Compras en una encrucijada

Aunque el cambio a la nueva suite de aplicaciones SAP S/4 con la base de datos SAP Hana aporta beneficios en muchas áreas de la empresa, la situación es diferente en compras.

Los usuarios de SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) en el ámbito local tendrán que conformarse con un módulo funcionalmente reducido: S/4 Hana Sourcing and Procurement.

Quienes no quieran prescindir de la conocida gama de funciones SRM, pero tampoco quieran utilizar la plataforma de nube pública SAP Ariba, podrían conformarse con soluciones de socios y terceros para gestionar los procesos de aprovisionamiento, si no fuera por el nuevo modelo de precios de SAP.

Costes adicionales debidos a la utilización indirecta

Esto significa que el uso indirecto de SAP a través de soluciones de terceros (SAP Digital Access) puede acarrear importantes costes adicionales en el futuro. Mientras que el anterior modelo de licencia de SAP se basaba en el número de usuarios y en el acceso directo/humano (SAP Human Access), el acceso digital a los sistemas SAP también se está sometiendo ahora a escrutinio.

Éstas son llevadas a cabo por dispositivos, bots y sistemas automatizados o por personas, dispositivos y sistemas que utilizan SAP indirectamente a través de front-ends que no son SAP, soluciones de clientes desarrolladas internamente o aplicaciones de terceros.

La facturación se basa en el tipo de documento creado y los ingresos en los elementos del documento. Parece obvio que este modelo, sencillo a primera vista, apenas permite sacar conclusiones sobre los futuros pagos reales de licencias si se examina con más detenimiento.

La propia SAP sigue trabajando en herramientas informáticas genéricas (LAW) que permitan estimar el volumen de elementos documentales y los tipos de documentos reales.

El ejemplo de una empresa que utiliza una solución de terceros en el área de compras muestra hasta qué punto algunos usuarios de SAP tienen que rascarse el bolsillo por ello.

Internamente, ya hay 500 usuarios con licencia que pueden acceder a los sistemas SAP para crear documentos de compras. Si se añaden 500 nuevos usuarios de la solución de compras externa, la nueva política de precios de SAP obliga a la empresa a pagar por los documentos de los 1.000 usuarios sin poder prescindir de las licencias existentes de los 500 usuarios de SAP.

Esto se traduce en importantes costes adicionales que no son controlables ni calculables, a pesar de que el nuevo modelo de precios de SAP pretende supuestamente garantizar una mayor transparencia de los costes del acceso digital. Por tanto, un modelo quizá bienintencionado se encuentra en una encrucijada en la realidad, dejando a los clientes existentes en una situación de pérdida.

Se valorará la gestión ascendente de usuarios

La única forma de evitar estos costes adicionales es poder elegir entre "SAP Human Access" y "SAP Digital Access" según sea necesario.

Esta opción puede implementarse con complementos inteligentes de SAP que, además de la plena integración con SAP, ofrecen un módulo de gestión de usuarios que se ejecuta en un servidor ascendente no SAP y permite un uso flexible y, por tanto, más rentable del nuevo modelo de licencia de SAP basado en documentos.

Una vez que un usuario ha iniciado sesión, puede trabajar con la propia gestión de usuarios de SAP y directamente con un usuario de SAP o indirectamente a través del complemento de SAP: El factor decisivo es lo que resulte más rentable.

Por lo tanto, si desea sustituir su SAP SRM que se está quedando sin mantenimiento por un complemento basado en SAP, debe asegurarse de que ofrece opciones flexibles entre la utilización directa e indirecta de SAP.

Sólo así una empresa no tiene que limitarse exclusivamente a la utilización del SAP digital recién definido, como sería inevitable con una solución puramente de terceros.