Rise with SAP: el archivo de SAP, una decisión estratégica

Con la finalización del mantenimiento regular de SAP ECC 6.0 el 31 de diciembre de 2027, muchas empresas se enfrentan a la transición a S/4. Rise es un enfoque de transformación muy elegido, ya que agrupa la infraestructura, el alojamiento y la gestión del sistema base de SAP en una única suscripción. Sin embargo, por lo general, este modelo no incluye el archivo de SAP, incluida la conexión a través de ArchiveLink. El archivo sigue siendo un componente independiente del entorno informático, con un funcionamiento propio, su propio software y su propio almacenamiento. En la práctica, esto suele dar lugar a malentendidos: las empresas dan por sentado que el archivo forma parte del contrato de Rise. De hecho, esta laguna no suele hacerse evidente hasta fases avanzadas del proyecto, por ejemplo, durante la migración.

Arquitectura de archivos en el contexto de Rise

Un archivo SAP comprende varios componentes: software de archivo, almacenamiento de documentos, infraestructura de almacenamiento y la interfaz con el sistema SAP. En los entornos existentes, esta integración se lleva a cabo principalmente a través de ArchiveLink. Sin embargo, en el modelo Rise, el archivo no se gestiona dentro del tenant de SAP, sino en un entorno independiente. La conexión se realiza a través de redes definidas y debe planificarse en consecuencia.

En el marco de esta reorganización, a menudo se considera el SAP Content Server como una posible arquitectura de destino. Aunque se trata de una solución cercana a SAP, debe gestionarse de forma independiente y solo responde de forma limitada a los requisitos actuales de la nube. Además, no admite una estrategia de interfaces abiertas. De ahí que, en muchos proyectos, sea necesario revisar a fondo las soluciones de archivo y los enfoques de integración.

Un error muy extendido es considerar que las soluciones propias de SAP son la única opción para el archivado. De hecho, existen en el mercado alternativas consolidadas, por ejemplo, basadas en conceptos de gestión de contenidos empresariales. Estas se diferencian claramente en cuanto a su compatibilidad con la nube, el soporte en materia de cumplimiento normativo y el modelo operativo. Por lo tanto, la elección de la arquitectura de archivo influye directamente en la flexibilidad, la estructura de costes y la seguridad de la inversión.

¿ArchiveLink o CMIS?

Una cuestión fundamental se refiere a la estrategia de interfaces. ArchiveLink, como interfaz de probada eficacia, sigue siendo relevante y también se puede utilizar en el contexto de S/4 y Rise. Paralelamente, CMIS (Content Management Interoperability Services) se está consolidando como estándar abierto para la integración de plataformas de contenido. CMIS permite una arquitectura desacoplada y reduce la dependencia de fabricantes concretos. Además de los aspectos técnicos, los requisitos normativos desempeñan un papel importante. Funciones como SAP ILM ayudan a las empresas a cumplir los requisitos de protección de datos, por ejemplo, en el contexto del RGPD, especialmente en la aplicación de las normas de conservación y eliminación de datos.

Otro factor esencial es la rentabilidad. En el modelo Rise, el volumen de datos influye directamente en la estructura de costes. Un archivado selectivo contribuye a reducir el tamaño de las bases de datos y, con ello, a optimizar tanto el esfuerzo de migración como los costes operativos corrientes. En la práctica, muchas empresas apuestan por un enfoque híbrido: se mantienen las integraciones existentes de ArchiveLink, mientras que los nuevos contenidos se conectarán en el futuro a través de CMIS. Esto permite una transformación gradual del entorno de archivo sin afectar al funcionamiento diario.

„Rise se encarga de la gestión del sistema SAP, pero no del archivo de forma automática. En los proyectos se observa con frecuencia que se subestima este aspecto. Al mismo tiempo, las soluciones propias de SAP no siempre son la única opción ni la más rentable. Por lo tanto, tomar una decisión consciente sobre las interfaces y la arquitectura es un factor clave para el éxito en la migración a Rise“, afirma Oliver Greiner, director general de Entplexit, una consultora de TI especializada en seguridad SAP, tecnología SAP y archivado SAP de datos y documentos.

Teniendo en cuenta los requisitos descritos, las empresas apuestan cada vez más por modelos operativos estructurados para el archivo. Además de la gestión propia, están cobrando importancia los modelos de servicios gestionados, que agrupan la explotación, el mantenimiento y el desarrollo.

Estos modelos abarcan desde modalidades de funcionamiento totalmente basadas en la nube hasta enfoques híbridos, en los que se sigue utilizando la infraestructura existente. El objetivo: una estructura de responsabilidades clara y una arquitectura de archivo estable y escalable a largo plazo.

Conclusión: 

Rise se ocupa del funcionamiento del sistema central de SAP, pero no del archivo de SAP de forma automática. La arquitectura del archivo sigue siendo una cuestión estratégica independiente dentro del proceso de transformación. Las empresas que tienen en cuenta este aspecto desde el principio y diseñan su estrategia de interfaces de forma consciente crean estructuras sólidas, flexibles y rentables a largo plazo. (Fuente: Entplexit)