IT- und Business-Agilität

Digitalisierung, Strukturwandel, Coronapandemie – wie nie zuvor sind Geschäftsleitungen gefordert, ihr Unternehmen und Geschäftsmodell an sich schnell ändernde Bedingungen und Umstände anzupassen. Agilität heißt das Zauberwort, das die Anpassungsfähigkeit und -geschwindigkeit ausdrückt und erhöhen soll, um die Widerstandskraft gegenüber externen Schocks zu steigern. Zu den beliebtesten Unternehmensstrategien für mehr Agilität zählen zurzeit Zukäufe und Fusionen (Mergers und Acquisitions) oder ihr zweieiiger Zwilling, also Abspaltung, Ausgründung oder Verkauf von Firmenteilen und Unternehmensbereichen (Carve-outs).

Was auf der Ebene der Unternehmensleitung in Verträgen besiegelt wird und Freude auslöst, setzt die IT-Abteilungen unter Stress. Denn sie müssen die unterschiedlichen Interessen von Käufern und Verkäufern berücksichtigen und unterstützen. Darüber hinaus müssen sie die zeitliche Dimension solcher Projekte bewältigen, die sich im Betrieb und in den Kosten noch viele Jahre nach der Transaktion bemerkbar machen.

Bei M-und-As erbt die IT des Käufers eine historisch gewachsene IT-Landschaft mit einer Vielzahl unterschiedlicher Systeme und Applikationen verschiedenster Hersteller und in unterschiedlichen Releaseständen, deren Zahl schnell in die Hunderte geht. Die daraus entstehende Komplexität ist enorm und muss so schnell wie möglich reduziert werden. Bei Carve-outs wiederum muss die IT die unterschiedlichen Interessen von Käufer und Verkäufer zur Deckung bringen, die sich unter dem Begriff Governance zusammenfassen lassen.

Während Ersterer ein ­vitales Interesse daran hat, dass wirklich alle Daten und Dokumente, die sein Geschäft betreffen, zuverlässig aus dem Informationsbestand des Verkäufers herausgelöst und übergeben werden, will Letzterer sichergehen, dass auf keinen Fall mehr Informationen als unbedingt nötig seine Organisation verlassen.

Um dem Käufer alle relevanten Daten und Dokumente zu übergeben, müssen zum Teil immense Datenbestände mit unterschiedlichen Strukturen durchsucht und im Anschluss sinnvoll selektiert werden. Diese riesigen Mengen und verschiedenen Datenformate sind typisch für gewachsene SAP-Landschaften. ERP-Systeme mit einem über zwanzig und mehr Jahre akkumulierten Datenbestand in über 80.000 Tabellen, die mehrere Migrationen durchlaufen haben und daher entsprechend unterschiedliche Strukturen aufweisen, sind hier keine Seltenheit.

Das Interesse des Käufers geht aber noch weiter und deckt sich sogar mit dem Interesse der ehemaligen Muttergesellschaft im Fall von Ausgründungen, etwa mit dem Ziel, einen Geschäftszweig als eigenständige Unternehmen an die Börse zu bringen, oder bei Management-Buy-outs. Dieses weitergehende Interesse verfolgt insbesondere zwei Ziele: Wahlfreiheit beim künftigen ERP-System und Minimierung der zu transformierenden operativen Daten.

Die Lösung: JiVS IMP

Diese grundsätzliche Trennung der beiden Ebenen ist das Markenzeichen der Java-basierenden Plattform für Informationsmanagement JiVS IMP. Sie wurde von Anfang an dafür konzipiert, Daten und Dokumente aus ihren Ursprungsumgebungen herauszulösen, auf der Plattform selbst revisionssicher abzulegen und den Anwendern applikationsunabhängig im Originalformat zur Ansicht zur Verfügung zu stellen. Der Clou und entscheidende Unterschied zu klassischer Archivierung besteht dabei da­rin, dass JiVS IMP die Informationen zusammen mit ihrem Geschäftskontext übernimmt.

Dadurch lassen sich einzelne Datensätze und zugehörige Dokumente in der Plattform genauso suchen und herausfiltern, als ob man sich in SAP oder irgendeiner anderen Applikation befände. Erst dadurch werden die ursprünglichen Umgebungen überflüssig, lassen sich verschlanken und im Fall von Legacy-Systemen komplett stilllegen und entsorgen. Dasselbe leistet JiVS IMP im Übrigen auch für ADK-Dateien, deren Inhalte als einzelne Datensätze und Dokumente auf der Plattform abgelegt werden, sodass die Archive im Anschluss daran ebenfalls entsorgt werden können.

Dieser Ansatz zur Historisierung und Separierung von Daten und Dokumenten aus Live-Systemen spielt seine Vorteile gerade bei M-und-As und Carve-outs aus: Denn in beiden Fällen werden die meisten Legacy-­Informationen des übernommenen Unternehmens oder der ehemaligen Muttergesellschaft im operativen Betrieb nicht als Teil der Live-Systeme benötigt. Das Ziel lautet daher, diese Daten aus den operativen Systemen und Archiven herauszufiltern, zu historisieren und damit die Komplexität in der IT in kürzester Zeit massiv zu reduzieren.

Zu diesem Zweck ermöglicht JiVS IMP die Übernahme des kompletten Datenbestands aus einem Live-System auf Knopfdruck. JiVS IMP hat sich weltweit in über 1000 Projekten bewährt. Als ausgereifte Lösung bringt die Plattform bereits im Standard über 2000 Business-Objekte mit, davon allein mehr als 1200 für verschiedenste SAP-Systeme in unterschiedlichsten Releaseständen ab R/3 in der Version 3.0. Diese Objekte schaffen die Voraussetzung für den automatischen Datentransfer. Ein Beispiel für solche Objekte sind etwa SAP-Bestellungen. Sie enthalten die zu den einzelnen Datensätzen zugehörigen Langtexte, Änderungsbelege, Verknüpfungen zu Dokumenten, aber auch alle SAP-Office-Dokumente (GOS) etc.

JiVS IMP fungiert sowohl von M-und-A- als auch Carve-out-Projekten als zentraler Sammelpunkt und Bereitstellungsraum oder Data Staging Area für Unternehmens­informationen. Dort lassen sich Daten und deren Qualität analysieren und mittels Anreicherung und Harmonisierung optimieren, Analysen zum Reduktionspotenzial des Datenbestands erstellen, die Filterregeln zur Reduktion vor der Datenübernahme definieren und in einem neutralen Format für die anschließende Transformation und Migration der Daten bereitstellen.

Ist die Migration erfolgt, sorgt JiVS IMP für den rechtssicheren und geräte-, zeit- sowie ortsunabhängigen Zugriff und unterwirft den Bestand an Legacy-Informationen einem durchgängigen Retention Management für eine lückenlose Verwaltung des Lebenszy­klus von historisierten Daten.

Birr Machines: Carve-out in drei Monaten

Perfektes Beispiel für einen erfolgreichen Carve-out mithilfe der JiVS-IMP-Plattform ist das auf Fertigung und Wartung von Elektromotoren spezia­lisierte Schweizer Unternehmen Birr Machines. Als das Unternehmen 2018 vom damaligen wie heutigen Management als Buy-out aus ABB ausgegliedert wurde, war das jahrzehntelange Fertigungs-, Qualitäts- und Erfahrungswissen im SAP-System der ehemaligen Muttergesellschaft gespeichert.

Dieses Wissen betriebswirtschaftlich sinnvoll und technisch elegant sowie einfach herauszulösen und in der neuen Umgebung auf Basis von SAP Business One zur Verfügung zu stellen sollte das Carve-­out vollenden. Und es gelang. Bereits am 10. Februar 2020 konnte der Zugang zum Rechenzentrum und SAP-System von ABB abgeschaltet werden, nachdem die historischen Informationen mithilfe von JiVS IMP herausgefiltert und auf die Plattform überspielt worden waren. „Das war nicht einmal drei Monate nach unserem ersten Treffen – eine phänomenale Leistung, ganz abgesehen von der ausgezeichneten Zusammenarbeit mit den Kollegen von Data Migration International“, berichtet Matthias Lemblé, Head of Supply Chain Management und IT, Birr Machines.