Système de gestion d'entreprise basé sur Hana

Des dizaines d'équipes de vente de Dell utilisent la technologie de business intelligence dans leur travail quotidien. Cela va de l'établissement de prévisions de ventes à l'identification des zones offrant les meilleures opportunités de croissance.

La solution BI existante de l'entreprise n'était pas réputée pour sa rapidité et, pour créer des rapports d'analyse, les collègues commerciaux devaient faire une demande spéciale au service informatique pour chacun de ces rapports.

"Les équipes commerciales mettaient beaucoup trop de temps à obtenir les informations nécessaires de la part de l'informatique, et parfois rien ne leur revenait".

explique Bart Crider, directeur Enterprise Business Intelligence chez Dell.

Pour ne pas attendre trop longtemps les rapports, les collaborateurs ont souvent tenté d'extraire des données par leurs propres moyens.

"Certains employés ont passé 80% de leur temps à déplacer et à traiter des données dans tous les sens"

dit Crider.

De ce fait, les équipes de vente manquaient d'évaluations et de rapports cohérents et précis sur le pipeline, les prévisions, le chiffre d'affaires et les marges.

Initiative de l'informatique et de la direction

Afin de développer ensemble une solution BI plus efficace, le département informatique de Dell a travaillé en étroite collaboration avec la direction. L'objectif était de concevoir une stratégie sur laquelle s'appuyer pour développer une nouvelle génération de solution de reporting, d'analyse et de gestion des données plus performante.

En outre, un comité de BI, composé de dirigeants de toutes les divisions et de membres de la direction informatique, a été créé sous la direction de la direction afin de gérer les investissements de Dell en matière de BI, de standardiser les indicateurs de performance (KPI) correspondants et de tout gérer de manière centralisée.

La dernière étape a consisté à développer un nouveau système de gestion d'entreprise (BMS). "Pour des raisons de performance, nous voulions utiliser une solution en mémoire", explique Crider. Les systèmes de gestion de base de données en mémoire utilisent la mémoire vive pour le stockage des données au lieu de la mémoire sur disque, comme c'est généralement le cas avec les systèmes traditionnels.

"Nous étudions l'appliance Hana depuis un certain temps déjà et nous avons réalisé qu'elle nous permettrait d'atteindre les performances et la flexibilité que l'entreprise attendait de nous. Nous avons donc recommandé de baser le nouveau BMS sur Hana". En tant qu'appliance in-memory polyvalente, Hana relie le logiciel SAP aux serveurs PowerEdge de Dell.

Le département informatique de Dell a ensuite travaillé en étroite collaboration avec l'équipe Dell Hana Services pour mettre en place le nouveau système de gestion d'entreprise sur une solution Dell Hana, basée sur cinq serveurs PowerEdge- R920 équipés de processeurs Intel-Xeon, de 512 gigaoctets de RAM et d'un disque dur d'un téraoctet.

La solution comprend également Hana Studio sur un serveur PowerEdge R620 de Dell, qui offre toute une série d'outils pour la modélisation des données. Une baie de stockage Dell-Compellent SC8000, ainsi que les commutateurs Dell Networking S4820T et S60 font également partie de la solution.

Le département informatique de Dell et l'équipe des services Hana ont ensuite installé et testé la solution Dell Engineered pour Hana et configuré Hana Studio.

Une installation de preuve de concept a ensuite été mise en place avec 50 utilisateurs internes dans l'entreprise, leur permettant d'accéder facilement aux données de vente et aux informations sur les clients, d'analyser les données et de créer des rapports BI pour leurs prévisions. Le nouveau BMS a ensuite été déployé auprès de 14 000 employés de Dell.

"Nous avons planifié et mis en place la solution en quelques mois"

comme le rapporte Doug Hillary, vice-président des opérations commerciales mondiales chez Dell.

"Sans une étroite collaboration entre la direction et le service informatique, cela nous aurait pris plusieurs trimestres, voire plusieurs années".

explique Pilar Schenk, directrice exécutive des opérations commerciales mondiales chez Dell.

"C'était déjà notre troisième tentative de mettre en place une solution de ce type. Cette fois, nous avons réussi parce que nous avons enfin pu compter sur la bonne technologie et un partenariat solide".

Grâce à un partenariat étroit entre la direction et le service informatique, le nouveau BMS a permis à Dell d'automatiser 90 % des rapports de vente et des tableaux de bord standardisés et de fournir aux utilisateurs un accès en libre-service aux indicateurs clés de performance (KPI) et aux indicateurs de vente critiques pour l'entreprise.

Analyses : 60% plus rapides

Les commerciaux peuvent désormais tirer des analyses en libre-service en quelques minutes au lieu de plusieurs semaines, et la création de rapports d'analyse est 60 % plus rapide avec Dell Hana.

"Grâce à la solution Hana de Dell, nos équipes de vente ont désormais plus de temps pour se concentrer sur leurs clients et moins de temps à consacrer au simple traitement des données. En d'autres termes, ils peuvent se consacrer à la vente au lieu d'attendre les requêtes de données".

De même, l'accès des collaborateurs des ventes et de la direction aux systèmes sources pour la création de rapports individuels a diminué de 80%.

Les commerciaux peuvent ainsi utiliser la solution Hana comme source centrale d'indicateurs clés de performance (KPI) et de mesures au quotidien et passent moins de temps à extraire des données et à créer des rapports.

Les fonctionnalités en mémoire de Hana offrent aux utilisateurs une plus grande flexibilité en termes de modélisation des données et leur permettent de s'adapter rapidement à l'évolution des décisions commerciales.

"Comme toutes les données sont en mémoire, il n'est plus nécessaire d'effectuer de vastes mouvements de données en arrière-plan pour obtenir des informations détaillées".

dit Crider.

"Si l'on veut examiner les mêmes données pour répondre à une autre question, on peut le faire très facilement. En outre, dès que l'on a terminé de créer les ensembles de données souhaités dans Hana, on peut les transférer immédiatement vers SAP BusinessObjects pour le reporting. Ce processus nécessite beaucoup plus d'efforts dans un système d'entrepôt de données traditionnel".

Coûts de la BI réduits de moitié

Jusqu'à présent, Dell a pu réduire les coûts de BI de près de 50 % grâce à l'efficacité accrue, la centralisation, l'automatisation et la standardisation obtenues grâce à la solution Hana de Dell.

L'entreprise prévoit de réaliser des économies supplémentaires en utilisant les fonctions de compression de la solution.

"Lorsque nous avons téléchargé nos données de vente historiques à grande échelle dans la solution Hana, nous avons observé un taux de compression des données de 20 pour 1, dépassant même nos propres attentes".

dit Crider.

"Cela va nous aider à maximiser nos investissements, car nous pouvons désormais traiter plus de données dans Hana sans avoir à acheter de matériel ou de licences supplémentaires".

Méthodes agiles

Le service informatique de Dell a travaillé en étroite collaboration avec la direction et a adopté une approche agile dans le cadre du projet BMS, du développement à la mise en œuvre.

Une fois la solution en place, l'équipe a ainsi pu mettre en œuvre les changements plus rapidement. Avec une solution de BI, il est particulièrement important de pouvoir réagir rapidement aux demandes de changement des utilisateurs.

"Dans un environnement de BI, les utilisateurs ne savent pas toujours ce qu'ils veulent exactement du système avant de pouvoir voir et utiliser les données".

dit Crider.

"Avoir la flexibilité de répondre de manière agile à leurs besoins une fois que la solution est en marche aide à ce que tout se déroule rapidement et efficacement, permettant ainsi aux utilisateurs de se concentrer pleinement sur l'analyse des données".

La coopération favorise l'innovation

Le succès de la nouvelle solution repose directement sur la collaboration intersectorielle entre la direction et les équipes informatiques. Dès le début du projet, un comité de pilotage BI, composé de cadres des départements commerciaux et informatiques, a permis de mettre le projet sur les rails.

L'une des principales décisions du comité a été de créer des centres de compétences internes en matière de BI - appelés Centres d'excellence (COE) - regroupant des collaborateurs des services des ventes, du marketing, des finances, des opérations et des ressources humaines.

Avec l'aide de ces centres de compétence, le comité a d'abord pu recueillir des informations importantes sur ce à quoi le BMS devrait ressembler. Ces idées ont permis d'élaborer le modèle de la solution - un modèle hub-and-spoke avec des fonctions BI centrales soutenues par des analystes commerciaux.

Compte tenu du succès de l'introduction du BMS et des enseignements tirés, le comité prévoit déjà d'étendre la solution à d'autres secteurs de l'entreprise. Ainsi, le service informatique travaille actuellement à offrir aux responsables de comptes (account executives) un accès mobile aux données de vente.

Le service informatique de Dell et la direction envisagent également de mettre en place des "tableaux de bord numériques" et des outils pour permettre aux cadres et aux responsables commerciaux d'accéder plus rapidement aux informations et de regarder plus en profondeur dans le BMS, afin d'examiner et d'analyser de plus près les domaines qui nécessitent une plus grande attention.

"Nous regardons également où il peut y avoir des ensembles de données communs à différents départements de la finance ou du marketing, de sorte que les mêmes données, connaissances et fonctions BI puissent être partagées entre eux".

dit Crider.

"Quoi qu'il en soit, nous utiliserons la même architecture et étendrons la solution à d'autres secteurs d'activité au sein de Dell".