L'automatisation des processus est plus importante que jamais

Lors d'une enquête menée par la DIHK (Deutscher Industrie- und Handelskammertag e. V.), 77 pour cent des quelque 8500 entreprises interrogées ont indiqué qu'elles s'attendaient à une baisse de leur chiffre d'affaires en 2020 suite au coronavirus. Plus d'un tiers des entreprises prévoient de réduire leurs investissements. Le directeur général de la DIHK estime à ce sujet : "Pourtant, face aux énormes défis de la numérisation et de la transition énergétique, nous avons besoin d'innovations et d'investissements dans notre pays pour rester compétitifs même après la crise".

L'assurance de la compétitivité concerne également les départements financiers des entreprises lorsqu'il s'agit de rationaliser les processus et de réduire ainsi les coûts à long terme. Bien que le secteur financier travaille sur la base d'un ERP, les processus manuels complexes continuent de peser sur le travail quotidien et d'entraîner des dépenses superflues.

En outre, depuis la crise financière, les processus de clôture deviennent de plus en plus complexes, et pas seulement en raison des exigences réglementaires. Par exemple, les comptes annuels IFRS9 d'une compagnie d'assurance peuvent facilement comprendre à l'avenir plus de 50 étapes de processus, exécutées par différents services, personnes et applications. Un tel niveau de complexité équivaut à un travail de Sisyphe pour le responsable du processus sans le soutien d'un outil adapté. Dans cette mesure, la question de la transparence se pose également, afin de pouvoir agir à temps, par exemple en cas de retard d'une étape du processus. De plus, la garantie de la qualité tout au long du processus n'est pas facile à assurer en cas d'interventions manuelles sans surveillance par un outil.

Automatisation des processus dans les systèmes ERP modernes

Les avantages de l'automatisation des processus au moyen d'un logiciel approprié sont évidents si l'on considère que la plupart des étapes des processus dans les systèmes ERP sont la simple exécution manuelle de programmes dans le bon ordre, où les erreurs sont très rares. Outre l'augmentation de l'efficacité, il est en outre possible d'obtenir une plus grande transparence sur les temps de traitement. En outre, de nouvelles étapes de contrôle sont faciles à mettre en œuvre, elles peuvent éventuellement être exécutées automatiquement pendant la nuit et la qualité des processus peut ainsi être nettement améliorée, même au sein d'un système ERP.

En outre, les données des processus déjà exécutés sont souvent disponibles dans de telles applications, de sorte que des possibilités de recherche améliorées peuvent aider à optimiser les processus commerciaux. Cependant, toutes les entreprises sont loin d'avoir mis en place de telles applications pour automatiser les processus commerciaux complexes.

Pourtant, les systèmes ERP modernes, comme S/4 Hana, offrent déjà de nombreuses possibilités d'automatisation et de parallélisation des programmes. Comme dans tout processus de sélection de logiciel, les entreprises qui envisagent d'acquérir et d'introduire un outil d'automatisation devraient décrire au préalable leurs exigences minimales vis-à-vis de la solution. Les aspects suivants, entre autres, pourraient être importants à cet égard.

L'application doit pouvoir représenter les processus de manière claire. Par exemple, la page d'accueil pourrait présenter à l'utilisateur tous les processus pertinents et leur statut respectif sous la forme d'une sorte de tableau de bord, afin que l'utilisateur puisse identifier les problèmes d'un seul coup d'œil. L'application devrait en outre être en mesure de représenter différents processus ainsi que des variantes de processus par unité d'entreprise.

En outre, plusieurs étapes de processus (programmes standard, contrôles personnalisés, activités manuelles, etc.) devraient pouvoir être lancées automatiquement et en parallèle en fonction d'autres étapes de processus. Avec une interface utilisateur moderne, par exemple SAP UI5, du logiciel, la gestion des processus peut non seulement contribuer à garantir la compétitivité, mais aussi obtenir l'acceptation nécessaire de la part des utilisateurs pour traiter des processus complexes de manière plus automatisée.