Finanzas y controlling modernos en la comunidad SAP como opción de S/4: configuración del futuro con Composable Enterprise

Las fronteras se están rompiendo: los clientes actuales de SAP también buscan soluciones ERP más allá de la lista de precios y condiciones (PKL) de SAP. Una de las competencias básicas de SAP desde hace mucho tiempo son las finanzas con los módulos tradicionales del R/3 FI, AM y CO - como contabilidad, contabilidad patrimonial y controlling. Sin embargo, la moderna planificación de la cadena de suministro, la gestión del capital humano y la gestión de las relaciones con los clientes, así como otras funciones ERP, requieren un nuevo enfoque de la planificación financiera. Actualmente, el Director Financiero es más un timonel que un contable. El director financiero es también un gestor de activos y un controlador último, lo que significa que necesita nuevas herramientas. El proveedor nativo en la nube Workday ha encontrado una respuesta a muchos de los retos de las finanzas modernas.

La revista E3 organizó una mesa redonda para debatir las posibilidades y oportunidades de la suite de finanzas de Workday para los actuales clientes de SAP. La mesa redonda virtual tuvo lugar el 3 de julio y se retransmitió en directo a través de YouTube y LinkedIn. Los participantes fueron Frank Mens, Partner Executive de Workday, Alexander Rauchstädt, Senior Manager en Digital Performance Management de Deloitte, Jörg Waschkowitz, Management Consulting Finance de PWC, y Johannes Hiemer, CEO en Alemania de Evoila, como usuario y, por tanto, prueba de concepto en la mesa redonda E3. La grabación es gratuita en disponible en el canal de YouTube del E3.

¿Por qué Workday? "Ahora somos una alternativa real en el mercado de habla alemana y muchas empresas nos buscan activamente", explica el director de Workday, Frank Mens, al inicio del debate del E3. "Los clientes se enfrentan a menudo a la decisión: ¿Siguen como hasta ahora o buscan alternativas? Y ya nadie puede evitar Workday".

Por supuesto, todo sistema financiero tiene que ofrecer funciones básicas como contabilidad y cierre. Pero como proveedor estadounidense, esto supuso inicialmente un reto para Workday en Alemania. "Sin embargo, hemos superado con éxito este obstáculo y contamos con certificados en Alemania, Austria y Suiza", explica Frank Mens. "El punto clave, sin embargo, es cómo posicionamos las finanzas en un nivel más estratégico. Permitimos a los departamentos financieros sentarse a la mesa cuando se trata de tomar decisiones importantes, dar forma al futuro e impulsar el cambio. Esa es la principal razón por la que las organizaciones eligen Workday. No se trata solo de contabilidad: cualquiera puede hacerlo".

Planificar y pensar estratégicamente

La nueva generación de software financiero debe ayudar a las empresas a planificar de forma más estratégica y a mirar hacia el futuro. "Nuestro objetivo es ofrecer más transparencia y agilidad para que las empresas puedan reaccionar más rápidamente a los cambios y adaptar sus procesos", confirma Frank Mens, responsable de Workday. Los departamentos financieros, y no sólo los de los actuales clientes de SAP, están impulsando esta agilidad. Al hacerlo, proporcionan al nivel C valiosos conocimientos.

En el caso de innovaciones ERP como una suite financiera estratégica, la pregunta que naturalmente se plantea a un cliente SAP ya establecido es: ¿cómo puede tener éxito el cambio, la transformación digital? "La gestión del cambio es un aspecto crucial y creo que se trata esencialmente no solo de informar a las personas de la empresa, sino de llevarlas realmente contigo", subrayó el directivo de Deloitte Alexander Rauchstädt en el debate en directo del E3. "Se trata de crear confianza y guiar a los empleados paso a paso a través del proceso de cambio".

Jörg Waschkowitz, de Management Consulting Finance en PWC, confirma la afirmación de su colega de Deloitte: "Se trata de establecer una comunicación clara y garantizar que todo el mundo entienda por qué son necesarios estos cambios. Un componente clave es implicar activamente a los empleados en el proceso y tener en cuenta sus puntos de vista. Esto ayuda a reducir la resistencia y promover una actitud positiva hacia los cambios". Y de nuevo Alexander Rauchstädt: "Nuestro trabajo como consultores no es solo apoyar la implantación técnica, sino también garantizar que las personas de la empresa entiendan los cambios y se sientan cómodas con ellos. A menudo colaboramos estrechamente con los directivos para garantizar que comunican y ejemplifican de forma creíble los cambios en la empresa."

Parece importante adoptar un enfoque estructurado. Los talleres son un componente muy importante porque permiten a los consultores de Deloitte y PWC trabajar directamente con los empleados y abordar sus preguntas y preocupaciones específicas. "También aportamos modelos y enfoques probados que ya hemos utilizado con éxito en muchos proyectos", explica Jörg Waschkowitz, y añade: "Pero no se trata sólo de talleres. También tenemos varias herramientas y métodos que utilizamos para apoyar todo el proceso".

Z. Por ejemplo, trabajamos con enfoques de gestión del cambio y gestión de la transformación adaptados específicamente a los requisitos de la plataforma Workday. De este modo, nos aseguramos de que todo el proceso se desarrolle sin problemas y de que los cambios en la empresa sean sostenibles."

En la mesa redonda del E3, el responsable de Workday, Frank Mens, aclaró las afirmaciones de los consultores de Deloitte y PWC: "Nuestra plataforma es muy buena orientándose a las necesidades de las personas, temas como el New Work, es decir, los modelos de trabajo híbridos y remotos, y la colaboración de equipos en todo el mundo a través de la nube. Pero también temas como la inteligencia artificial, que ponemos al alcance de todos para crear valor añadido sin perder de vista a las personas. Se trata tanto de la seguridad de los datos como de su uso y calidad para la toma de decisiones. También se trata de mapear y automatizar procesos dentro de la empresa. Eso es algo que aporta nuestro software".

En el debate de E3 YouTube queda claro que la experiencia en soluciones basadas en procesos conduce a la meta. Workday Finance Suite suele estar integrada en un sistema ERP de nivel superior, por lo que se requiere un análisis holístico por parte de los socios de Workday, Deloitte y PWC, tal y como explica el consultor de PWC Jörg Waschkowitz: "Cuando hablamos de la implantación de un ERP, partimos de la base de que hemos seleccionado la solución ERP adecuada. Apoyamos a nuestros clientes en este proceso. Así es como entré en el ecosistema de Workday en 2017. Muchas empresas se acercaron a nosotros porque buscaban alternativas a su proveedor de ERP actual. Entonces identificamos Workday como la solución adecuada para el mercado alemán."

Todos los participantes en la mesa redonda E3 coinciden en que es una gran decisión iniciar un nuevo proyecto de ERP. No se trata sólo de los costes de licencia o de implantación, sino también de un gran esfuerzo interno. Hay que aportar personas y recursos, normalmente además de su trabajo habitual. "La transparencia es crucial para elegir la solución adecuada y planificar el proyecto correctamente. Un calendario ambicioso es importante, pero también lo es que los empleados estén bien integrados en el proyecto", subraya Jörg Waschkowitz.

Alexander Rauchstädt, de Deloitte, sabe por numerosos proyectos con clientes que la tarea de los consultores es aportar las mejores prácticas, saber cómo se implantan en Workday y ayudar a los clientes a dejar atrás procesos antiguos e ineficaces. "Por supuesto que hay resistencia", dice Rauchstädt, "pero como consultores, moderamos el proceso y nos aseguramos de que el sistema no se personalice demasiado. De ese modo, sigue siendo actualizable y puede seguir desarrollándose". Jörg Waschkowitz, de PWC, añade: "Un proyecto de ERP afecta a muchas personas de la empresa. La gestión del cambio empieza con la selección de la solución. Hay que implicar a los equipos desde el principio, disipar sus temores e integrarlos poco a poco en el proceso."

Suite financiera con IA

La inteligencia artificial es un punto de venta único clave en todos los productos de Workday Cloud. Para los departamentos financieros, esto significa poder preparar las decisiones más rápido y mejor. Por ejemplo, en el clásico proceso de cierre financiero. "Las contabilizaciones se suelen hacer hasta el último día, entonces se cierran los libros y se empieza a comprobar si todo ha sido correcto", afirma Frank Mens, responsable de Workday, para explicar el reto. "Hay que buscar valores atípicos y errores de contabilización para garantizar un cierre limpio. Eso puede llevar de tres a cuatro días. Lo que hacemos es comprobar continuamente el sistema en busca de anomalías de contabilización mediante un algoritmo de IA. Este algoritmo analiza más de 10.000 transacciones y reconoce lo que es una contabilización atípica o un error de contabilización. Esto permite a los departamentos de contabilidad identificar y corregir errores en tiempo real, lo que reduce significativamente el tiempo necesario para cerrar el mes."

Sin embargo, los modelos de IA sólo funcionan si se dispone de datos suficientes para entrenar los algoritmos. Una empresa de tamaño medio en Alemania no suele disponer de la base de datos necesaria para utilizar la IA con eficacia. "En Workday tenemos millones de transacciones diarias y muchos de nuestros clientes nos permiten utilizar datos anonimizados y protegidos para entrenar los algoritmos. Este es el punto fuerte de Workday en el campo de la IA", subraya Frank Mens.

Hay rumores de que el Código de Comercio alemán (HGB) es menos conocido en Workday. ¿Es esto un problema o se puede confirmar que Workday cumple los requisitos legales locales en los respectivos países? Frank Mens: "En absoluto. De lo contrario, no tendríamos el gran número de clientes en distintos países, como Johannes con Evoila. Si no pudiéramos hacerlo, no habría clientes y las asociaciones con consultores como Deloitte o PWC también serían difíciles. Apoyamos la jurisdicción local en los respectivos países y el número de nuestros clientes y nuestra red de socios demuestran claramente que estos rumores son infundados."

Johannes Hiemer, Consejero Delegado de Evoila en Alemania, ofrece una prueba de concepto: "Empezamos a funcionar en noviembre del año pasado y actualmente estamos trabajando en la implantación en varios países. Actualmente utilizamos las funciones de IA sobre todo para la validación de reservas. Nuestros colegas de contabilidad ya la utilizan de forma muy activa. Este año, estamos siguiendo la evolución de la asistencia de la IA y tenemos previsto desplegar estas funciones a mayor escala el año que viene, cuando todos los países estén en la plataforma."

Los despliegues de ERP han sido un reto diario en la comunidad SAP desde el principio, como explica Johannes Hiemer: "Hicimos un movimiento inteligente al principio al ponerlo en marcha no sólo en Alemania, sino también en Austria. Esto nos proporciona una configuración internacional. Hemos tenido en cuenta las diferencias entre los países, por ejemplo en la legislación laboral. Actualmente estamos implantando el sistema en Polonia y Bosnia. Los plazos de implantación son más cortos que en las primeras implantaciones en Alemania y Austria, pues ya hemos desarrollado procesos normalizados y una buena base". Johannes Hiemer está especialmente orgulloso de los breves plazos de implantación: "Es una mezcla de todo. Hemos intentado racionalizar los procesos y estandarizarlos a nivel internacional. Junto con PWC, analizamos críticamente qué procesos podían mejorarse durante la fase inicial. Una plataforma estandarizada basada en configuraciones básicas y centrada en los deltas facilita mucho las implantaciones".

Incluso sin modificaciones

¿Hasta qué punto se adaptan la estructura organizativa y los procesos de una empresa cuando Workday Finance entra a formar parte de ella? Es una buena pregunta, afirma Alexander Rauchstädt y explica: "Hoy en día adoptamos un enfoque diferente. Por regla general, ya no empezamos desde cero documentando los procesos existentes del cliente durante años y luego desarrollando laboriosamente nuevos procesos objetivo. En su lugar, traemos nuestros procesos probados, que consideramos eficientes, altamente automatizados y conformes. Nuestro objetivo es mantenernos lo más cerca posible del estándar, ya que esto ofrece muchas ventajas, como futuras actualizaciones y una mayor eficiencia. Al implantar Workday Finance, examinamos los procesos del cliente y comprobamos cómo pueden aplicarse a ellos nuestros procesos estándar. A continuación, nos preguntamos por qué estos procesos estándar podrían no funcionar para este cliente en particular y los adaptamos si es necesario".
La decisión sobre el grado de adaptación de Workday Finance a los procesos existentes o viceversa suele tomarla el equipo del proyecto de implantación.

Frank Mens comenta: "El equipo trabaja en estrecha colaboración con el cliente para garantizar que encontramos la mejor solución. El coste de la personalización es un tema importante y es crucial que todas las partes implicadas entiendan claramente lo que se necesita y los costes que conlleva."

PWC recomienda a los clientes que se ciñan lo más posible a la norma para aprovechar al máximo las ventajas del sistema y lograr una implantación eficaz. "Por supuesto, también tenemos en cuenta las necesidades específicas del cliente y trabajamos juntos como socios para encontrar el equilibrio adecuado", concluye Jörg Waschkowitz. "En resumen, esto significa que la adaptación de procesos y sistemas es un proceso conjunto en el que aportamos nuestra experiencia teniendo en cuenta los requisitos del cliente. Se trata de encontrar la mejor solución posible que integre el proceso estándar y a la vez satisfaga las necesidades específicas del cliente."

workday.com

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