Compras digitales sin trampas

Esta diferencia es especialmente significativa en los entornos de aprovisionamiento orientados a SAP. SAP ERP actúa aquí como un sistema de registro: los datos maestros, las transacciones, las autorizaciones y las reglas empresariales se mantienen de forma centralizada y deben reutilizarse de forma coherente en los procesos de adquisición. Si los costes reales de integración no se tienen en cuenta en una fase temprana a la hora de seleccionar una solución, la complejidad se traslada a la capa de integración, con un impacto directo en los tiempos de ejecución del proyecto, la estabilidad del proceso y el coste total de propiedad (TCO).

Costes ocultos

La implantación es uno de los bloques de costes más visibles y, al mismo tiempo, más variables. Algunos proyectos se ponen en marcha en unos cien días, otros requieren varios cientos o incluso mil días de consultoría. El factor decisivo es lo eficiente que sea una solución de serie, porque cuantos más procesos puedan mapearse sin desarrollos adicionales, menores serán los costes de implantación y los ajustes posteriores. 

Por otra parte, un planteamiento demasiado estrecho de „ajuste a la norma“ significa que las desviaciones inevitables conducen rápidamente a proyectos de ampliación individuales cuyos costes de desarrollo, pruebas y mantenimiento suelen subestimarse a lo largo de todo el ciclo de vida. 

“El precio de suscripción es sólo la punta del iceberg. Quien solo compare costes de licencia y listas de funciones pasa por alto los verdaderos factores de coste.”

Natalia Parmenova,
Director de Ingresos, BeNeering

Las organizaciones de contratación deben preguntarse específicamente qué procesos son compatibles con el estado de entrega, cómo se gestionan los procesos específicos de cada departamento o país y de qué experiencia se dispone sobre los tiempos de ejecución típicos de los proyectos en entornos comparables. La integración es igual de importante. En las arquitecturas clásicas, se crea una capa de integración adicional. El ERP la utiliza para transferir datos maestros y transacciones a la solución de aprovisionamiento, que a su vez devuelve los datos de pedidos y facturas, a menudo sobre la base de copias periódicas de datos. Si los datos sólo se sincronizan una vez al día, la solución de aprovisionamiento trabaja con información obsoleta entre las ejecuciones, lo que conlleva un considerable trabajo adicional en términos de limpieza y corrección de errores, así como riesgos adicionales de cumplimiento. 

Un enfoque arquitectónico que se basa sistemáticamente en el ERP como sistema principal y se gestiona sin middleware adicional reduce significativamente estos efectos. También se eliminan por completo los costes de licencia y funcionamiento de una plataforma de integración independiente.

La fase más cara del ciclo de vida 

Después de la puesta en marcha, la fase más larga y a menudo más cara del ciclo de vida del software comienza con el funcionamiento continuo. La supervisión, la resolución de problemas, los ajustes de procesos y la gestión de versiones consumen recursos de forma permanente. Las distintas tecnologías también requieren cualificaciones diferentes. Quienes gestionan SAP no pueden administrar automáticamente middleware propietario. Por lo tanto, se produce una clara ventaja en el coste total de propiedad cuando la implantación, el funcionamiento y el desarrollo posterior pueden ser gestionados por los mismos equipos que ya dan soporte al ERP.

Aclarar el coste total de propiedad en el proceso de selección

En las licitaciones se suelen comparar enfoques muy diferentes: soluciones estandarizadas relacionadas con ERP, por un lado, y desarrollos individuales en plataformas genéricas o pilas de código bajo, por otro. Estos enfoques pueden compararse utilizando los precios de las licencias y las listas de funciones, pero desde el punto de vista del coste total de propiedad, las diferencias son enormes. Por eso es tan importante que los principios de integración, el software adicional necesario, los costes de mantenimiento y las competencias requeridas se consulten sistemáticamente en las RFP para visualizar los costes totales reales. (rk, fuente: BeNeering)