S/4 como nuevo comienzo en la gestión de licencias SAP

Por qué es tan importante y qué hay que tener en cuenta en la transformación de S/4 Hana desde el punto de vista de las licencias se examinará con más detalle en este artículo. La cuestión que inevitablemente surge aquí, si en la nube o en las instalaciones, depende en última instancia de la estrategia corporativa respectiva y debe considerarse individualmente para cada empresa.

El 4 de febrero del año pasado, SAP anunció en un comunicado de prensa que sólo ofrecería mantenimiento general para las aplicaciones básicas de SAP Business Suite 7 (ERP/ECC 6.0) hasta finales de 2027 y, a continuación, ofrecería mantenimiento ampliado opcional hasta finales de 2030. Esto aumenta la presión para migrar al nuevo sistema S/4. La próxima migración de muchos clientes existentes también va acompañada de la oportunidad de reducir la complejidad históricamente creciente del panorama de licencias y aumentar así la transparencia. A largo plazo, esto tiene el potencial de reducir el esfuerzo necesario para las auditorías anuales.

S/4 local

El número, a menudo confuso, de contratos, anexos, suplementos, adiciones y rescisiones puede sustituirse por un panorama de contratos manejable, que ofrece un nuevo comienzo en la gestión de licencias SAP. Sin embargo, para utilizar la transformación de S/4 en su propio beneficio, los clientes existentes deben tener o construir un conocimiento profundo de su situación actual de licencias SAP, antes de las negociaciones contractuales. De lo contrario, las empresas corren rápidamente el riesgo financiero de que las licencias adquiridas como parte de la transformación no se correspondan con el consumo real de licencias.

Simplificación y estandarización: eso es lo que promete SAP con S/4 Hana y ofrece un nuevo modelo de licencias para ello. En el ámbito local, el modelo consta de los componentes acceso directo del usuario, uso indirecto, línea de negocio (LOB) y soluciones sectoriales, así como Hana. Pero, ¿cuáles son exactamente las opciones para una migración on-premises?

Conversión S/4

Conversión del sistema, nueva implementación o transformación selectiva: los clientes actuales de SAP deben considerar detenidamente la forma de migración técnica. Mientras que SAP sólo puede elegir el camino de la nueva implementación para la migración a la nube, la cuestión para las empresas del área on-prem es si el sistema existente debe convertirse en su totalidad, implementarse un sistema completamente nuevo o transformarse el entorno del sistema. SAP responde a esta pregunta con los enfoques brownfield, greenfield y bluefield. Además, las empresas deben analizar si les conviene más la vía de la conversión de productos o la conversión de contratos.

Conversión de productos

Con Product Conversion, las licencias existentes pueden convertirse gradualmente a las soluciones S/4 correspondientes para cada producto (conversión uno a uno). Las empresas mantienen sus contratos y acuerdos marco existentes; las soluciones ECC 6.0 y S/4 Hana pueden funcionar en paralelo. Sin embargo: sólo aquellos productos que también se posean en el momento de la transformación pueden convertirse en los respectivos equivalentes de S/4 como parte de la conversión de productos. La limitación aquí se refiere a las soluciones que ya existen en S/4 Hana.

No todas las licencias tienen un equivalente en el área de S/4 Hana. Además, debe adquirirse necesariamente el paquete "S/4 Hana Enterprise Management for ERP Customers", con el que los Named Users pueden acceder al Digital Core de S/4. Aunque las empresas pueden seguir utilizando bases de datos de terceros para sus soluciones ERP/ECC, esto no es posible para las soluciones S/4 Hana. Por lo tanto, las empresas también deben adquirir una plataforma SAP Hana.

Paquete de compatibilidad

Dependiendo del producto y de la situación del contrato, las empresas pueden recibir un crédito del 100% sobre sus antiguos productos. Sin embargo, la base de mantenimiento no puede reducirse, según SAP. Si para un producto S/4 se requiere el denominado paquete de compatibilidad, la conversión no es posible en el caso de la conversión del producto - en este caso, las empresas deben esperar hasta que SAP haya desarrollado una solución S/4 completa para el producto. 

La conversión de productos permite a los clientes conservar las condiciones de licencia históricamente "buenas". Del mismo modo, la conversión de usuarios designados no suele ser posible. Esto ofrece a los clientes actuales de SAP la oportunidad de migrar a los productos S/4 a su propio ritmo. Actualmente no existe una fecha límite en la que deba completarse la transformación. En comparación con la conversión de contratos, también existe la ventaja para las empresas de poder conservar sus tipos de usuario especiales, si existen.

Conversión de contratos

La conversión de contratos es un evento único en el que la empresa intercambia la totalidad de su contrato existente por una nueva lista de materiales (BoM) de S/4 Hana. Los clientes de SAP pueden recibir un crédito del 100 por cien del valor del contrato existente. Sin embargo, el crédito total se limita al 90 por ciento del valor de la nueva lista de materiales. En concreto, esto significa que la base de mantenimiento de la nueva lista de materiales aumentaría. A diferencia de la conversión de productos, SAP permite que las soluciones ECC que aún no tienen un equivalente en S/4 sigan utilizándose mediante paquetes de compatibilidad. Además, la empresa está migrando a los nuevos derechos de uso del software S/4 Hana.

La conversión de contratos ofrece a las empresas la oportunidad de replantearse su estructura informática SAP y adquirir y seleccionar de forma óptima las nuevas licencias SAP, por ejemplo eliminando el shelfware (licencias de software no utilizadas).

En comparación con la conversión de productos, la conversión de contratos permite una simplificación del panorama de contratos de SAP, así como una posible renegociación de los términos y condiciones. Además, los clientes de SAP pueden aprovechar la flexibilidad para adquirir nuevas soluciones S/4 Hana según sus necesidades con el crédito de sus antiguos contratos.

La conversión de productos y la conversión de contratos son las vías de conversión que ofrece SAP con respecto a S/4 Hana On-premises - ambos escenarios tienen sus ventajas y desventajas. No hay una respuesta general a qué camino debe tomar una empresa y debe considerarse caso por caso.

Usuario designado, motor y LoB

Con S/4 Hana, los usuarios que llaman a Line of Business (LoB) e Industry Solutions (IS) no necesitan una licencia de usuario separada, ya que el uso en cuestión está incluido en las licencias LoB e IS. Para las funciones ofrecidas por SAP S/4 dentro del Digital Core se requiere una licencia de usuario nominativa. El tipo de licencia necesaria depende de las áreas funcionales activadas dentro del núcleo digital por la cuenta correspondiente.

La variedad de tipos de usuario especiales en el mundo ECC dificulta su conversión en los cuatro tipos de usuario predefinidos en S/4. Esto hace indispensable un examen caso por caso del uso existente. En este caso, las empresas sólo tienen la opción de examinar la utilización de sus usuarios en el ámbito ECC y crear una correspondencia. Sólo a través de los datos exactos de las transacciones de los usuarios se puede garantizar una distribución optimizada de los costes de las licencias de usuario a los usuarios de S/4, así como el cumplimiento de la normativa.

Hana frente a AnyDB

Uno de los cambios más significativos es la obligación de ejecutar todo el software S/4 Hana en una base de datos Hana: se puede elegir entre la Hana Runtime Edition o la Enterprise Edition. El cliente SAP existente puede elegir entre ambos modelos de licencia de base de datos o preferir una solución híbrida.

En una solución híbrida de ambos enfoques de concesión de licencias, debe prestarse atención a una división clara de los modelos a nivel de inquilino de base de datos. La elección de licencias de bases de datos para las bases de datos Hana puede tener ventajas o desventajas para el cliente en función del sistema SAP y su aplicación. La selección de la licencia debe evaluarse para encontrar también aquí la solución óptima en cuanto a costes para el cliente.

Uso indirecto y acceso digital

El uso indirecto, en el que soluciones de software de terceros acceden a los sistemas SAP, está sujeto a licencias - esto se aplica por igual al mundo ECC y S/4. Desde abril de 2018, SAP ofrece un nuevo modelo de precios para la concesión de licencias de acceso indirecto a las funcionalidades básicas clásicas de SAP de ERP/ECC 6.0 y SAP S/4 Hana con Digital Access, además del modelo de precios basado en el usuario existente anteriormente.

El nuevo enfoque de precios distingue entre el acceso humano directo (que se sigue calculando según un modelo basado en usuarios y motores) y el acceso digital indirecto, basado en el número de documentos creados originalmente en un sistema ERP o S/4.

SAP ha definido nueve tipos de documentos sujetos a licencia para Digital Access. Este principio se aplica al nuevo mundo S/4, pero también al mundo ECC si se licencia Digital Access. Sin embargo, las empresas todavía pueden decidir para S/4 Hana On-premises si quieren licenciar según el "antiguo" modelo de precios basado en el usuario o utilizando Digital Access.

Conclusiones y auditorías

Otra posible incertidumbre en el contexto de una transformación S/4 son las autoauditorías de SAP, que suelen tener lugar anualmente. Independientemente de si se acuerda una pausa de auditoría como parte de la migración, no es raro que los proyectos de transformación de SAP duren varios años. Las auditorías se realizan entonces en medio de la transformación, lo que puede suponer un mayor riesgo de cumplimiento si hay desconocimiento.

En el contexto de la transformación a S/4 On-premises, SAP concede el denominado Derecho de Doble Uso, que permite a las empresas - limitado al periodo de transformación - seguir utilizando sus licencias ECC existentes paralelamente a las licencias S/4. No obstante, la empresa debe asegurarse de que no se conceden sublicencias para ambos sistemas.

Si una auditoría en la fase de transición identifica un uso excesivo del software ECC, la compra de licencias antiguas para cubrir el uso no siempre parece una solución sensata para los clientes. No obstante, restablecer el cumplimiento debe ser la máxima prioridad. Por lo tanto, se recomienda que los clientes en estos casos especiales intenten adquirir un equivalente S/4 pertinente del producto o, de lo contrario, se aseguren los pasajes contractuales apropiados para el uso futuro o la conversión de las licencias recién adquiridas. 

En resumen, está claro que SAP ha realizado algunos cambios no pequeños en lo que respecta a la concesión de licencias de su software. Que al final se conviertan en un peligro o en una oportunidad para las empresas también depende en gran medida de las propias empresas y de la atención que dediquen al tema de las licencias en el contexto de la transformación de S/4 Hana.