ECM et SAP : le pont vers une transformation numérique à l'épreuve du temps

Selon le Deutschsprachige SAP-Anwendergruppe e.V. (DSAG), "COVID-19 a mis en évidence les lacunes actuelles de la numérisation, qui a été considérée au départ comme un stimulant et un signal d'alarme pour la transformation numérique. Mais de nombreuses entreprises n'ont pas encore compris comment passer des processus classiques à des solutions intelligentes." 

Ce que promet SAP

Le bundle Rise with SAP a pour but d'aider les clients SAP disposant de Process Intelligence à migrer leurs données vers le cloud pendant leur transformation numérique. Il doit les aider à re-concevoir des processus d'entreprise, à fournir des outils et des services pour une migration technique vers le cloud et à utiliser des plateformes et des solutions pour la transformation numérique avec Business Technology Platform et S/4 Hana Cloud.

Là où ça coince

Mais c'est plus facile à dire qu'à faire, car un paysage SAP hétérogène, qui s'est développé au fil du temps, rend souvent difficile la mise en œuvre d'une automatisation intelligente des processus et d'une stratégie cloud. Le cloud computing n'est souvent possible qu'avec la version actuelle de SAP et nécessite une migration.

L'automatisation, l'intelligence artificielle (IA) et l'approche "Move in the Cloud" promises par Rise with SAP sont également difficiles à mettre en œuvre en raison de la multitude d'applications SAP et d'autres systèmes. Comme SAP met l'accent sur les processus pilotés par les données, il manque en outre des solutions pour gérer les documents et permettre une vue globale des processus. 

Que font donc les entreprises avec les documents qui sont générés dans les processus commerciaux, qui se trouvent en dehors du monde SAP et qui ne peuvent plus entrer dans le système SAP sans l'interface ArchiveLink utilisée jusqu'à présent ? Comment reproduire numériquement les processus à travers les applications ? Vous avez besoin d'un pont qui relie les mondes jusqu'ici séparés. Une gestion intelligente du contenu d'entreprise (ECM) constitue le pont entre le monde des données SAP et le monde des documents.

SAP et ECM en interaction intelligente

Ce n'est que lorsque cette séparation est supprimée qu'une vue à 360 degrés de toutes les informations et une automatisation de bout en bout des processus deviennent possibles - et donc des solutions innovantes avec des processus automatisés. Pour que tout cela fonctionne dans la pratique, il ne suffit pas de mettre en place un outil d'IA.

Il est recommandé de ne pas se contenter d'une approche ponctuelle et de ne pas s'enliser dans des solutions départementales isolées, c'est-à-dire, par exemple, de ne pas se contenter d'étendre SAP au département des ressources humaines, mais d'impliquer l'ensemble de l'entreprise dans la stratégie d'information et de mettre en œuvre une solution de bout en bout. Les clients SAP y parviennent en combinant SAP et ECM. 

Dans le processus purchase-to-pay, par exemple, SAP prend en charge la commande et l'ECM vérifie automatiquement la confirmation de commande. Les factures entrantes peuvent être facilement enregistrées dans SAP et l'ECM couvre le contrôle et la validation des factures de manière entièrement automatique. Les données relatives aux clients, aux fournisseurs et aux ressources humaines peuvent être gérées de manière très efficace dans SAP.

L'ECM s'occupe alors, par exemple dans la gestion des contrats, de transférer rapidement et sans erreur les données relatives aux partenaires contractuels de SAP dans les contrats, de créer des contrats-cadres et d'y classer les contrats de manière automatisée dès qu'un nouveau partenaire contractuel est créé dans SAP, et de déclencher les bons processus consécutifs, comme les commandes, après la conclusion du contrat. 

Une plateforme ECM comme Doxis4 est facile à intégrer, elle apporte en outre de nombreuses fonctionnalités standard qui devraient d'abord être implémentées à grands frais dans SAP (comme les processus de contrôle et de validation, les dossiers dynamiques, la gestion des délais, les règles de conservation, l'archivage avec protection contre les révisions, la conformité au RGPD et bien d'autres choses encore).

Ce faisant, les entreprises créent également les conditions d'une stratégie de gouvernance de l'information qui permet de protéger les informations sur l'ensemble du système et de prévenir les risques de conformité.

Une passerelle à l'épreuve du temps 

Même lors du passage à de nouvelles versions de SAP ou à la SAP Cloud Platform avec ECM, les documents restent disponibles sans restriction - bien que l'interface SAP ArchiveLink soit révolue dans le monde du cloud. Elle est remplacée par un connecteur correspondant, comme Doxis4 SmartBridge for SAP, par lequel les documents sont désormais transférés de l'ECM vers le système SAP. Cela vaut également dans le sens inverse, dans la mesure où il permet aux données de passer de SAP à l'ECM, ce qui permet aux utilisateurs non-SAP d'y accéder. 

En combinant SAP et ECM, les entreprises sont armées pour l'avenir numérique : elles jettent un pont entre le monde des documents et celui des données et créent les conditions d'une gestion intelligente des informations et des processus - la base pour s'imposer sur le marché non seulement dans le New Normal, mais aussi dans le Next Normal.