D'Aix-la-Chapelle à l'Amazonie

Depuis janvier 2015, deux sociétés de distribution et un site de production en Équateur et au Pérou utilisent le système. Toutes sont gérées par le SAP Center of Competence (CoC) d'Aix-la-Chapelle.

Dans le cadre de ce projet de déploiement, c'est surtout le savoir-faire en matière de déploiements globaux, la vaste expertise des exigences régionales en Amérique latine et notamment les particularités spécifiques au Brésil en lien avec la solution SAP Nota Fiscal Eletrônica (SAP NFE) qui ont été demandés.

Une approche globale avec des exigences régionales

Le groupe Grünenthal est présent dans 32 pays au total, avec des sociétés en Europe, en Australie, en Amérique latine et aux États-Unis.

L'entreprise pharmaceutique s'est fixé pour objectif d'utiliser un système SAP ERP central pour tous ses sites de vente et de production, y compris en Amérique du Sud et en Amérique centrale.

A l'aide d'un système SAP à l'échelle du groupe, Grünenthal veut augmenter la productivité, réduire les coûts de processus et introduire un reporting uniforme afin de pouvoir comparer toutes les organisations nationales dans le monde entier.

Parallèlement, les exigences locales doivent également être prises en charge par le système ERP central de SAP. L'objectif organisationnel est de continuer à développer le SAP Center of Competence (CoC) pour en faire un prestataire de services global au sein du groupe.

Tous les pays d'Amérique du Sud et d'Amérique centrale doivent - comme c'était déjà le cas pour les unités européennes - travailler dans un système SAP hébergé de manière centralisée et géré par le CoC SAP. Il s'agit ici d'impliquer le département informatique régional d'Amérique du Sud dans la gestion des applications.

Le défi consistait donc à concilier un modèle SAP global avec les exigences locales lors du déploiement en Amérique du Sud. Pour Grünenthal, il s'agissait d'intégrer pour la première fois des pays situés dans un autre fuseau horaire, avec des exigences légales et fiscales parfois complexes et encore inconnues de Grünenthal, dans le système ERP SAP utilisé jusqu'alors uniquement en Europe.

Avant de commencer le déploiement en Amérique latine, Grünenthal avait déjà introduit avec succès SAP en Europe avec une seule et même équipe.

Pour ce faire, l'entreprise n'avait pas suivi une approche purement basée sur des modèles, mais avait défini au préalable ses propres normes SAP et les avait implémentées individuellement.

La situation de départ dans les organisations nationales d'Amérique du Sud et d'Amérique centrale était très différente : les filiales utilisent depuis de nombreuses années un système ERP adapté individuellement ainsi qu'un système régional pour la Business Intelligence.

De plus, le système ERP n'a pas été introduit de manière uniforme. Et la situation au Brésil est également particulière : comme la société de distribution brésilienne n'avait pas encore d'activité opérationnelle au moment de l'introduction de SAP, il y avait des incertitudes quant aux exigences du nouveau système, qui ne se cristallisent que dans le quotidien opérationnel.

Un système fiscal complexe

Un autre point central du projet concerne les exigences légales élevées imposées aux entreprises au Brésil, à savoir les procédures fiscales, l'évaluation des matériaux et le reporting légal.

Alors qu'en Allemagne, les entreprises ont besoin en moyenne de 220 heures par an pour déterminer, déclarer et payer leurs impôts, cela prend douze fois plus de temps au Brésil, avec 2 600 heures : chaque entreprise doit transmettre électroniquement aux autorités une "nota fiscal" pour chaque opération individuelle.

Le déploiement en Amérique centrale et en Amérique du Sud est un projet stratégiquement important et de grande envergure pour l'entreprise de phamacie. La structure quantitative comprend l'introduction du système SAP ERP global dans huit pays d'Amérique centrale et d'Amérique du Sud - avec huit organisations de vente et deux sites de production.

Il faut également intégrer six prestataires de services logistiques et deux systèmes de pesage ainsi que deux entrepôts automatiques. La liste des exigences comprend également plus de dix interfaces bancaires, des interfaces locales avec des systèmes de paie, des interfaces avec trois systèmes externes différents de gestion des commandes, différentes variantes de factures électroniques ainsi que le nouveau système pour Nota Fiscal au Brésil.

Enfin, il s'agit de former et d'assister environ 650 nouveaux utilisateurs dans les différents fuseaux horaires. Le projet de déploiement en Amérique du Sud a démarré au début de l'année 2013 et l'entreprise pharmaceutique a prévu quatre ans au total pour le déploiement.

L'objectif du projet doit être atteint grâce à un modèle SAP sur mesure. Cela comprend un modèle global avec des normes SAP pour les processus, les données de base et le reporting, mais aussi des définitions globales de Grünenthal pour les processus, les données de base et le reporting, ainsi que des processus mis en œuvre avec succès en Europe pour différents modèles d'entreprise avec différents concepts d'externalisation des services logistiques.

Un concept global d'interfaces pour les fournisseurs de services logistiques, les systèmes de paie, les frais de déplacement, les systèmes BI et autres est également adopté dans les nouveaux pays d'Amérique centrale et du Sud.

Grünenthal dispose en outre d'une boîte à outils d'outils de migration testés et éprouvés ainsi que d'un ensemble de rapports pour les activités quotidiennes.

Système modulaire global M-cbs

La méthode M-cbs, développée par cbs Corporate Business Solutions, permet de maîtriser, d'accélérer et de rentabiliser un projet de déploiement global.

Le modèle fonctionne comme un système modulaire qui contient un ensemble défini de processus commerciaux globaux, des variantes de processus ainsi que des processus encapsulés issus des meilleures pratiques.

Il est également possible de reproduire les exigences brésiliennes spécifiques telles que la Nota Fiscal, le calcul des impôts ou la détermination du CFOP, c'est-à-dire la classification des différents processus dans des codes définis par les autorités.

Grünenthal n'ayant pas encore d'activité opérationnelle au Brésil, elle ne connaissait pas encore les exigences locales. L'entreprise pharmaceutique savait cependant qu'une solution intégrée pour la transmission électronique des données Nota-Fiscal à l'administration fiscale SEFAZ était obligatoire pour ses activités au Brésil.

La solution SAP Nota Fiscal Eletrônica (SAP NFE) offre à cet effet un transfert de données en temps réel. Pour ce faire, SAP NFE permet de créer des nota fiscalas directement à partir du système et de les envoyer aux autorités.

La solution SAP spécifique au pays contient un ensemble de processus ou de variantes de processus ainsi que les meilleures pratiques pour la procédure fiscale brésilienne.

Un projet sur quatre ans

Le déploiement au Brésil a débuté le 1er juillet 2013 par un atelier. Les consultants de cbs ont familiarisé le service informatique central de Grünenthal, le CoC à Aix-la-Chapelle, avec leurs connaissances et expériences sur les exigences élevées et complexes au Brésil.

Les conseillers ont également abordé les barrières culturelles et linguistiques. Lors de l'atelier, cbs a montré quelles étaient les exigences spécifiques au Brésil et comment les processus pouvaient être standardisés dans cet environnement.

Les exigences légales et fiscales ont été présentées et appliquées à la situation de Grünenthal.

Grâce à cette préparation, le CoC SAP central de Grünenthal a pu adapter le système ERP à la nouvelle situation. Comme Grünenthal était confronté pour la première fois de son histoire à l'intégration d'un autre fuseau horaire, l'informatique centrale à Aix-la-Chapelle a également revu complètement son concept de support avec l'aide de cbs.

Les conditions ont ainsi été créées pour assurer avec succès la maintenance et l'hébergement du système SAP dans les pays d'Amérique du Sud de manière centralisée.

En amont du projet, le système ERP de Grünenthal a été mis à jour en ce qui concerne les Service Packages et les Enhancement Packages, afin de pouvoir utiliser le plus grand nombre possible de solutions SAP actuelles pour répondre aux exigences légales en Amérique du Sud et en Amérique centrale.

L'installation du système a eu lieu entre mai et juin 2013 et s'est achevée en septembre 2013 après des tests. Les nouveaux utilisateurs ont ensuite été formés au Brésil et au Venezuela et des tests supplémentaires ont été effectués.

Au total, toutes les fonctions SAP courantes ont été introduites - de la vente à la distribution, du contrôle de gestion aux finances, de la fabrication et du conditionnement à la gestion de la qualité en passant par la gestion des entrepôts, l'approvisionnement, la gestion des stocks et la planification des besoins. Une attention particulière a été accordée aux exigences spécifiques du secteur pharmaceutique au Brésil.

Le système SAP ERP a été mis en service dans la nouvelle société de distribution brésilienne le 1er novembre 2013, suivie par le Venezuela deux mois plus tard, le 1er janvier 2014, puis par le Pérou avec une société de distribution et l'Équateur avec une société de distribution et un site de production le 1er janvier 2015.

Les affaires marchent

Désormais, toutes les sociétés européennes et les cinq premières sociétés d'Amérique latine sont représentées dans SAP chez Grünenthal. Le système SAP ERP global est hébergé dans le service informatique central de Grünenthal à Aix-la-Chapelle et est entretenu par le centre de compétences SAP.

Le nouveau concept de support est également mis en place dans les quatre pays d'Amérique du Sud. Voici comment cela se présente : Le support de premier niveau est assuré dans la région par des experts informatiques locaux et des experts en processus des services spécialisés.

Les problèmes qui ne peuvent pas être résolus sur place sont transmis au support de deuxième niveau à Aix-la-Chapelle, où ils sont résolus, le cas échéant avec l'aide externe de cbs.

L'ensemble du projet de déploiement du système SAP ERP de Grünenthal dans les pays d'Amérique centrale et d'Amérique du Sud s'étend jusqu'en 2016. Au total, dix sociétés sont prévues dans huit pays.

Lors d'un tel déploiement, il doit être clair, surtout au Brésil, avant la mise en service de la solution, qui surveillera et évaluera à l'avenir les modifications assez fréquentes du système fiscal brésilien. Ce n'est qu'à cette condition qu'un fonctionnement sans faille sera possible à long terme.

Il est en outre judicieux de faire appel très tôt à des experts-comptables qui peuvent confirmer que les exigences sont mises en œuvre conformément à la loi, afin de pouvoir procéder à des ajustements très rapides en cas de besoin.

Grâce à des processus éprouvés, Grünenthal peut désormais traiter plus efficacement le business croissant dans les quatre pays d'Amérique du Sud. La solution SAP unifiée permet de comparer les sociétés nationales de manière transparente selon des indicateurs définis.

Grünenthal a donc bien avancé dans sa stratégie de travailler avec un seul système SAP ERP dans le monde entier et d'y trouver des données de base harmonisées et des processus standardisés.