Es geht auch ohne S/4

Dank dieser flexiblen Standardanwendungen hat man die Basis für einen weiteren Ausbau des marktbekannt guten Kundenservices von Printus geschaffen. Die Implementierung erfolgt in Schritten. Bereits seit Januar 2015 läuft die Personalabrechnung für die Unternehmensgruppe reibungslos in SAP ERP HCM.

Dieser erste Schritt erlaubte es der IT, erste Erfahrungen mit dem Betrieb von SAP-Systemen zu sammeln. Die Anwender der Personalabteilung profitieren von dem hohen Automatisierungsgrad, der Integration in die Finanzbuchhaltung und der digitalen Kommunikation mit den Behörden.

Den Anwendungsbetrieb für das SAP-ERP-HCM-System vergab Printus an die Ciber Managed Services. In einem mehrstufigen Auswahlprozess, begleitet von einer Serie ausführlicher Workshops, hat Printus Ciber als Implementierungspartner ausgewählt.

Anfang November 2015 gingen die Bereiche Rechnungswesen und Einkauf mit SAP ERP produktiv. Der Projektleiter von Printus rekapituliert:

„Der Go-Live verlief reibungslos, da der Cut-over mit über 900 Einzelschritten dreimal geprobt wurde. Dies ist sicherlich auf die intensive Testdurchführung wie auch auf sorgfältig durchdachte Prozesse und die Umsetzung mit viel Erfahrung durch Ciber zurückzuführen.“

Automatisierung statt manueller Einzelschritte

Der Einkaufsleiter von Printus berichtet von den Benefits:

„Viele der bisherigen oft manuellen Einzelschritte wurden mit der SAP-Software automatisiert. Papierbelege entfielen und durch die hohe SAP-Integration wurden Prozesse schlanker und besser nachvollziehbar.

So beispielsweise das Einspielen von Lieferantenangeboten mit der Umwandlung in Bestellungen, das effiziente Dispositionscockpit mit der Berücksichtigung von Wareneingangskapazitäten, der Freigabeprozess von Bestellungen, das automatische Mahnen der Lieferanten bei Verzug sowie der genaue Rechnungsprüfungs- und transparente Lieferantenretourenprozess.

Lagerbestände werden jetzt konsistent in Echtzeit bewertet. Und die komfortable Artikelsuche ist schnell zu einer häufig genutzten Funktion geworden.“

Der Leiter des Rechnungswesens ergänzt:

„Die Nachvollziehbarkeit aller Buchungen bis in die Beschaffung hi­nein und die Möglichkeit von konsistenten Ad-hoc-Auswertungen erleichtern uns die Arbeit sehr. Auch die Anlagenbuchhaltung ist jetzt integriert und erfordert weniger manuelle Buchungen.“

Gelungen ist auch die stabile Anbindung von geschäftskritischen Subsystemen, wie dem Lagerverwaltungssystem, welches alle Lagerbewegungen mit dem SAP-System synchronisiert, oder den Webshops, die ihre Verfügbarkeitsaussagen aus dem SAP-System beziehen.

Dank des reibungslosen Go-Live konnte ohne Pause Fahrt aufgenommen werden zum letzten Schritt des Einführungsprojekts, der Implementierung von SAP CRM zur Unterstützung des Kundenservices und des Marketings.

Gleichzeitig werden die Webshops modernisiert. Der Go-Live wird im November 2017 sein. Um Auswirkungen auf Kundenprozesse auszuschließen, erfolgt dies zunächst für einen Piloten, darauf folgt der Rollout in alle Vertriebslinien.