Asesoramiento sobre contratos de SAP: un proceso continuo

Lo cierto es que lo que ocurre antes de la firma del contrato es lo que ocurre después. Muchas cuestiones, si no las más importantes, surgen solo a posteriori, durante la puesta en práctica. Es comprensible que, precisamente tras una gran transformación, exista la tentación de considerar el proyecto comercial como concluido en un primer momento. Los contratos están firmados, las condiciones negociadas y la hoja de ruta está definida. Sin embargo, un contrato refleja, en un primer momento, las necesidades y expectativas en un momento determinado. Las empresas siguen evolucionando. El número de empleados varía, se compran o venden sociedades, los proyectos se retrasan y surgen nuevos requisitos.

Por otro lado, la cartera de SAP también cambia constantemente. Con los nuevos compromisos de mantenimiento y soporte, SAP abre nuevas perspectivas para las empresas que deseen seguir gestionando sus sistemas SAP de forma local en el futuro. Esto ofrece oportunidades adicionales para revisar y optimizar los modelos actuales de mantenimiento y asistencia en lo que respecta a los costes, la redacción de los contratos y las necesidades futuras. ¿Cómo se pueden evaluar de forma económica las futuras innovaciones de SAP? ¿Sigue siendo adecuado el contrato que firmamos hace dos o tres años para la empresa en la que nos hemos convertido hoy?

Las dudas que surgen durante la vigencia del contrato actual son innumerables. Por ejemplo, está la empleada del departamento de contabilidad de acreedores que no se explica por qué la factura actual de asistencia técnica es tan superior a la del mes anterior. ¿Cómo se sabe cuándo se supera el límite de la suscripción a la nube?

¿Una suscripción adicional?

¿Cómo se abordan, en principio, los cambios durante la vigencia del contrato? ¿Cuándo se vuelven críticos los ajustes contractuales o las nuevas concesiones de licencia? ¿Existe la posibilidad de optimizar un contrato en vigor? ¿Qué repercusiones tiene un cambio hoy en día de cara a la próxima negociación? Rara vez se puede dar una respuesta general a este tipo de preguntas. Una suscripción adicional puede resultar conveniente, mientras que un ajuste de las cantidades puede llegar a ser necesario.

Al mismo tiempo, cualquier cambio debe considerarse en el contexto del contrato en su conjunto, ya que cada modificación puede alterar también la situación de partida para futuras negociaciones. Por lo tanto, la gestión comercial de contratos no consiste en impedir cualquier cambio ni en evitar cada euro adicional. Significa, más bien, tomar decisiones de forma consciente y comprender sus repercusiones a lo largo de toda la vigencia del contrato.

Vencimiento de la duración inicial del contrato

Además, la mayoría de las empresas no son conscientes de en qué deben fijarse cuando el plazo inicial del contrato de nube actual se acerca a su fin, ni de cómo continuar a partir de ahí. A primera vista, esta cuestión puede parecer trivial. Sin embargo, en realidad es una de las cuestiones estratégicas más importantes de un contrato de nube. Con duraciones contractuales de tres, cinco o siete años, la renovación parece algo muy lejano en el momento de la firma. Sin embargo, la situación de partida para esta no surge apenas unos meses antes de que finalice el contrato, sino que se va desarrollando a lo largo de toda su vigencia. ¿Qué volúmenes se acordaron inicialmente? ¿Cómo ha evolucionado la demanda real? ¿Qué servicios se han añadido? ¿Cuáles apenas se utilizan? ¿Qué mecanismos de precios y contractuales se aplican en caso de prórroga? ¿Qué alternativas estratégicas existen?

Quien plantee estas cuestiones justo antes de que finalice el contrato, es posible que tenga que tomar decisiones bajo presión, basándose en circunstancias que se remontan a años atrás. Por lo tanto, la renegociación del contrato no debería entenderse como una simple reunión de negociación, sino como el resultado de la evolución comercial del período contractual anterior.

En un entorno clásico «on-prem», era relativamente sencillo diferenciar entre el parque de licencias, el mantenimiento y las necesidades adicionales. Con el auge de los modelos de nube y de suscripción, esta lógica está cambiando. Esto plantea nuevas preguntas: ¿cómo cambia la gestión de los costes de SAP tras la migración? ¿Hemos comprendido plenamente las repercusiones de nuestra nueva estructura contractual y de asistencia técnica? ¿Qué riesgos surgen cuando falta transparencia sobre las suscripciones, los derechos de uso y el uso real?

Los conocimientos y la experiencia adquiridos durante las modificaciones contractuales con SAP también son importantes para las fases posteriores del funcionamiento operativo. Por lo tanto, la colaboración con los expertos no debería terminar tras la firma del contrato inicial. Más bien, es recomendable que el asesoramiento se convierta en un proceso continuo. Los asesores de compras conocen el historial del proyecto y los contratos, y no tienen que volver a familiarizarse con la estrategia desarrollada conjuntamente.

Tener que recurrir al portal de SAP para resolver las dudas cotidianas y, tras una larga búsqueda, encontrar en una sección oculta información general que no se ajusta a la configuración específica (o que ni siquiera se ajusta a ella), supone mucho trabajo y puede resultar desalentador. La consultoría de compras de TI Uwe Werner ha identificado esta necesidad y ha respondido a ella con dos nuevos modelos de asistencia: CarePack on-premise y CarePack Rise. El primero está diseñado para clientes de SAP que siguen gestionando su entorno de sistemas de forma local y desean diseñar activamente su estrategia de mantenimiento y asistencia. CarePack Rise está dirigido a empresas que ya han migrado a «Rise with SAP» o a «SAP ERP Private Cloud» y que, incluso tras la finalización del contrato o del proyecto, desean seguir accediendo de forma permanente a la experiencia de consultores independientes especializados en compras de SAP. De este modo, la empresa de Walldorf pretende proporcionar a sus clientes un acceso continuo a su experiencia en licencias y contratos de SAP. (Fuente: Uwe Werner IT)