El Grupo xSuite desarrolla un nuevo portal de socios comerciales para las adquisiciones con SAP

En lo que respecta al tema de la nube, SAP no se anda con rodeos con su estrategia: los clientes, especialmente los que cuentan con la nueva generación de productos S/4 Hana, deben trasladar sus actividades a la nube lo más rápida y exhaustivamente posible. Para el desarrollo de ampliaciones y programación propia, el grupo pone a disposición su SAP Cloud Platform (SCP), que tiene por tanto una especial importancia estratégica para la empresa.

Para llenar de vida el concepto, es necesario que los socios y las empresas usuarias sigan el ejemplo. Así, xSuite Group, que por su parte ofrece cada vez más productos desde la nube, ha desarrollado también su última novedad, el "xSuite Business Partner Portal Sphere", completamente para el SCP. Esto garantiza la compatibilidad con las versiones actuales y futuras de SAP.

Con su nuevo desarrollo, xSuite ofrece a los departamentos de compras de las empresas usuarias de SAP una plataforma central para el intercambio automatizado y estandarizado de datos y documentos en sus respectivos procesos Procure-2-Pay con los proveedores. A través del portal, los departamentos de compras, contabilidad y proveedores pueden llevar a cabo digitalmente todos los pasos de trabajo relacionados con el aprovisionamiento. El acceso para los implicados se realiza a través del navegador web. El grupo destinatario son las empresas que utilizan SAP ERP o SAP S/4 Hana.

La solución del portal se ejecuta en el SCP y utiliza SAP Cloud Connector: xSuite ya ha superado una comprobación de preparación de SAP para ello, y también está prevista la certificación voluntaria de SAP.

Para el Director General Matthias Lemenkühler, las ventajas son evidentes:

"SAP lanza regularmente nuevas actualizaciones para las variantes en la nube de S/4 Hana, dependiendo de la versión una vez al año o una vez al trimestre. Las soluciones que se desarrollan explícitamente para SAP Cloud Platform liberan a las empresas usuarias de la tarea de comprobar con cada versión, con cada actualización, si todo sigue funcionando correctamente, un esfuerzo demasiado grande que aquí se elimina."

Todo el proceso de compra se traslada al portal

Con el nuevo portal para socios comerciales, Compras sigue trabajando en su entorno SAP. El pedido se genera como de costumbre en SAP y se pone automáticamente a disposición del proveedor en el portal para que esté disponible de inmediato. Posteriormente, el proveedor puede generar todos los documentos subsiguientes a partir del pedido directamente en el portal y transferirlos al departamento de compras: Confirmaciones de pedido, avisos de envío, facturas y notas de crédito.

Alternativamente, el proveedor también puede cargar estos documentos. En ambos casos, el sistema SAP del comprador asume automáticamente los documentos y datos del portal para socios comerciales. Toda la información y los documentos están disponibles directamente en SAP para que los departamentos de compras y contabilidad los procesen como de costumbre. Para los implicados en el proceso de compra, esto elimina la necesidad de impresiones y envíos. Todo el proceso de compra a pago es mucho más rápido y se evitan fuentes de error conocidas, como la discontinuidad de los medios, por ejemplo, la digitalización de documentos en papel.

Toda la información en un solo lugar

El Portal del Socio Comercial ofrece a los socios comerciales funciones útiles como la opción de autoservicio. Esto permite a un nuevo proveedor, por ejemplo, introducir toda la información relevante, como datos de contacto y datos bancarios. Se inicia un flujo de trabajo para que, tras la aprobación, los datos maestros de este proveedor se creen en consecuencia en el sistema SAP.

Los datos también pueden actualizarse de este modo. La comunicación con el proveedor sobre transacciones individuales también es posible a través del Business Partner Portal. De este modo, el proveedor puede hacer preguntas sobre un pedido; a la inversa, el cliente puede enviarle información, por ejemplo sobre cambios de dirección. Ventaja: toda la información está disponible de forma clara y rastreable en un lugar central y ya no está -como suele ser el caso- distribuida entre varios correos electrónicos, notas telefónicas, carpetas de archivos y similares.

Función de descuento dinámico

Con el Business Partner Portal, el Grupo xSuite también ofrece una herramienta para gestionar la liquidez de forma específica: El descuento dinámico. A través del portal, los proveedores pueden ofrecer de forma individual y flexible un descuento adicional si una factura se paga antes. La empresa puede seleccionar el importe del descuento y el plazo de pago asociado como desee, y también es posible ofrecer varios plazos de pago con distintos importes de descuento, a diferencia del descuento por pronto pago alemán, con sus condiciones bastante rígidas.

El clásico descuento por pronto pago no está muy extendido internacionalmente. Incluso en otros países -no germanoparlantes- de la UE apenas se encuentra. Así lo demuestra, por ejemplo, el hecho de que el CIUS (Core Invoice Usage Specification), que la UE definió en el contexto de la Directiva 2014/55/UE para promover la facturación electrónica, no contemple el descuento por pronto pago en la norma. Solo existe un campo para el descuento por pronto pago en la versión alemana en el formulario de la factura X.

xSuite cumple los requisitos de la clientela internacional

Por otra parte, la tendencia hacia el descuento dinámico ha ido ganando terreno en los últimos años, especialmente en Estados Unidos. En principio es lo mismo que un descuento por pronto pago, pero en varios aspectos es más flexible o, como su nombre indica, más dinámico:

El descuento por pronto pago suele establecerse en el marco de las condiciones de entrega. Esto significa que se aplican las mismas condiciones a todas las facturas de un proveedor. Con el descuento dinámico, el posible descuento se decide para cada factura individual. Además, con el descuento por pronto pago suele haber un solo nivel. Independientemente de si el cliente paga exactamente en la fecha de pago acordada para el descuento o si paga unos días antes: en ambos casos recibe el mismo porcentaje definido.

Con el descuento dinámico, puede haber cualquier número de niveles intermedios con diferentes condiciones de pago y diferentes niveles de descuento. Sin un sistema automatizado, como el Business Partner Portal, estas gradaciones flexibles difícilmente podrían gestionarse. El esfuerzo y la propensión a errores serían demasiado grandes. Con esta función, el Grupo xSuite cumple los requisitos de su creciente clientela internacional.