SuccessFactors no es sólo una aplicación...

Tomando como ejemplo la solución en la nube SAP HR SuccessFactors, se puede observar lo siguiente una y otra vez: Los sitios web orientados a la venta y los materiales informativos suelen prometer bajos costes de implementación, facilidad de uso y escenarios de integración "de serie". Por el contrario, los informes de experiencias concretas de gestores de proyectos y usuarios de sistemas señalan que, en ocasiones, se subestiman gravemente los esfuerzos y la duración de los proyectos. ¿A qué se debe esta discrepancia? ¿Están los folletos demasiado glosados? ¿Aún no se ha desarrollado completamente la solución?

¿Por qué son tan complejas las implantaciones de SuccessFactors?

Los actores globales también confían ahora en SuccessFactors. Estas empresas utilizan la solución en la nube para mapear con éxito procesos complejos para varios miles de empleados y ubicaciones internacionales. Por otro lado, también hemos observado que situaciones reales comparables en proyectos de implantación de SuccessFactors pueden provocar dificultades en el transcurso del proyecto.

La empresa cuenta con una infraestructura de TI establecida compuesta por soluciones SAP y no SAP, y ya se utilizan algunas aplicaciones en la nube. Los procesos que hay que cartografiar no están definidos o solo lo están parcialmente. Existen soluciones alternativas y canales locales aislados, como hojas de cálculo Excel o formularios en papel. Una vez tomada la decisión de pasar a la nube con SAP SuccessFactors, los proyectos siguen su curso, comenzando con una fase de alcance y diseño. El objetivo es trazar un mapa de los procesos existentes.

Y ésta es precisamente la razón por la que las dificultades mencionadas se documentan en los informes de campo. Esto se debe a que SAP SuccessFactors, como solución "lista para usar", se basa en especificaciones de procesos generadas por el sistema, directrices y funciones claramente definidas. A diferencia de un sistema ERP SAP clásico, una aplicación en la nube tampoco ofrece la posibilidad de realizar modificaciones en profundidad en el sistema mediante programación. SuccessFactors se parece más a un kit de construcción modular que ofrece posibilidades de personalización (por ejemplo, a través de los complementos ofrecidos en SAP Cloud Platform), pero también limita el alcance de estas adaptaciones. Si estos hechos solo se evalúan después del inicio del proyecto, se crea trabajo adicional por algo que en realidad debería estar aguas arriba de la implementación del software: ¡la optimización de procesos!

Optimización de procesos

Nuestra experiencia en áreas como el desarrollo de los empleados, el acuerdo de objetivos y la evaluación del rendimiento demuestra que cualquier proyecto de implantación debe ir precedido de un cuidadoso replanteamiento de los antiguos procesos. Para que una solución como SuccessFactors haga realidad sus puntos fuertes y beneficios, creemos que es esencial un rediseño exhaustivo de los procesos dentro de las directrices del nuevo sistema en la nube.

La priorización y, en determinadas circunstancias, la sustitución de prácticas establecidas en estrecha coordinación con el futuro socio de implantación son las tareas de la empresa en esta fase. Esto también incluye motivar un mayor desarrollo de la cultura corporativa, lejos de Excel y acuerdos durante las pausas para el café y hacia procesos transparentes y responsabilidades claramente acordadas.

De hecho, este enfoque supone una inversión adicional, así como la implicación de diferentes partes interesadas a través de medidas de gestión del cambio. Sin embargo, nos gustaría destacar la gran oportunidad que supone para las empresas la optimización de los procesos ascendentes.

Gran parte de los obstáculos que frenan el desarrollo de una empresa se encuentran en el pasado. Un nuevo software que reproduce viejos errores no es un verdadero paso hacia el futuro. Basándonos en nuestra experiencia con SuccessFactors, consideramos que los estudios preliminares y los análisis de procesos son la piedra angular de un proyecto de implantación exitoso y calculable. El esfuerzo adicional que puede ser necesario al principio del proyecto se verá recompensado con un proceso de proyecto estructurado y un entorno de sistema sostenible y moderno una vez que el proyecto haya finalizado.