Prácticas de concesión de licencias SAP

Para los clientes actuales de SAP, la transición al mundo S/4 se ha hecho inevitable. Por un lado, esto se debe al anuncio de que el mantenimiento general de SAP Business Suite 7 (ERP/ECC 6.0) sólo se ofrecerá hasta finales de 2027, con un mantenimiento ampliado opcional hasta finales de 2030 y posiblemente 2033. Por otro lado, sin embargo, este salto técnico está inextricablemente ligado a una reorientación de gran alcance en términos de derecho de licencias y gestión empresarial. La ambición de SAP de transformarse de un mero proveedor de software en una empresa de la nube es clara. La dirección del Grupo, representada por el CEO Christian Klein y el CFO Dominik Asam, considera la nube como la medida estratégica decisiva para lograr el crecimiento previsto de los ingresos y generar unos ingresos estables y calculables mediante modelos de suscripción. Los ingresos procedentes de la nube se han convertido en una importante fuente de ingresos para SAP. Para muchos usuarios veteranos, la migración a la nube representa un reto que a menudo se asocia con el escepticismo y el deseo de disponer de entornos híbridos.

Licenciar el Evangelio

Un elemento central de la estrategia de SAP en la nube, especialmente como parte de Rise with SAP, es el concepto de equivalente de uso completo. FUE es la clave de conversión que define cómo se transforman las licencias on-prem existentes en suscripciones en la nube. Se trata de un complejo conjunto de normas con instrucciones detalladas sobre cómo realizar la transición del modelo tradicional on-prem a la nube.

La métrica FUE pretende simplificar la gestión de licencias convirtiendo las anteriores categorías de usuarios basadas en el uso en equivalentes basadas en la autorización. SAP define factores de conversión específicos para los diferentes tipos de uso de S/4 Cloud: Un FUE corresponde a un S/4 para Uso Avanzado (comparable a Usuario Profesional en el área on-prem), un FUE corresponde también a cinco S/4 para Uso Core (comparable a Usuario Funcional) y un FUE corresponde a treinta S/4 para Uso Self-Service.

El S/4 Cloud Development Access requiere aproximadamente dos FUEs, lo que significa que un FUE corresponde a la mitad de un Developer Access. Es interesante señalar que aplicaciones como Key User Extensibility, Side-by-Side Extensibility en SAP BTP, tareas/usuarios administrativos de SAP y extensiones de SAP Fiori no requieren una licencia de Development Access independiente.

El cambio al modelo FUE puede tener un impacto financiero significativo en los clientes existentes. Expertos independientes en licencias temen que la nube
La concesión de licencias puede suponer entre un 20% y un 50% más de costes en comparación con las instalaciones on-prem existentes. Esto se debe a que SAP quiere generar unos "ingresos seguros y predecibles a través de suscripciones" con FUE. En la lista de precios de SAP Cloud para el tercer trimestre de 2023, se ha eliminado la opción de conversión de productos, lo que aumenta la presión sobre los clientes existentes. Esto está impulsando a muchos usuarios a aceptar las suscripciones a la nube como una fuente de ingresos permanentemente rentable para SAP.

En la última Junta General Anual de SAP, el CEO Christian Klein también confirmó indirectamente un aumento de los ingresos a través de un modelo de suscripción en la nube. Los costes adicionales no sólo se deben al encarecimiento de las licencias, sino también a la ampliación de los servicios SAP en la nube en comparación con el mantenimiento on-prem. En la Junta General Anual de 2025, un accionista preguntó por la evolución del modelo de negocio financiero en la transición de las soluciones on-premise a las basadas en la nube. El CEO de SAP, Christian Klein, respondió a esta pregunta con una afirmación breve y concisa: "De 2 a 3 veces". Se refería a una duplicación o triplicación de los ingresos por licencias on-prem existentes cuando un cliente SAP actual se pasa a un modelo de suscripción S/4.

La ilusión de la libertad

Por lo que respecta a la suscripción a la nube de SAP, cabe señalar que no se dispone de una estrategia de salida. Un aspecto crítico de las licencias en la nube de SAP a través de FUE es la pérdida de autonomía del cliente. Con la conversión de licencias on-prem en suscripciones en la nube, la propiedad del software se transfiere del cliente al proveedor. Se crea una relación de alquiler. Esto conlleva riesgos considerables, ya que las consecuencias de cancelar los servicios en la nube son aún inciertas y SAP no ha previsto una salida de la nube.

En nombre del grupo de usuarios de SAP de habla alemana (DSAG e. V.), un abogado de Múnich señaló que SAP está autorizada a eliminar todos los datos en la nube un día después de que finalice el plazo del contrato. Para los usuarios de la nube, esto significa que deben eliminar y hacer copias de seguridad de sus datos con suficiente antelación.

La falta de una estrategia de salida de la nube es un tema recurrente en la comunidad SAP y se califica de "altamente peligroso". A la hora de renovar los contratos, los clientes están a merced de las decisiones de SAP y tienen que aceptar los precios, lo que puede disparar el coste de la suscripción a la nube. Este procedimiento también se conoce en círculos especializados como "función de trampilla matemática", una función unidireccional que no deja vuelta atrás a los clientes existentes tras un único uso en la nube. No está prevista una vuelta al mundo on-prem utilizado hasta ahora con una autoridad de decisión propia. Por ello, el grupo alemán de usuarios de SAP reclama urgentemente procesos transparentes para la transición de las licencias de compra a las suscripciones y viceversa en caso necesario.

Un contrato clásico de Rise con SAP es una revelación, sobre todo teniendo en cuenta el liderazgo mundial del mercado de ERP. Tras una conversión a Rise, el cliente SAP existente tiene casi exclusivamente obligaciones y sólo unos pocos derechos. Se plantea la cuestión de si la Ley de Datos de la UE puede ser útil a este respecto. La Ley de Datos de la UE es un reglamento de la Unión Europea cuyo objetivo es facilitar y promover el intercambio y el uso de datos en Europa. La ley se publicó en el Diario Oficial de la Unión Europea el 22 de diciembre de 2023. El documento, muy detallado, también contiene una sección sobre el cambio de proveedores de nube (hiperescaladores) o el abandono de la nube. El proceso mencionado está aún en fase de desarrollo y todavía no ha finalizado. Los proveedores, como SAP, tampoco disponen aún de toda la documentación necesaria en este momento. Los juristas suponen que la mayoría de los proveedores de nube, como SAP, esperarán a los modelos de contrato de la UE y los incorporarán después a sus propios CGC, ya sea en su forma original o adaptada.

De acuerdo con la normativa aplicable de la UE, desde el 11 de enero de 2024 es posible cambiar o abandonar el proveedor de la nube (salida). Los proveedores también pueden cobrar una tasa por ello. Los contratos modelo de salida de la nube de la UE se introducirán en otoño de 2025, y a partir de
12 de enero de 2027, es obligatorio un cambio gratuito o una oferta de salida. En cualquier caso, sin embargo, el proveedor de la nube está obligado por la Ley de Datos de la UE a apoyar y garantizar la continuación operativa y necesaria de las operaciones de TI. Según la opinión actual, los proveedores en nube tienen, por tanto, una responsabilidad considerable. Además de una estrategia de salida posterior, el denominado contrato Rise en sí también es relevante cuando se pasa a la nube de SAP. Dependiendo de la situación inicial, un contrato Rise-with-SAP está formado por al menos tres componentes que están sólo marginalmente relacionados entre sí.

El primer paso es el contrato de nube, que regula el alquiler en la nube de SAP. El contrato se celebra por un período más largo y puede incluir una cláusula de indexación. Sin embargo, es fundamental que la suscripción a la nube se pague siempre, independientemente de si se ha utilizado alguna vez el sistema S/4 propio. En el peor de los casos, es decir, si el cliente SAP existente tiene que pagar durante años por un piso vacío en la nube, esto puede provocar un verdadero problema.

La prestación del servicio de migración a la nube (conversión) lleva asociados unos costes de honorarios independientes, para los que la empresa SAP pone a disposición un equipo de proyecto dedicado. Existen informes en la comunidad SAP de que también existen equipos de conversión de S/4 con menos experiencia, lo que puede provocar dificultades a la hora de migrar a la nube. En algunos casos, SAP se muestra complaciente y cancela el contrato, pero en última instancia esto no resuelve el problema, ya que existe un tercer componente del denominado contrato Rise.

La tercera parte del denominado acuerdo Rise es un acuerdo de rescisión on-premise. De forma simplificada, la situación es la siguiente: el cliente SAP existente transfiere sus contratos SAP on-premises (R/3 y ECC 6.0) a SAP y, a cambio, recibe un derecho condicional de residencia en la nube de SAP. Lo que parece inofensivo sobre el papel puede resultar problemático en la práctica. El peor de los casos sería un fracaso de la conversión: el cliente SAP existente nunca llegaría a la nube. El cliente no está en posición de retirarse, ya que ha transferido sus derechos on-prem a SAP como parte de la tercera parte del contrato Rise.

Los retos de la gestión de licencias

Otro asunto históricamente cargado que ha costado mucha confianza en los últimos años es la concesión de licencias de uso indirecto (acceso digital). Con "Digital Access", SAP ha establecido un modelo en el que se cobran derechos de licencia por cada documento que no se haya creado a través de un diálogo de SAP. Esto se aplica incluso si el documento fue creado en un sistema de terceros por un usuario con una licencia de usuario nominal válida. Las únicas excepciones son los documentos transferidos desde otras aplicaciones SAP, como Concur, CRM o Ariba. El problema es que la determinación de los documentos que requieren una licencia es insuficiente y contiene errores. Esto dificulta la estimación de los costes. Los expertos en licencias recomiendan encarecidamente analizar detalladamente el uso de aplicaciones de terceros que interactúan con SAP, ya que no todas las transferencias de datos requieren una licencia Digital Access y un recuento incorrecto puede generar costes innecesarios.

La transformación de S/4 va acompañada de cambios significativos en la gestión de licencias. En el ámbito on-prem, las licencias se concedían generalmente en función del uso, es decir, en función del número de transacciones ejecutadas. En cambio, con SAP Cloud y los nuevos modelos S/4, la concesión de licencias se basa en la autorización. Esto implica que los costes de licencia por usuario pueden depender en el futuro del alcance de la autorización y ya no del uso real. Para las empresas que trabajan con conceptos de autorización históricamente crecidos, esto alberga riesgos financieros incalculables. Por tanto, el rediseño del concepto de autorización se está convirtiendo en una cuestión de gran actualidad para los directores financieros.

Ante esta creciente complejidad, es esencial una gestión proactiva de las licencias. Antes de pasar a la nube, es esencial que las empresas consoliden y armonicen sus carteras de licencias. Esto puede suponer un ahorro de hasta el 20% en las tasas de FUE. Es crucial utilizar una herramienta independiente de gestión de activos de software (SAM) y un análisis detallado del uso real, así como del concepto de autorización existente. Debe tenerse en cuenta que las conversiones tabulares o el servicio S/4 Hana Trusted Authorisation Review (STAR) ofrecido por SAP pueden conducir a resultados incorrectos. El servicio STAR clasifica a los usuarios basándose en objetos y campos de autorización. En el caso de los usuarios no clasificados, la clasificación la realiza SAP automáticamente, lo que puede dar lugar a costosas relicencias, ya que la responsabilidad de la optimización de las licencias recae en el cliente.

SAP se esfuerza por mejorar continuamente la precisión y el alcance de la encuesta de uso y puede identificar con mayor eficacia las desviaciones de las condiciones de la licencia. Esto significa que los clientes ya no tienen que confiar únicamente en su propia información. La lista de precios y condiciones (PKL) de SAP es muy compleja, está sujeta a cambios trimestrales e incluye miles de productos de software con diversas métricas y definiciones que difieren entre los productos locales y en la nube.

Las nuevas herramientas "SAP for Me" y "SAP Cloud ALM" se han diseñado para crear más transparencia en el entorno de la nube. SAP for Me ofrece una visión centralizada de los derechos de uso, los contratos y los entornos de sistemas, mientras que Cloud ALM soporta la gestión del ciclo de vida de las aplicaciones en la nube. No obstante, la supervisión en la nube está resultando compleja, aunque debería ser más transparente en comparación con los sistemas on-prem.

La SAP Business Technology Platform (BTP) también desempeña un papel central como base para la transformación empresarial y para la integración y ampliación de soluciones SAP en entornos híbridos. La concesión de licencias tiene lugar a través de modelos de consumo como el CPEA (Cloud Platform Enterprise Agreement) o el BTPEA (BTP Enterprise Agreement). Con estos modelos, los clientes adquieren un saldo de créditos en la nube que se reduce mediante el consumo de servicios. El volumen restante de créditos de nube no utilizados expira al final del año, mientras que la sobreutilización se factura sobre la base del precio de lista.

Los beneficios de SAP y de sus clientes son el objeto de este análisis. El reajuste completo de SAP, en particular el paso a las suscripciones en la nube y el modelo FUE, sirve al objetivo general de aumentar los ingresos por licencias y establecer un modelo de negocio predecible y rentable para SAP. Los críticos se refieren a esto como una "nube Potemkin", una representación engañosa de un futuro más rentable, mientras que los costes reales de reubicación y el aumento de los derechos de licencia representan el aumento de precio oculto.

Las calculadoras del coste total de propiedad ofrecidas por SAP no se consideran representativas para hacer afirmaciones de validez general, ya que no pueden reflejar de forma exhaustiva la complejidad de los procesos y servicios empresariales. El DSAG y un gran número de empresas usuarias se quejan de la falta de transparencia y de la complejidad percibida de los modelos de licencia. El argumento es que el modelo de alquiler puede resultar más caro que S/4 on-prem tras un plazo de cuatro años si se tienen en cuenta los costes puros de la licencia.

La dirección de SAP, encabezada por Christian Klein y Dominik Asam, considera indispensable la estrategia "cloud-first". Klein subraya que la migración a la nube "no es una aventura, sino un servicio" que ofrece un punto de contacto fijo. Todavía existe bastante escepticismo en la comunidad, sobre todo en la región DACH. Muchos clientes siguen prefiriendo operar sus sistemas SAP internamente y, por tanto, confían en on-prem. Esto da lugar a una relación problemática entre SAP y sus clientes actuales, que a menudo se sienten "a merced" de SAP.

Un viaje con incertidumbres

La evolución de las licencias SAP en los últimos tres años ofrece una imagen clara: SAP está empujando a los clientes hacia la nube, impulsada por el deseo de obtener ingresos predecibles y recurrentes. El concepto FUE es el mecanismo central para transferir las licencias locales al modelo de suscripción en la nube. Sin embargo, esta transformación está asociada a una incertidumbre considerable y a un aumento potencial de los costes para los clientes, ya que pierden autonomía de licencia y carecen de una estrategia de salida de la nube claramente definida.

El cambio a las licencias basadas en autorizaciones para S/4 Hana en la nube y las complejas normativas para el uso indirecto requieren una gestión de licencias altamente profesional. Se anima a las empresas a someter sus conceptos de autorización existentes a una revisión crítica y, si es necesario, a rediseñarlos para evitar un exceso de licencias innecesario y costoso. En este sentido, es fundamental analizar con precisión el uso real mediante herramientas SAM independientes.

Para los clientes existentes, el paso a la nube de SAP es una decisión compleja y estratégica que no debe tomarse sin considerarla detenidamente. Para que la negociación tenga éxito, es esencial analizar detenidamente las propias necesidades, las condiciones exactas de la licencia y la capacidad de negociarlas en el diálogo con SAP. Es esencial que las empresas hagan sus "deberes" y busquen el asesoramiento de expertos independientes para evitar las trampas de los nuevos modelos de licencia y evitar un desastre financiero provocado por la transformación digital. La comunidad SAP actúa como plataforma para intensos debates e intercambio de experiencias, ya que muchos usuarios trabajan juntos para encontrar el mejor enfoque en este complejo panorama de licencias.