Automatisation : Une présence mondiale à la recherche d'une solution informatique

D'une boutique à l'une des plus grandes entreprises de mode et de lifestyle d'Europe, s.Oliver, dont le siège est à Rottendorf près de Würzburg, est un exemple d'ascension et de réussite pour une entreprise allemande de taille moyenne.

Aujourd'hui, environ 7.500 collaborateurs travaillent pour l'entreprise dans le monde entier et ont réalisé en 2013 un chiffre d'affaires total de 1,62 milliard d'euros, dont 27 pour cent à l'étranger. Depuis le début du millénaire, les signes de croissance de s.Oliver sont l'expansion internationale.

Ainsi, en 2003, l'entreprise a repris les marchés étrangers de l'Autriche, de la Suisse et du Benelux en tant que filiales propres. En 2006, elle a fait son entrée sur le marché de l'Europe du Sud et de l'Est.

En 2011 et 2013, l'entreprise a réussi à se lancer en Asie de l'Est et en Amérique du Nord. Des marques comme Sir Oliver ou QS by s.Oliver sont disponibles dans plus de 3.000 magasins dans le monde entier.

L'internationalisation croissante influence également le choix, la planification et la mise en œuvre des systèmes informatiques.

"Alors qu'auparavant, les solutions locales étaient souvent suffisantes, le caractère international du produit et du fabricant est aujourd'hui un critère de décision important".

explique Filippos Siakavaras, responsable de l'administration de s.Oliver.

Lors de la réorganisation de la réception des factures, le choix s'est donc porté sur OpenText et ses solutions Vendor Invoice Management for SAP Solutions ainsi que Invoice Capture Center.

De plus, s.Oliver a été convaincu par l'intégration étroite de la solution OpenText dans SAP. En effet, le logiciel de Walldorf est le système leader de l'entreprise de mode.

Effort de numérisation : moins 70 pour cent

60 à 80 factures de plusieurs pages sont saisies et traitées chaque jour rien qu'au siège de la comptabilité financière de s.Oliver. Le nombre de fournisseurs s'élève à environ 8.000 dans le monde entier.

"En raison de notre croissance, des goulots d'étranglement de capacité sont déjà apparus dans le service de comptabilité, que nous avons réduits grâce à OpenText Invoice Capture Centre".

ajoute Siakavaras.

"Grâce au bon taux de reconnaissance de la solution OpenText, nous sommes passés d'environ deux heures de scan par jour à environ 35 minutes, ce qui représente une réduction de 70%".

"L'internationalisation croissante suppose des processus allégés et efficaces. L'automatisation est donc l'un des objectifs essentiels de nos projets informatiques".

explique Filippos Siakavaras.

Depuis la mise en production d'OpenText Vendor Invoice Management fin novembre 2014, environ 1 000 collaborateurs dans le monde entier reçoivent automatiquement les factures fournisseurs saisies et lues avec OpenText Invoice Capture Center pour vérification et validation.

"Le degré d'automatisation de la lecture et de la saisie des factures était déjà très élevé quelques semaines après le lancement. Le fait que des collègues de la centrale d'achat, de la comptabilité financière et du service informatique aient participé à la planification du projet s'est avéré payant".

rapporte Siakavaras.

"En fait, l'implémentation s'est si bien déroulée que nous l'avons terminée deux mois plus tôt que prévu. De plus, l'acceptation du nouveau système par les utilisateurs est très élevée. Nous pensons que l'investissement sera rentabilisé dès la deuxième année".

Au deuxième trimestre 2015, la solution OpenText devrait également être introduite en Autriche, en Suisse, en Slovénie et sur le site new-yorkais de la filiale Liebeskind.

"Nous sommes en train de mettre en place le Supplier Relationship Management (SRM) de SAP. En collaboration avec OpenText, nous continuerons à optimiser nos processus d'approvisionnement".

explique Siakavaras.

Ainsi, la comparaison entre les données de SAP SRM et OpenText Vendor Invoice Management doit être automatisée autant que possible, de sorte que le contrôle des factures soit encore accéléré et simplifié.

De plus, s.Oliver prévoit d'utiliser OpenText comme plateforme d'archivage centrale pour toutes les informations à l'intérieur et à l'extérieur de SAP.

Défis à relever :

• Réduction de la charge de travail supplémentaire lors du traitement des factures entrantes
• Capacité à gérer plusieurs monnaies
• Intégration plus étroite avec la solution SAP :
• Gestion des factures fournisseurs OpenText pour les solutions SAP
• OpenText Invoice Capture Center Avantages commerciaux :
• Le temps consacré à la saisie des factures diminue de 70%.
• L'investissement de départ est rentable dès la deuxième année
• L'intégration transparente d'OpenText dans le système SAP réduit les coûts des projets ultérieurs