Stabilo International: Escribiendo el futuro con S/4 Hana

En más de 180 países de todo el mundo, "Stabilo" evoca la imagen inconfundible de un rotulador fino o un subrayador de colores brillantes. El fabricante de bolígrafos Stabilo International cuenta ya con 168 años de historia y sigue siendo una empresa familiar. Durante este tiempo, la empresa, con sede en Heroldsberg, cerca de Núremberg, se ha convertido en un grupo con una red internacional de centros de producción y sucursales, y lleva más de dos décadas confiando en SAP como sistema ERP para la mayoría de sus estructuras de producción y ventas.

Por tanto, Stabilo es decididamente "SAP-minded", aunque el uso de SAP ECC 6.0 ha dado lugar a procesos distintos, estructuras complejas y numerosos desarrollos a medida en los últimos 20 años. En el curso de los estudios llevados a cabo por Christian Stücke, director de TI de Stabilo International, a partir de 2015, esto condujo a una evaluación clara: Stabilo, una empresa con una larga tradición, se enfrentaba a la complejidad de su sistema ERP, que ya no debía utilizarse tal cual, sino revisarse a fondo.

Decisión a favor del Big Bang

A partir de este punto, Stabilo debatió la idea de una transformación integral del panorama ERP. Por un lado, mapear y armonizar de forma óptima las complejas e internacionales estructuras de producción y ventas en un sistema ERP y evitar más desarrollos individuales. Por otro lado, Stabilo también era consciente de la importancia económica de un sistema moderno e integrado. Con el lanzamiento al mercado de S/4 Hana por parte de SAP, a esto se sumó la perspectiva de cambiar a S/4 Hana algún día de todos modos.

¿Campo verde o marrón?

Esto dejó a Stabilo con la cuestión del enfoque óptimo para la transformación de ECC 6.0 a S/4: ¿verde o marrón? Finalmente, se optó por un enfoque holístico que combinara la transformación estructural con la migración técnica a S/4. De este modo, se consolidaron los efectos organizativos y se crearon nuevas estructuras en un entorno verde. Esto condujo a una consolidación de los efectos organizativos y a la creación de nuevas estructuras en un terreno baldío: Racionalización, normalización, racionalización y simplificación. La ejecución efectiva del proyecto "B4CKBONE" duró un total de tres años y medio, y el big bang tuvo lugar simultáneamente en 13 países en febrero de 2023.

Proyecto de transformación en detalle

Para la implantación del proyecto de transformación "B4CKBONE", Stabilo eligió a la consultora de SAP NTT DataBusiness Solutions -entonces todavía Itelligence- en el marco de una licitación. "Optamos por un consultor que pudiera demostrar su experiencia en procesos y su conocimiento del sector", afirma Christian Stücke, Director de TI de Stabilo International.

NTT DataBusiness Solutions apoyó el proyecto de transformación en las áreas de gestión de proyectos, análisis de procesos, consultoría, definición, implantación, desarrollo, migración de datos y puesta en marcha. El objetivo del proyecto era rediseñar los procesos principales (greenfield) y adaptarlos en la medida de lo posible al estándar SAP (enfoque fit-to-standard). El objetivo era aumentar la agilidad y rapidez de la organización mediante procesos más manejables.

Para Stabilo, "B4CKBONE" fue mucho más que una simple transformación de S/4. Abarcó toda la actividad principal, así como una reorganización de los procesos centrales en las áreas de planificación, ventas, logística, compras, producción, contabilidad y controlling. También se implantaron dos nuevas soluciones, SAP IBP y SAP EWM.

Alrededor de 80 empleados de Stabilo International también participaron activamente en la transformación, incluidos unos 20 especialistas internos de SAP y 60 representantes de los departamentos especializados, que apoyaron el proyecto con definiciones de procesos, pruebas y como usuarios clave.

La consultoría es y sigue siendo un negocio de personas con dos caras. En muchos de los subproyectos, hubo una base viable entre la experiencia interna y la externa desde el principio, mientras que en otros los expertos de Stabilo y NTT DataBusiness Solutions tardaron un poco más en ponerse de acuerdo sobre un denominador común y alinear sus expectativas. "En los últimos doce meses, todo el mundo estaba centrado en el objetivo y sabía lo que había que hacer", resume Christian Stücke. Junto con el equipo profesional de Stabilo y el experimentado equipo del consultor de SAP, fue posible lograr una mejora sostenible del panorama de procesos.

Factor de éxito humano

Además de todos los aspectos técnicos y metodológicos, las personas son el factor de éxito más importante para las iniciativas de procesos empresariales. En Stabilo, esto requería, en particular, la voluntad de los empleados de todos los departamentos de aceptar el cambio en el panorama ERP y, sobre todo, el enfoque greenfield. Esto significaba decir adiós a las soluciones individuales, algunas de las cuales habían sido desarrolladas internamente y utilizadas durante décadas, en favor de una solución global.

Resultó especialmente valioso que los jefes de subproyecto del proyecto de transformación tomaran decisiones colectivamente, lo que propició un mayor entendimiento entre los distintos departamentos. "La transformación nos costó tiempo y energía, pero también aportó cambios significativos", afirma Christian Stücke, resumiendo sucintamente el proyecto de transformación. En concreto, la introducción de SAP S/4 Hana ya ha aportado las primeras mejoras visibles, por ejemplo en el área de análisis.

Aunque el aumento de la eficiencia es gradual, ya se nota: los departamentos especializados pueden acceder a los datos más rápidamente. Los procesos de planificación, que antes duraban doce horas, se han reducido a poco más de dos. También se valora positivamente la nueva usabilidad gracias a Fiori.

Preparados para los negocios del futuro

La transformación de SAP ECC 6.0 a S/4 Hana en Stabilo International está orientada al futuro: no sólo ha renovado el sistema ERP, sino que también ha mejorado fundamentalmente la flexibilidad organizativa. Por último, pero no por ello menos importante, Stabilo International ha mapeado ahora la mayoría de los requisitos a través de estándares, lo que ofrece más margen para ajustes futuros y relevantes para el mercado. Con el enfoque greenfield y la nueva usabilidad a través de Fiori basada en la moderna plataforma SAP, Stabilo puede ahora apoyar de forma óptima el negocio del futuro. El camino hacia una mayor estandarización, más flexibilidad y más futuro se dominó con éxito como parte del proyecto de transformación gracias a la experiencia interna y externa.

stabilo.com/es

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