Entrada en S/4 sin pérdida de facturación

Martes por la tarde. Hacemos una breve escala de camino de Múnich a nuestra sucursal en Zúrich. Una conocida empresa suiza quiere introducir S/4 Hana. Un proyecto greenfield.

El modelo de aplicación está prácticamente terminado. Ahora todo el mundo está listo para el primer despliegue. Se ha ultimado el programa general, incluido el calendario.

El plan consiste en sustituir gradualmente varios sistemas SAP en más de 25 proyectos individuales. La pregunta crítica: ¿cómo se transferirán los datos de los sistemas de origen al nuevo entorno de destino?

Migración: una tarea clásica y ardua para nuestros colegas indios, según TI. Pero entonces el director financiero se pregunta: ¿estamos en el buen camino, nuestra transformación a S/4 está suficientemente planificada?

Una curva en forma de U en el rotafolio describe el rendimiento de la empresa. El punto más bajo es la puesta en marcha del nuevo sistema, momento en el que hay que anular los pedidos pendientes, cancelar las entregas y liquidar las partidas pendientes si se utilizan las herramientas de migración clásicas, lo que supone un impacto enorme para la empresa.

Más tarde, todas estas actividades tienen que volver a realizarse en el nuevo sistema para poder continuar con el negocio. En el peor de los casos, esto significa que no pueden entregar ninguna mercancía durante unos días. Un cliente de tamaño similar calculó recientemente que esta paralización podía suponer una pérdida de facturación de más de un millón de euros sólo en envíos centralizados.

El director financiero se pellizca nerviosamente la corbata: "¿Qué significa eso para la empresa en su conjunto y para toda la cadena de suministro? No podemos permitírnoslo".

El objetivo debe ser, por tanto, una migración a S/4 mínimamente invasiva: Con el enfoque de migración adecuado, una estrategia adaptada a los procesos empresariales y el software especial cbs ET Enterprise Transformer, el cambio a la nueva plataforma ERP puede realizarse en un tiempo de inactividad prácticamente nulo.

Los comprobantes se transfieren en todos los estados. Cuando los usuarios se conectan al nuevo sistema, pueden seguir trabajando en sus comprobantes exactamente donde lo dejaron en el sistema antiguo.

Un punto crucial en la estrategia de migración: ¡el software!

SAP está cancelando la migración LSMW, establecida desde hace tiempo. Su sucesor se llama S/4 Migration Cockpit. La nueva herramienta tiene ciertamente potencial, pero aún le falta madurez.

Otra alternativa: SAP Data Services con Rapid Deployment Solutions, una herramienta adquirida que domina las funcionalidades ETL clásicas (Extract - Transform - Load) mientras duerme.

El quid de la cuestión es que a todos los enfoques mencionados se les aplican las conocidas limitaciones: lentitud en el tratamiento de los datos con métodos transaccionales (BAPI o IDOC) y limitación a los datos actuales. ¿Migración histórica? Imposible.

Desde hace tiempo se dispone de software estándar que puede utilizarse para transferir cualquier cantidad de datos desde sistemas ERP SAP de cualquier versión y desde sistemas no SAP a S/4. El ET también domina las funcionalidades necesarias para la transferencia de historiales para la actualización directa de bases de datos.

Nueva plantilla SAP

Doce meses después, hemos dado un gran paso adelante. Junto con el cliente, hemos desarrollado una estrategia de migración adecuada. La nueva plantilla SAP se implantó en tres países en la primera oleada.

El proyecto lo ha demostrado: La migración a S/4 no es una tarea clásica de TI; la mayoría de las cuestiones críticas deben ser decididas por la empresa. Qué datos deben transferirse de los sistemas heredados?

El equipo adoptó aquí un enfoque muy selectivo. ¿Cuánta historia se necesita? Tomamos documentos y pedidos de los dos últimos años. Y: se garantiza la coherencia de todos los datos.

En primer lugar, gracias al enfoque orientado a procesos y objetos del ET. En segundo lugar, gracias al gran número de validaciones integradas en el programa.

Nuevos procesos empresariales básicos en S/4, sistemas consolidados, análisis inmediatos en tiempo real: el Director Financiero está satisfecho por ahora. Pero aún hay más. El equipo del proyecto ya está trabajando a toda máquina en la segunda oleada.