Fuera lo viejo y dentro lo nuevo

Cambiar a una nube híbrida para las soluciones de RRHH/HCM, especialmente con la introducción de SAP SuccessFactors, puede ser como mudarse de un piso viejo a uno nuevo y moderno. A primera vista, el cambio parece sencillo: dejar atrás lo viejo y mudarse a lo nuevo. Sin embargo, al igual que en una mudanza real, también existen algunos obstáculos al migrar a la nube híbrida. En particular, la limpieza del sistema antiguo desempeña un papel clave para una transición sin problemas.

Imaginemos que el sistema antiguo es el piso viejo. Tiene encanto, pero ya tiene sus años. El plano está anticuado y se ha acumulado mucho desorden innecesario a lo largo de los años. Hay cosas en los trasteros y el sótano que hace tiempo que están en desuso. La situación es similar en muchos sistemas de RRHH: No son infrecuentes las estructuras de datos confusas, la información redundante y los procesos que no cumplen los requisitos actuales. La nueva solución en la nube - SuccessFactors - es un moderno piso de nueva construcción con un plano claro y estructurado, tecnologías inteligentes y espacio para herramientas y procesos innovadores. Antes de mudarse a su nuevo hogar -la nube híbrida- es necesario hacer un inventario exhaustivo y limpiar el sistema antiguo.

Inventario: ¿Qué debe desaparecer?

El primer paso en una mudanza es hacer balance. ¿Qué debe ir al nuevo hogar y qué puede desecharse? Los departamentos de RRHH también deberían realizar un inventario detallado de sus datos y procesos actuales. El objetivo es identificar los datos sin importancia y los registros de datos que ya no se utilizan. La limpieza de datos desempeña aquí un papel fundamental, ya que las ventajas del nuevo entorno sólo pueden aprovecharse plenamente mediante la optimización selectiva de la información existente.

Una parte esencial de la limpieza de datos se refiere a los datos organizativos. Constituyen la base de muchos procesos de RRHH y deben revisarse cuidadosamente. A lo largo de los años, a menudo se han acumulado en el sistema datos y estructuras obsoletos, como puestos o unidades organizativas obsoletos. Antes de la migración, es importante identificarlos, borrarlos o delimitarlos. Los puestos antiguos o duplicados deben reconsiderarse, ya que pueden organizarse de forma diferente en la nube.

Las asignaciones de funciones poco claras, como las demarcaciones imprecisas entre responsables y adjuntos, también pueden causar problemas posteriores. Es importante comprobar que los planes de puestos están actualizados para garantizar una base sólida para la futura organización en la nube.

Pieza clave de RRHH: los datos de los empleados

Los datos de los empleados -la pieza central del sistema de RRHH- también deben depurarse cuidadosamente. Deben ser de la máxima calidad en el nuevo entorno para proporcionar información fiable. El primer paso es decidir qué datos de personal son necesarios y cuáles son redundantes u obsoletos. Algunos datos son "útiles", pero no absolutamente necesarios. La estructura de las asignaciones organizativas, como la definición de departamentos y puestos, debe comprobarse para asegurarse de que está actualizada y se ajusta a su finalidad. La migración ofrece la oportunidad de mejorar las estructuras existentes y hacerlas más eficientes. Un paso clave aquí es la asignación de los datos entre el antiguo sistema SAP y la nueva solución en la nube. Unas reglas claras garantizan que toda la información se transfiera de forma estandarizada y sin errores.

Además de las medidas específicas de limpieza de datos de la organización y de los empleados, deben tenerse en cuenta consideraciones generales del sistema para completar con éxito la migración. Un aspecto es la internacionalización de los datos. Deben tenerse en cuenta los requisitos internacionales a la hora de definir los valores de validez, los rangos numéricos y las estructuras de datos, especialmente en el caso de las empresas globales. La nomenclatura y la utilización de los portlets deben diseñarse de forma que cumplan los requisitos de los distintos países. Las opciones de filtrado para la transferencia de datos deben definirse antes de la migración. Esto ayuda a sincronizar sólo la información relevante y a evitar volúmenes de datos innecesarios. Los ejemplos subrayan la importancia de la integridad de los datos maestros.

Una limpieza exhaustiva de los datos aporta ventajas que facilitan todo el proceso de migración a la nube híbrida y hacen que la nueva solución de RRHH sea más eficiente a largo plazo. La limpieza exhaustiva de los datos es uno de los factores clave para el éxito de la migración a la nube híbrida. Al igual que al cambiar de casa, el objetivo es deshacerse del lastre viejo y optimizar el inventario existente. Esto crea una base sólida para utilizar las nuevas tecnologías y funciones de SuccessFactors. Los proyectos de este tipo representan un gran reto para las empresas y sus interlocutores. Por ello, es aconsejable contar con el apoyo de profesionales de la consultoría de confianza.

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