La facturación electrónica se convierte en la nueva norma

En el entorno B2B, la facturación electrónica obligatoria ya existe en algunos países europeos. En Alemania se está debatiendo actualmente y, al menos en el sector B2G (Business-to-Government), ya es parcialmente obligatoria. Cabe suponer que el mundo empresarial seguirá ahora su ejemplo. Especialmente las empresas que mantienen relaciones comerciales internacionales difícilmente podrán evitar el tema.

¿Qué significa realmente facturación electrónica? Significa elegir un formato legible por máquina para las facturas, de modo que sea posible la automatización total por ambas partes (comprador o proveedor). El documento debe emitirse, transmitirse y recibirse en un formato de datos estructurado, y de tal forma que el destinatario pueda procesarlo automática y electrónicamente. A Facturas electrónicas en el sistema ERP y enviarlo a través de una de las posibles vías de transmisión, existen las correspondientes soluciones de software.

La facturación electrónica reduce el tiempo de procesamiento en el lado del destinatario entre un 50 y un 60 por ciento.

En el extremo receptor, a su vez, los sistemas informáticos aceptan las facturas electrónicas, las procesan y las integran en sus propios sistemas de pedidos, contabilidad y tramitación. Las empresas que han instalado un sistema electrónico y automatizado de tramitación de facturas de este tipo afirman que los plazos de tramitación son entre un 50 y un 60 por ciento más cortos. Además, se observa un aumento significativo de la transparencia (ventaja en los estados financieros mensuales y anuales) y una mejor utilización de los descuentos por pronto pago. Como fabricante de software especializado en la tramitación de facturas, el Grupo xSuite a sus clientes, especialmente en el ámbito de la facturación electrónica. Su solución "Interface E-Invoice" recoge las facturas XML entrantes de cualquier formato, lee su contenido y transfiere automáticamente la información relevante a los campos correspondientes en SAP. Los flujos de trabajo digitales, desarrollados por el Grupo xSuite, se encargan del posterior procesamiento de la factura.

Bases para la transformación digital

En el pasado, se requería mucho trabajo manual a lo largo de la cadena de procesamiento de facturas. Ahora que las soluciones de flujo de trabajo digital se están encargando de tareas tediosas y propensas a errores, las empresas se están beneficiando más allá de los límites de su departamento de contabilidad. El procesamiento automatizado de facturas es, por tanto, el siguiente paso para que las empresas aprovechen plenamente el potencial de la digitalización y la automatización. Es la base de la transformación digital, que no funciona sin digitalización. El trabajo distribuido, como se ha hecho necesario en los dos últimos años, solo funciona igual de bien que en las operaciones presenciales si los documentos empresariales se generan, envían y archivan digitalmente en lugar de en papel. Las facturas son un buen ejemplo de ello, ya que son un tipo de documento muy común en las empresas. Cuanto mayor sea el grado de facturación electrónica, mejor será la digitalización y, por tanto, la transformación digital.

Otro factor que impulsa la introducción de procesos de facturación electrónica es la necesidad de cumplir con los requisitos normativos y legales, cada vez más nuevos. Actualmente existen en todo el mundo programas de IVA o impuesto sobre bienes y servicios. Este tipo de impuesto se ha convertido rápidamente en el impuesto sobre transacciones más importante del mundo. Al mismo tiempo, sin embargo, es también una fuente de fraude fiscal. Esto se debe a que las empresas que no declaran correctamente todo su volumen de transacciones evitan pagar (parte de) sus impuestos, lo que en última instancia conduce a una creciente brecha del IVA. La facturación electrónica obligatoria, que actualmente es objeto de acalorados debates como parte de un sistema de declaración digital en Alemania, puede contrarrestar esta situación.

Formato y vías de transmisión

XML se ha convertido en el formato estándar mundial para las facturas electrónicas, incluidos XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing 3.0, Factur-X e InvoiceNow. Los portales en línea son el canal de transmisión preferido, idealmente basado en la contratación pública paneuropea internacional en línea (PEPPOL). A través de la red PEPPOL, las organizaciones conectadas pueden intercambiar documentos comerciales de forma segura y enviar facturas electrónicas a empresas y autoridades. PEPPOL es comparable al correo certificado con acuse de recibo; según los expertos, se establecerá como el canal de envío del futuro y ya se utiliza en todo el mundo más allá de las fronteras de la UE.  

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