Agilité informatique et commerciale

Numérisation, changement structurel, pandémie de coronavirus - comme jamais auparavant, les directions d'entreprise sont appelées à adapter leur entreprise et leur modèle commercial à des conditions et des circonstances qui évoluent rapidement. L'agilité est le mot magique qui exprime et doit augmenter la capacité et la vitesse d'adaptation afin d'accroître la résistance aux chocs externes. Parmi les stratégies d'entreprise les plus populaires pour plus d'agilité, on compte actuellement les acquisitions et les fusions (Mergers and Acquisitions) ou leur jumeau, à savoir la scission, l'essaimage ou la vente de parties de l'entreprise et de secteurs d'activité (Carve-outs).

Ce qui, au niveau de la direction de l'entreprise, est scellé dans des contrats et suscite la joie, met les départements informatiques sous stress. En effet, ils doivent prendre en compte et soutenir les différents intérêts des acheteurs et des vendeurs. De plus, ils doivent maîtriser la dimension temporelle de tels projets, dont les effets sur l'exploitation et les coûts se font encore sentir de nombreuses années après la transaction.

Dans le cas de M-und-As, l'informatique de l'acheteur hérite d'un environnement informatique qui s'est développé au fil du temps, avec une multitude de systèmes et d'applications différents, provenant de divers fabricants et dans différentes versions, dont le nombre se chiffre rapidement en centaines. La complexité qui en résulte est énorme et doit être réduite le plus rapidement possible. Dans le cas d'un carve-out, l'IT doit concilier les différents intérêts de l'acheteur et du vendeur.

Alors que le premier a un intérêt vital à ce que toutes les données et tous les documents relatifs à son activité soient extraits et transmis de manière fiable à partir du stock d'informations du vendeur, le second veut s'assurer que plus d'informations que nécessaire ne quittent en aucun cas son organisation.

Pour transmettre à l'acheteur toutes les données et tous les documents pertinents, il faut parfois rechercher dans d'immenses bases de données aux structures différentes et les sélectionner ensuite de manière judicieuse. Ces quantités énormes et ces différents formats de données sont typiques des environnements SAP qui se sont développés. Il n'est pas rare de trouver des systèmes ERP avec un stock de données accumulé sur vingt ans ou plus, dans plus de 80 000 tables, qui ont subi plusieurs migrations et présentent donc des structures différentes.

Mais l'intérêt de l'acheteur va encore plus loin et coïncide même avec l'intérêt de l'ancienne société mère en cas de spin-off, par exemple dans le but d'introduire en bourse une branche d'activité en tant qu'entreprise indépendante, ou en cas de management buy-out. Cet intérêt plus large poursuit notamment deux objectifs : La liberté de choix du futur système ERP et la minimisation des données opérationnelles à transformer.

La solution : JiVS IMP

Cette séparation fondamentale des deux niveaux est la marque de fabrique de la plate-forme de gestion de l'information JiVS IMP basée sur Java. Dès le départ, elle a été conçue pour détacher les données et les documents de leur environnement d'origine, les stocker sur la plateforme elle-même de manière à ce qu'ils puissent être révisés et les mettre à la disposition des utilisateurs dans leur format d'origine, indépendamment de l'application. L'atout et la différence décisive par rapport à l'archivage classique résident dans le fait que JiVS IMP reprend les informations avec leur contexte commercial.

Il est ainsi possible de rechercher et de filtrer des enregistrements individuels et des documents associés dans la plate-forme, comme si l'on se trouvait dans SAP ou dans toute autre application. Ce n'est qu'ainsi que les environnements d'origine deviennent superflus, qu'ils peuvent être allégés et, dans le cas des systèmes hérités, qu'ils peuvent être complètement mis hors service et éliminés. JiVS IMP fait la même chose pour les fichiers ADK, dont le contenu est stocké sur la plate-forme sous forme d'enregistrements et de documents individuels, de sorte que les archives peuvent ensuite être éliminées.

Cette approche de l'historisation et de la séparation des données et des documents des systèmes en direct montre ses avantages, notamment dans le cas de M-und-As et de carve-outs : En effet, dans les deux cas, la plupart des informations patrimoniales de l'entreprise rachetée ou de l'ancienne société mère ne sont pas nécessaires dans l'exploitation opérationnelle en tant que partie des systèmes en direct. L'objectif est donc de filtrer ces données des systèmes opérationnels et des archives, de les historiser et de réduire ainsi massivement la complexité de l'informatique en très peu de temps.

À cette fin, JiVS IMP permet de reprendre l'ensemble des données d'un système en direct en appuyant sur un bouton. JiVS IMP a fait ses preuves dans plus de 1000 projets à travers le monde. En tant que solution sophistiquée, la plate-forme comprend déjà en standard plus de 2000 objets de gestion, dont plus de 1200 pour les systèmes SAP les plus divers dans les versions les plus variées à partir de la version 3.0 de R/3. Ces objets créent la condition préalable au transfert automatique des données. Les commandes SAP sont un exemple de tels objets. Ils contiennent les textes descriptifs, les documents de modification, les liens vers les documents, mais aussi tous les documents SAP Office (GOS), etc. qui appartiennent aux différents enregistrements.

JiVS IMP fait office de point de collecte central et d'espace de mise à disposition ou de Data Staging Area pour les informations d'entreprise, aussi bien pour les projets M-und-A que pour les projets Carve-out. Il est possible d'y analyser les données et leur qualité et de les optimiser au moyen d'un enrichissement et d'une harmonisation, de réaliser des analyses sur le potentiel de réduction du stock de données, de définir les règles de filtrage pour la réduction avant le transfert des données et de les mettre à disposition dans un format neutre pour la transformation et la migration ultérieures des données.

Une fois la migration effectuée, JiVS IMP garantit un accès juridiquement sûr et indépendant de l'appareil, de l'heure et du lieu, et soumet le stock d'informations héritées à une gestion de rétention de bout en bout pour une gestion sans faille du cycle de vie des données historisées.

Birr Machines : Carve-out dans trois mois

L'entreprise suisse Birr Machines, spécialisée dans la fabrication et la maintenance de moteurs électriques, est un exemple parfait de carve-out réussi à l'aide de la plateforme JiVS-IMP. Lorsque l'entreprise a été rachetée par ABB en 2018, les connaissances en matière de fabrication, de qualité et d'expérience, acquises au fil des décennies, étaient stockées dans le système SAP de l'ancienne société mère.

Extraire ce savoir de manière judicieuse du point de vue de la gestion d'entreprise et de manière élégante et simple du point de vue technique et le mettre à disposition dans le nouvel environnement sur la base de SAP Business One devait parachever le carve-out. Et c'est réussi. Dès le 10 février 2020, l'accès au centre de calcul et au système SAP d'ABB a pu être désactivé après que les informations historiques aient été filtrées à l'aide de JiVS IMP et transférées sur la plateforme. "C'était moins de trois mois après notre première rencontre - une performance phénoménale, sans parler de l'excellente collaboration avec les collègues de Data Migration International", rapporte Matthias Lemblé, responsable de la gestion de la chaîne d'approvisionnement et de l'informatique chez Birr Machines.