una comunicación en red y colaborativa de la información digital: un M2M adaptado para documentos y archivos.

El objetivo es lograr un efecto de normalización y automatización de la gestión electrónica de la información.

El dilema del innovador

¿Disruptivo o no disruptivo? Esta pregunta no solo concierne a los primeros en adoptar Hana y SAP S/4, sino a todo el panorama informático.

"Si una empresa intenta desarrollar una tecnología disruptiva hasta el punto de satisfacer las necesidades de los clientes en mercados establecidos -lo que hacen la mayoría de las empresas líderes- su fracaso es casi seguro"

dice el profesor de Harvard Clayton M. Christensen en la edición alemana de su libro clásico "El dilema del innovador" en la página 234.

¿Significa siempre la digitalización un cambio radical en los usos y los casos empresariales que son inevitablemente perturbadores?

"Lo más importante del tema es que las empresas tienen que empezar a digitalizarse ya"

explica el director de OpenText, Roger Illing.

"Cuanto más grandes son las empresas, más urgente es. Porque entonces la proporción de información heredada es correspondientemente mayor y, por tanto, también la necesidad fundamental de integración para operar una gestión de la información orientada a los procesos.

Las empresas deben tener claro que merece la pena. Porque aún hay mucho potencial de automatización y productividad en barbecho".

La digitalización de la economía, que este año se abordó en CeBIT bajo el lema d!conomía, exige absolutamente la digitalización de los procesos de negocio en la empresa.

d!conomía y MIE

Más de una de cada tres PYME de todos los sectores utiliza ya soluciones ECM (gestión de contenidos empresariales), según un estudio encargado por Bitkom, para el que se encuestó a un total de 805 empresas de entre 20 y 499 empleados.

De las empresas con 100 o más empleados, aproximadamente una de cada dos ya utiliza ECM. La mayoría de las empresas utilizan soluciones ECM para la gestión de documentos (60%) y el archivado (54%), más de una de cada tres empresas (39%) las utiliza para el procesamiento de facturas, y una de cada cuatro (26%) para la gestión del correo electrónico.

ECM se utiliza con menos frecuencia para la gestión del conocimiento (14%) o para la colaboración en equipo (13%). ECM es más que gestión de documentos.

"Las empresas que lo reconocen y diseñan sus procesos en consecuencia tienen una clara ventaja sobre sus competidores"

afirma Jürgen Biffar, presidente del área de competencia ECM de Bitkom.

Estas ventajas se aplican aún más a las empresas atendidas por SAP y OpenText. Solo la digitalización completa en una plataforma ERP/CRM en combinación con EIM crea el valor añadido necesario.

DMS, ECM y EIM

Esto significa que el camino no disruptivo de una transformación digital no sólo está predeterminado, sino que lleva mucho más allá de las áreas clásicas de DMS (Sistema de Gestión Documental) y ECM (Gestión de Contenidos Empresariales) - a la Gestión de la Información Empresarial (EIM). Son los procesos y flujos de trabajo de la digitalización los que apoyan y promueven la competencia básica de una empresa.

"Tomemos el ejemplo de BMW. Este icono de la industria ya no se ve solo como un fabricante de coches, sino como un proveedor de movilidad."

define Illing en la entrevista E-3. iDrive y DriveNow se mencionan aquí como palabras clave. Los clientes finales entran en contacto directo con el fabricante a través de sus dispositivos móviles o su vehículo e intercambian datos. A su vez, BMW utiliza estos datos para optimizar y ampliar sus servicios de movilidad. Para la infraestructura de comunicación, la nube es el medio elegido.

Computación en nube

¿Cómo se relacionan la digitalización y la nube?

"En Europa Central hemos tenido tradicionalmente cadenas de valor verticales muy integradas en forma de agrupaciones industriales y una estrecha relación con el comercio"

Roger Illing lo sabe por su experiencia profesional.

"Cuanto más y mejor se digitalicen estas cadenas de valor interempresariales, más dependerán las empresas de las infraestructuras en la nube.

La nube como tecnología es un habilitador de negocio -en nuevos términos alemanes- porque crea las condiciones previas para hacer realidad los modelos de negocio digitales."

Las cadenas de valor también han existido hasta ahora en la industria y el comercio. ¿Por qué la tecnología tradicional, como el EDI, ya no es suficiente?

"No, eso ya no bastaría hoy en día. Por un lado, el EDI suele limitarse al intercambio de datos. Por otro, el mantenimiento y la implantación de estos sistemas son costosos.

Pero en tercer lugar, EDI está diseñado para intercambios entre empresas".

dice Illing.

"En el futuro, sin embargo, también será importante intercambiar documentos, imágenes, archivos de audio y vídeo, etc. de forma rápida y flexible, a lo largo de toda la cadena de suministro hasta el cliente final.

Aquí la nube es simplemente más rápida y flexible".

Cadena de suministro y red comercial

Las cadenas de suministro digitales y la comunicación sin rupturas de medios parecen convertirse en el factor de éxito para futuros casos de uso y negocio: Schneider Electric ha ampliado este año su colaboración con OpenText y utilizará los servicios gestionados como base de su plataforma de cadena de suministro global.

"Schneider Electric necesita un socio fiable que disponga de una plataforma para la gestión de flujos de trabajo B2B en la nube y que también sea capaz de apoyarnos en nuestras actividades globales"

comenta Philippe Azoulay, Director de la Cadena de Suministro de TI de Schneider Electric.

"OpenText es el socio adecuado. La empresa fue capaz de convencernos de una cooperación ampliada con su experiencia en relación con las integraciones B2B y una alta calidad de servicio."

La plataforma de la cadena de suministro utilizada por todo el Grupo Schneider Electric permite un intercambio global de información entre proveedores de servicios logísticos B2B.

La solución de servicios gestionados se utiliza además de la ya implantada OpenText Process Suite. Esto permite a Schneider Electric definir estándares de procesos empresariales adecuados para todos los proveedores de servicios logísticos y aplicaciones empresariales.

"El gran reto es escalar la solución para permitir el intercambio de datos entre más de cien sistemas de información en condiciones de tiempo crítico"

explica Azoulay.

"Con OpenText, simplificaremos y aceleraremos la implantación y despliegue de servicios de integración. Esto permitirá a nuestros proveedores de servicios logísticos compartir información de forma global y segura, reduciendo al mismo tiempo el coste total de propiedad."

OpenText Managed Services utiliza OpenText Trading Grid. Se trata de una solución de integración B2B basada en la nube que permite a los socios comerciales conectarse de forma rápida, segura y eficiente.

OpenText Trading Grid es altamente escalable y puede gestionar la red digital empresarial de todo un entorno B2B multinacional, así como utilizarse para una serie de proyectos más pequeños, regiones o relaciones con socios comerciales.

Taller de digitalización

"Hemos puesto en marcha un programa de talleres para la digitalización. En el marco del mismo, transmitimos nuestra experiencia a los participantes".

Roger Illing explica su ayuda a los clientes actuales de SAP que buscan la entrada adecuada en el proceso de transformación digital no disruptiva.

"Para ello, lo ideal es encerrarnos dos días con toda la dirección y los jefes de departamento para desarrollar ideas que puedan encajar en la empresa concreta.

Las dos experiencias más importantes que aportamos por nuestra parte son: La digitalización permite aprender de modelos empresariales ajenos al sector y, posiblemente, transferirlos. En segundo lugar, los límites dentro de la cadena de suministro están desapareciendo.

En el futuro, los fabricantes tendrán un acceso mucho más directo que antes a los deseos y necesidades de los clientes. En tercer lugar, partes de la cadena de valor pueden deslocalizarse y acercarse al cliente.

Y, por supuesto, Roger Illing también puede aportar un ejemplo de ello:

"No estás comprando un smartphone, estás comprando comunicaciones. Por tanto, el dispositivo es la parte subvencionada de su contrato de telefonía móvil. ¿Por qué no trasladar este modelo a otros bienes de consumo? ¿No podrían los proveedores de electricidad convertirse en gestores de energía?

Los contratos de los clientes podrían incluir subvenciones para los electrodomésticos que más electricidad consumen, como lámparas, frigoríficos o lavadoras. Entonces ya no se compran electrodomésticos ni electricidad, sino el funcionamiento más eficiente posible del hogar.

¿O por qué seguir produciendo zapatos en stock y ponerlos en la estantería en lugar de fabricarlos en la tienda según sus propias especificaciones -modelo, color, forma- mediante impresión 3D?".

EIM: Gestión del cambio digital

Las cadenas de suministro digitales, M2M y las impresoras 3D cambiarán radicalmente el papel del comercio, preguntó Peter Färbinger, redactor jefe de E-3, a Roger Illing, director de OpenText:

"Tiene usted toda la razón. El comercio tendría un papel que iría aún más en la dirección del asesoramiento. Por seguir con el ejemplo de los electrodomésticos:

El vendedor encontraría tarifas adecuadas con los proveedores de electricidad e iniciaría la celebración del contrato. Y los empleados de la zapatería utilizarían su talento como asesores de estilo.

Estos nuevos casos de uso y negocio también abordarían las cuestiones de responsabilidad y documentación?

"Es exactamente así"

dice Illing.

• ¿Se ha documentado exhaustivamente el control de calidad del zapato fabricado en la tienda, se ha fotografiado el zapato para poder excluir reclamaciones de cambio por supuestos daños de producción?
• ¿Fueron realmente las condiciones en las que se celebró el contrato energético las definitivas?
• ¿Quién lo documenta de forma jurídicamente segura?
• ¿Quién garantiza que los asesores comerciales de los clientes tengan siempre acceso a los sistemas pertinentes del fabricante para llevar a cabo sus tareas?

Declaración de Roger Illing:

"Las respuestas están en el diseño de los entornos informáticos que las sustentan. Las preguntas solo pueden responderse si los procesos subyacentes a los modelos de negocio están totalmente digitalizados.

Si un fabricante de zapatos tiene que hacer fotos de cada par de zapatos producido, necesita una solución para la gestión de activos digitales. Debe asegurarse de que las fotos se asignan al archivo del cliente correcto y de que el minorista de calzado, pero posiblemente también el cliente, pueden acceder directamente a este archivo en el sentido de autoservicio, en caso de seguimiento y consultas.

Así que las empresas necesitan una gestión integral de la información orientada a los procesos, no a los sistemas subyacentes".

E2E no disruptivo con EIM

Los ejemplos que acabamos de comentar tienen varias cosas en común, dice Roger Illing: son interempresariales y se extienden hasta el cliente final. Los procesos tienen que funcionar siempre y de inmediato.

Desde el punto de vista del usuario y del cliente, no importa en qué parte del sistema se encuentre la información. Pero sobre todo: los procesos deben ser rápidos.

"La foto de un producto no debería tardar dos días en asignarse al expediente correcto si la reclamación se hace ya un día después de la compra"

el gestor de OpenText define los futuros requisitos de un sistema comercial futurista. Y si el cliente se pone en contacto con el fabricante de zapatos en lugar de con el minorista, no debe ocurrir que el representante del servicio de atención al cliente tenga que llamar primero a la tienda para familiarizarse con el caso concreto.

"Todo esto sólo es posible mediante una gestión de la información orientada a los procesos en toda la cadena de suministro que automatice muchas tareas"

Roger Illing lo explica.

Sin dolor no hay ganancia: los usos digitales y los casos empresariales deben financiarse y garantizar el retorno de la inversión a través de su valor añadido. En algunos sectores industriales, alrededor del diez por ciento del precio de las instalaciones y la maquinaria se destina a la tramitación posterior de siniestros.

"Si utiliza solo una parte de este volumen de negocio para digitalizar la documentación de daños, controlar activamente los procesos para ello con el software adecuado y seguir desarrollando su servicio en la dirección del mantenimiento predictivo mediante el análisis inteligente de los informes de mantenimiento -lo que llamamos análisis de contenidos-, mejorará decisivamente su posición competitiva."

Roger Illing está firmemente convencido.

La Organización Mundial de la Salud ha demostrado claramente lo que se puede conseguir con el análisis de contenidos:

"Utiliza nuestra solución para analizar contenidos web de todo el mundo, proporcionando así pistas sobre epidemias"

Illing lo explica.

Todos los grandes fabricantes de automóviles producen miles de millones de pegatinas de códigos de barras durante la producción, que deben colocarse en distintos lugares. No debe cometerse ningún error en el proceso.

Cuanto más relacionada está la producción con los pedidos, más elaborado es este proceso y, en particular, la prevención de errores.

"Mediante la gestión de salida y la gestión de activos digitales, se puede reducir de nuevo en gran medida este esfuerzo".

Illing lo sabe por numerosas referencias.

A continuación, se muestra al trabajador una imagen de cada etiqueta y el lugar donde debe fijarse. Y como la etiqueta está vinculada al pedido en el sistema, también es la correcta.

"Los seguros serían otro ejemplo"

dice Illing.

"Muchos contratos, sobre todo los más antiguos, siguen aquí como archivo de imagen no consultable. Para un empleado resulta tedioso llegar hasta determinadas cláusulas contractuales.

Si estos documentos fueran accesibles a una búsqueda inteligente de texto completo y los procesos se controlaran con software BPM, las empresas podrían ahorrar mucho tiempo y dinero."

Cadenas de valor

Que la factura del móvil aterrice en el buzón del correo electrónico y el extracto bancario se consulte en Internet es algo cotidiano para muchos. Casi uno de cada cuatro internautas (23%) prefiere la forma electrónica a la versión en papel para los documentos personales. Este es el resultado de una encuesta representativa encargada por la asociación digital Bitkom.

En comparación, la cifra fue solo del 15% en 2013.

"Los archivos digitales son fáciles de gestionar y rápidos de encontrar".

afirma Jürgen Biffar, presidente del consejo de Bitkom del área de competencia ECM.

Y el director de OpenText, Roger Illing, sabe que la transformación desencadenada por la digitalización abre oportunidades para todos los implicados en la creación de valor. Es cierto que la digitalización conduce a un acortamiento de las cadenas de valor.

El enfoque de autopublicación de Amazon es un buen ejemplo que también puede trasladarse a otras industrias. Esto plantea nuevos retos a los proveedores e intermediarios: podrían evolucionar para convertirse en expertos en la cadena de suministro, por ejemplo.

"Pero sólo pueden suministrar a sus clientes exactamente las piezas y productos que necesitan si automatizan al máximo sus procesos de pedido mediante software. Sólo así son lo suficientemente rápidos y flexibles".

Roger Illing define en conclusión.