Digitalizar los departamentos de RRHH

Manténgase competitivo con la gestión automatizada de documentos de RRHH

La automatización de los procesos documentales de RRHH es un buen punto de partida. Cualquiera que trabaje en departamentos de RRHH sabe que, a menudo, los documentos siguen creándose manualmente de forma laboriosa. Esto lleva mucho tiempo y puede dar lugar a errores de transmisión, que a su vez pueden tener consecuencias legales. Además, la escasez de trabajadores cualificados supone una carga para los departamentos de RRHH, y los expertos en RRHH también escasean. El endurecimiento periódico de los requisitos de documentación en virtud de la legislación laboral, como la nueva Ley de Verificación del 1 de agosto de 2022, también supone un trabajo adicional para los profesionales de RRHH. 

Un enfoque de solución eficaz para aliviar la carga se llama: gestión digital de documentos de RRHH. Esto permite automatizar las tareas rutinarias y controlar los procesos de forma sencilla y centralizada. Un flujo de trabajo organizado de este modo, si se implementa cuidadosamente, tiene el potencial de aliviar considerablemente al departamento de RRHH y, por tanto, de fortalecer a la empresa en la intensa competencia de la búsqueda de talentos. Porque los candidatos quieren recibir una respuesta rápida y sin complicaciones. Los que tienen que esperar demasiado para obtener su contrato de trabajo, por ejemplo, pueden firmar con la competencia. Pero, ¿por dónde deben empezar las empresas con el proceso de digitalización?

Expediente personal digital

La base del éxito de la digitalización de los procesos documentales de RRHH es el expediente digital del personal. Al fin y al cabo, los documentos generados automáticamente tienen que almacenarse en algún sitio e, idealmente, debería ser en un lugar al que -dependiendo del tipo de documento- los empleados autorizados puedan acceder de forma centralizada. El expediente digital de personal es mucho más complejo que una carpeta de disco normal y corriente. Se trata de una solución de plataforma central en la que se puede acceder a todos los datos y documentos de RRHH importantes de un empleado de una manera que cumpla la normativa. 

Casi todos los documentos de personal que surgen en el transcurso de la trayectoria de un empleado pueden generarse automáticamente. Con el software inteligente de RR.HH., para un directivo no supone ningún problema generar el contrato de trabajo cómoda y directamente durante la entrevista de trabajo, incluso a través de un dispositivo móvil y desde la oficina en casa. Junto con el candidato deseado, el gestor marca todos los puntos relevantes del contrato, por ejemplo la fecha de inicio o el salario. Los datos de personal y la descripción del puesto se introducen automáticamente desde el sistema HCM. En el último paso, el contrato de trabajo se genera a partir de módulos de texto predefinidos y protegidos legalmente con un clic del ratón, y el candidato puede firmarlo inmediatamente de forma digital. Los cambios posteriores pueden realizarse en cualquier momento.

Otros documentos a lo largo del itinerario del empleado, como las referencias, los certificados del empleador o la documentación sobre el permiso parental, también están en gran medida normalizados y, por tanto, pueden automatizarse sin gran esfuerzo. Idealmente, al final del proceso de digitalización, el departamento de RRHH ya no necesita intervenir con muchos documentos. El empleado simplemente consulta los certificados necesarios cómodamente en autoservicio. 

Pero antes de que las empresas inicien precipitadamente procesos de digitalización bajo una presión competitiva cada vez mayor, deberían analizar detenidamente qué solución de RRHH de qué proveedor les conviene más. La primera prioridad de una solución de gestión documental es la facilidad de uso, especialmente en un contexto de escasez de trabajadores cualificados. Los usuarios no suelen ser profesionales especializados en TI. Por lo tanto, todo debe ser tan intuitivo como se conoce de interfaces convencionales como las compras en línea. Tampoco debe haber trabajo adicional para el departamento informático, aparte de la implementación. Porque aquí es donde el problema de los trabajadores cualificados es especialmente flagrante en la mayoría de las empresas. 

Una solución intuitiva en la nube ofrece aquí muchas ventajas. Sólo en una nube externalizada pueden gestionar el software de RRHH incluso los equipos informáticos más pequeños. Porque aquí el proveedor es responsable del mantenimiento, el funcionamiento y las actualizaciones. Una solución de este tipo también es rápida y fácil de instalar. Además, la nube es flexible y accesible desde cualquier lugar a través de dispositivos móviles, lo que facilita el trabajo híbrido. Si las empresas quieren estar completamente seguras, deben optar por una solución en la nube que esté alojada en un país que cumpla la DSGVO. De este modo, la transformación digital saldrá adelante sin problemas y los departamentos de RRHH podrán poner de su parte para que sus empresas sigan siendo competitivas.