Gestión de los viajes de negocios: los procesos digitales sustituyen a los procedimientos en papel

Para muchos empleados de la Sociedad de Desarrollo Regional de Turingia (LEG Thüringen), los viajes de negocios forman parte de su día a día, ya sea como miembros de una delegación económica o en desplazamientos de trabajo por Turingia. Sin embargo, la gestión de los viajes de negocios de la LEG —que, como filial al 100 % del Estado Libre de Turingia, se encarga de tareas fundamentales en materia de desarrollo económico y estructural— se llevaba a cabo hasta ahora en papel. Para la liquidación de los gastos de viaje, los empleados rellenaban un formulario, recopilaban los justificantes y enviaban todo por correo interno al departamento de contabilidad, que introducía los datos manualmente en SAP FI. Este proceso carecía de transparencia, era propenso a errores y requería mucho tiempo; a menudo, la liquidación tardaba varios días.

Del papel al flujo de trabajo digital

Desde la implantación de SAP Concur Request y Expense, la gestión de los viajes de negocios se lleva a cabo de forma estandarizada. „Esto simplifica y agiliza enormemente los procesos, que además son transparentes y prácticamente libres de errores. Además, ya no es necesario imprimir los justificantes, lo que reduce los costes y contribuye a una mayor sostenibilidad“, afirma Martin Bräutigam, responsable del proyecto en LEG Thüringen.

Los resultados hablan por sí solos: en conjunto, los procesos digitales reducen el tiempo de tramitación por operación, de media, entre un 50 % y un 60 % como mínimo. Si antes la liquidación de los gastos de viaje tardaba entre una y dos horas, ahora solo se tarda entre 15 y 30 minutos; además, la autorización y la transferencia a SAP se completan, en algunos casos, en un solo día. Dado que las funciones de generación de informes integradas permiten realizar evaluaciones mensuales de los viajes y los gastos por departamento, estos se pueden consultar en cualquier momento.

En la práctica, las aproximadamente 330 solicitudes de viaje de los usuarios finales se tramitan directamente a través de SAP Concur. La solicitud se envía al superior responsable, quien la aprueba o la rechaza en caso de que incumpla las directrices de la Ley de Gastos de Viaje de Turingia (ThürRKG). Gracias a la función de suplencia de Concur, las solicitudes de viaje pueden aprobarse incluso en ausencia del superior.

Los justificantes de gastos de viaje se registran en la aplicación como escaneos fotográficos y se vinculan a los importes pagados con la tarjeta de crédito de la empresa, que se transfieren automáticamente a SAP Concur Expense. Esto minimiza los retrasos en la tramitación y alivia notablemente la carga de trabajo de los empleados.

„La decisión de optar por Concur se tomó en la LEG tras una
Análisis de mercado. ”Lo que marcó la diferencia fue el conjunto de funciones».”

Martin Bräutigam,
Jefe de proyecto,
LEG Turingia

La decisión de optar por SAP Concur se tomó en LEG tras un análisis de mercado. Los factores decisivos fueron el alcance funcional, la integración con el entorno SAP y la incorporación de los requisitos legales en la versión estándar. La adjudicación de la implementación recayó en Orbis.

La implantación se llevó a cabo con rapidez y por debajo del presupuesto acordado, a pesar de diversos retos. Entre ellos se encontraban la adaptación a las normas de la ThürRKG sobre el reembolso de gastos de viaje, así como la integración de las tarjetas de crédito de gastos de Commerzbank a través de una interfaz estándar, para que los datos de las transacciones se transfirieran automáticamente a SAP Concur. También resultó complejo configurar el procedimiento de inversión del sujeto pasivo, que transfiere correctamente la obligación tributaria por el IVA a la LEG y que requirió una configuración precisa de los grupos fiscales, los tipos de gastos y las reglas de verificación.

Además, se conectó SAP Concur con SAP FI de forma bidireccional a través de la interfaz estándar ICS: de este modo, los documentos contables y las facturas de Concur se transfieren directamente a la contabilidad financiera; a la inversa, los centros de coste, los elementos PSP y las órdenes internas de SAP FI, así como los datos de personal de SAP SuccessFactors, se transfieren a la solución de gestión de viajes.

Procesos de viaje de principio a fin

La implementación de los procesos de viajes en SAP Concur constituye, al mismo tiempo, un elemento más de la estrategia de digitalización de LEG Thüringen, que se está impulsando de forma sistemática. Recientemente se ha llevado a cabo la transición de SAP ERP a SAP S/4 Hana, y desde hace ya algún tiempo se utilizan soluciones modernas como SAP SuccessFactors en el ámbito de los recursos humanos y la solución ECM «enaio» de Optimal Systems.

Martin Bräutigam hace un balance positivo: „La implantación de SAP Concur Request y Expense supone un paso importante para digitalizar, estandarizar y optimizar los procesos internos“. Se está estudiando la implantación de SAP Concur Travel para gestionar de forma integral, en una única solución, todo el proceso, desde la solicitud hasta la liquidación, pasando por la reserva. (pmf)