L'aéroport de Stuttgart mise sur l'autogestion

Les avantages des systèmes ESS et MSS sont évidents : si les employés et les cadres ont accès aux données du personnel, de nombreuses opérations chronophages - telles que la planification des congés, la saisie des temps ou les changements d'adresse - ne sont plus nécessairement du ressort du service du personnel.

Alors que les systèmes de libre-service sont déjà bien établis dans les entreprises financières et de télécommunications, leur diffusion dans les entreprises industrielles et logistiques est encore lente.

La raison : dans de nombreuses entreprises en dehors du secteur des services, une grande partie du personnel ne dispose pas d'un ordinateur personnel. Le problème d'accès peut toutefois être résolu grâce à des terminaux en libre-service (appelés "kiosques") ou à des postes de travail de groupe qui permettent aux employés ne disposant pas d'un ordinateur personnel de se connecter au réseau de l'entreprise.

Absence en temps réel

Comme dans de nombreuses autres entreprises, les données à caractère personnel de l'aéroport de Stuttgart avaient auparavant été transmises principalement par voie physique - c'est-à-dire à l'aide d'imprimés - ou par courrier électronique.

L'impression et la distribution des documents avaient, d'une part, pris beaucoup de temps et, d'autre part, entraîné des frais de matériel considérables.

"La charge de travail pour les tâches administratives, comme l'autorisation de congé, était très élevée".

explique Dieter Theil, chef de projet ESS/MSS à l'aéroport de Stuttgart.

"Nous avions également besoin d'une solution qui nous permette d'avoir un aperçu en temps réel de l'état actuel des absences et du statut des autorisations".

Avec l'aide de Consodalis, spécialiste de SAP HCM, les responsables de l'aéroport se sont finalement lancés dans le projet de migration vers ESS/MSS. L'entreprise de conseil d'Ahrensburg, qui travaille en étroite collaboration avec le groupe SAP, a été choisie en raison de sa grande expérience dans l'introduction d'ESS/MSS :

Depuis des années, Consodalis répond à des demandes en ce sens émanant de presque tous les secteurs de l'économie. Le volume est élevé - notamment en raison du récent changement de technologie chez SAP, de Java à Web-Dynpro Abap, qui a rendu les self-services SAP-HR indépendants du portail SAP.

Comme l'utilisation des services SAP HR ne nécessite plus depuis lors de connaissances en Java, la demande a nettement augmenté.

Autogestion

Peu après le lancement du projet, les employés qui n'avaient pas d'ordinateur - comme ceux qui s'occupaient des bagages ou de la jardinerie - ont reçu un accès au SSE. Quelques semaines après le lancement du projet, les premiers services ESS étaient déjà disponibles.

D'autres services ont suivi par la suite et, à peine six mois après le début du projet, les self-services pour les managers ont finalement été lancés. L'introduction de self-services en plusieurs étapes est une pratique judicieuse :

En règle générale, deux ou trois services sont d'abord mis en place et testés de manière approfondie - cela permet d'une part d'identifier et d'éliminer rapidement les "maladies de jeunesse", et d'autre part de faciliter le changement culturel lié à l'introduction des services dans l'entreprise.

Les collaborateurs et les managers peuvent s'habituer plus facilement aux nouveaux processus, il n'y a pas de "rupture" directe avec les processus traditionnels.

L'éventail d'utilisation des systèmes récemment mis en place est relativement large : Les salariés peuvent non seulement gérer leurs données personnelles et demander leurs congés, mais ils peuvent également afficher leurs comptes horaires et obtenir des bulletins de paie et des certificats d'impôt sur le salaire.

Il existe également une boîte de réception pour les notifications personnelles. Les cadres peuvent accéder au calendrier de l'équipe, organiser les remplacements, consulter les profils des collaborateurs, avoir une vue d'ensemble des absences et des rendez-vous et créer un rapport sur les données de temps et de rémunération (relatives aux personnes et à l'ensemble de l'organisation).

Le projet d'introduction de l'ESS/MSS sera rapidement amorti, notamment grâce à la suppression des dépenses liées à l'impression et à la distribution des feuilles de temps et des bulletins de paie, ainsi qu'à l'établissement des formulaires de demande de congé, sans parler des économies réalisées sur les coûts de matériel.

La condition préalable à une introduction ESS/MSS sur la base de Web-Dynpro Abap est un niveau de version d'au moins SAP ERP 6.05 (c'est-à-dire ERP 6.0 avec l'Enhancement Package 5).

Pour MSS, l'add-on Manager Self-Service 1.0 doit également être installé à ce niveau de version. Dans les versions supérieures de l'Enhancement Package, l'add-on MSS 1.0 est déjà inclus.

Conversion du cahier des charges

1. Alléger la charge de travail du service du personnel en réduisant les tâches administratives.
2. Allègement de la charge de travail des administrateurs Temps (entre autres, suppression de la gestion des congés)
3. Raccourcir les processus d'autorisation (en rapport avec
   avec absences)
4. Création d'un accès à ses propres données personnelles pour tous
   Collaborateurs
5. Création d'une possibilité de créer des rapports personnalisés pour la direction
6. Réduction des coûts des matériaux (en particulier du papier)