Dossier personnel numérique dans la ville dorée

La Ceská Sporitelna, la plus grande banque de la République tchèque, dont le siège est à Prague, doit permettre à chacun de ses quelque 11.000 employés d'accéder à son dossier personnel depuis son poste de travail.

Pour accompagner les nouvelles réglementations, le prestataire de services financiers a réorganisé son service du personnel et a déménagé son site de Prague à Kladno, dans la banlieue de Prague. La numérisation des documents devait faciliter ce déménagement.

En outre, le service du personnel a décidé de dématérialiser d'autres processus dans le domaine des ressources humaines (RH). Ainsi, aujourd'hui, les fiches de paie ne sont plus mises à la disposition des employés sous forme papier, mais sous forme numérique via l'accès à leur propre dossier personnel.

Lors de la sélection du fournisseur d'un dossier personnel numérique, le choix s'est porté sur Circle Unlimited et la solution cuSmarText HR en tchèque. L'introduction a été prise en charge par s IT Solutions AT Spardat selon un concept en quatre phases. s IT Solutions est le fournisseur informatique du groupe Erste d'Europe centrale et orientale ainsi que des caisses d'épargne en Autriche.

Au début du projet, la mise en place du futur dossier personnel numérique était au programme. Pour ce faire, s IT Solutions a travaillé en étroite collaboration avec le service RH pendant environ six semaines. Ensemble, ils ont développé une structure de dossiers claire (par exemple contrat de travail, fiche de paie, documents de candidature, autres documents personnels) avec environ 60 dossiers principaux et sous-dossiers pour le classement des documents du personnel de manière à ce qu'ils puissent être révisés.

"Une gestion des dossiers bien pensée est l'un des facteurs de réussite lors de l'introduction d'un dossier personnel numérique. Elle constitue la base d'autres décisions telles que la définition des groupes d'accès et la logique d'autorisation qui y est liée".

explique Andrea Ziegler, Solution Manager chez s IT Solutions :

"Il faut prévoir et consacrer suffisamment de temps à cette tâche".

Intégration SAP et portail en libre-service

Une fois la gestion des dossiers terminée, s IT Solutions a commencé à implémenter la solution logicielle cuSmarText traduite en tchèque. La banque utilisait déjà SAP HR et SAP ESS/MSS. Andrea Ziegler cite dans ce contexte l'une des principales raisons pour lesquelles le choix s'est porté sur Circle Unlimited :

"La solution est entièrement intégrée dans SAP. Cela signifie que le dossier numérique du personnel est généré automatiquement pour chaque employé créé dans SAP HR, sans aucun effort de développement supplémentaire".

Pour permettre à tous les employés d'accéder à leur dossier personnel, s IT Solutions a utilisé le portail web Employee Self-Service existant. De plus, les cadres utilisent un portail libre-service spécial pour les managers afin d'avoir accès aux dossiers personnels de leurs collaborateurs. Les deux ont été connectés au logiciel de dossier personnel numérique.

Préparation et numérisation

"Nous étions alors confrontés à environ 300.000 documents personnels dans les archives de la Ceská Sporitelna, qui devaient être numérisés et transférés dans le nouveau système. Pour mener à bien cette grande tâche, nous avons opté pour la technologie des codes-barres".

se souvient Josef Gram, chef de projet chez s IT Solutions.

Pour ce faire, s IT Solutions a développé, avec le soutien de Circle Unlimited, un scénario de codes-barres qui a débouché sur une version imprimée d'autocollants de codes-barres. Les codes-barres eux-mêmes ont été générés directement à partir du dossier numérique.

Les autocollants ont ensuite été imprimés sur des appareils multifonctions, puis collés sur les documents, qui ont finalement été libérés pour être numérisés. La lecture des documents numérisés dans les dossiers du personnel a ensuite été automatisée.

Pour ce faire, les documents étaient comprimés dans des fichiers ZIP, transférés dans cuSmarText HR, puis "dézippés" et attribués au bon dossier personnel par le biais du code-barres et du contrôle des tâches. Si le système ne parvenait pas à reconnaître les documents, ceux-ci étaient renvoyés à la banque pour vérification dans le cadre d'un traitement d'erreur.

Le processus de numérisation, de la création des codes-barres à la lecture et à l'attribution en passant par le scannage, a pris la plus grande partie du temps du projet, soit environ six mois.

Josef Gram jette un regard en arrière :

"Au départ, nous avions prévu deux à trois mois. L'ampleur de la numérisation et les délais à prévoir font certainement partie des leçons apprises".

Contrôle d'accès : concept d'autorisation

Environ 11.000 employés répartis sur 15 sites de la Ceská Sporitelna et de ses filiales devaient avoir un aperçu de leur dossier personnel et les collaborateurs RH devaient eux-mêmes travailler avec le logiciel.

Pour ce faire, s IT Solutions et Circle Unlimited ont créé un concept d'autorisation à plusieurs niveaux avec 15 groupes d'utilisateurs différents et leurs rôles. Par exemple, la suppression finale des documents du personnel n'incombe aujourd'hui qu'à quelques collaborateurs de l'équipe du personnel.

"Le concept d'autorisation est très complexe et le processus d'élaboration a été laborieux. En regardant en arrière, il est recommandé de définir les droits d'accès dès le tout début d'un projet. Sinon, les tests fonctionnels déjà réalisés doivent être effectués à nouveau sous l'angle des droits d'accès".

décrit Andrea Ziegler. Le critère principal pour l'attribution des droits d'accès était la fonction du collaborateur dans l'entreprise. Une distinction a été faite aussi bien au sein du département RH qu'entre les cadres, les employés et les départements de tiers.

Ainsi, tous les employés de l'entreprise ont eu accès à leurs données personnelles, à leurs contrats de travail et à leurs fiches de paie. En revanche, ils n'ont pas accès à l'ensemble des documents relatifs à leur candidature et à leur recrutement. Seules les personnes autorisées du service des ressources humaines peuvent y accéder.

Infrastructure pour l'impression de masse

En plus du dossier personnel électronique, la banque a opté pour une solution de création automatique de documents relatifs aux RH. Là encore, le choix s'est porté sur Circle Unlimited et son logiciel cuDocument Builder.

Elle crée de manière entièrement automatisée de nouveaux documents à partir d'éléments de texte préformulés et de données personnelles et les munit au besoin d'un code-barres.

C'est à ce thème que s IT Solutions s'est consacré dans la dernière phase du projet. L'accent a été mis sur les impressions en masse. Le défi particulier consistait à produire simultanément des documents concernant différentes entreprises au sein du groupe bancaire, c'est-à-dire la Ceská Sporitelna elle-même ou l'une de ses filiales.

s IT Solutions et Circle Unlimited ont réussi à mettre en place un contrôle automatique pour sélectionner le modèle de document approprié en fonction de la société. Ainsi, lors de l'impression en masse, les logos et la mise en page sont aujourd'hui sélectionnés en rapport avec la société concernée en utilisant le même contenu de document.

Les modèles se trouvent dans ce que l'on appelle une Template Library. Pour remplir les documents avec des données de SAP HR, les champs nécessaires ont été définis et stockés dans une Clause Library.

Les deux "bibliothèques" sont basées sur de nombreuses conditions, à savoir ce qui est utile, quand et comment, et ce qui doit être rempli de texte et de données lors des envois. L'équipe RH de la banque utilise la génération automatique de documents pour créer des impressions de masse telles que les augmentations de salaire annuelles, mais aussi des documents tels que les nouveaux contrats de service en cas de mutation interne et bien d'autres choses encore.

Conformément aux exigences légales, les employés peuvent désormais accéder à tout moment à leurs dossiers personnels via des portails en libre-service. Les collègues RH ont la possibilité d'accéder au dossier numérique directement depuis le système SAP et de consulter facilement tous les documents importants et les données du personnel.

Ils ne doivent plus attendre les dossiers ou les déplacer d'un service à l'autre. La banque a également accordé une importance particulière à l'amélioration du flux de travail lors de l'entrée et de la sortie d'un collaborateur ainsi que lors d'un changement interne.

Par exemple, les contrats de travail sont désormais créés automatiquement, imprimés et prêts à être signés. À ce jour, la banque a créé plus de 17.000 dossiers personnels numériques dans le système et y a archivé plus de 330.000 documents.

"Nous avons démarré le projet fin 2012 et le système est devenu productif en janvier 2014. L'étroite coopération avec l'équipe de consultants de Circle Unlimited tout au long du projet et les possibilités que nous ont offertes les solutions logicielles ont été déterminantes pour la réussite de ce projet d'envergure".

conclut Josef Gram.