Obtenga una visión general

Junto a los temas de la movilidad, la automatización y la digitalización, el trabajo orientado a procesos sigue siendo un reto en muchas empresas que ha caído un poco en segundo plano en los últimos años.

Especialmente en las áreas empresariales clásicas, como compras, ventas y finanzas, el trabajo orientado a las funciones, basado en funciones de aplicación establecidas y acompañado de procesos de documentación paralelos, está a la orden del día.

Con demasiada frecuencia, la transparencia holística y la trazabilidad de las decisiones se quedan en el camino. Procesar y garantizar de forma eficiente los requisitos legales y de cumplimiento acordados por la empresa solo es posible con el correspondiente esfuerzo adicional.

La reducción de las denominadas actividades sin valor añadido para reducir los costes de los procesos y mejorar al mismo tiempo la capacidad de proporcionar información y la calidad de ésta sigue siendo una tarea necesaria a la que se enfrentan las empresas.

El ejemplo de los procesos de contratación y su gestión en compras se utilizará para ilustrar el potencial que puede surgir del trabajo integrado orientado a procesos utilizando las funciones estándar establecidas a lo largo del proceso.

El ejemplo de los procesos de contratación pública muestra claramente los retos a los que se enfrentan las empresas, especialmente en contrataciones complejas.

Incluso en la fase previa a dichos procesos surgen tareas y documentos que se gestionan en papel o electrónicamente y se almacenan de forma descentralizada. Si a continuación se registran en el sistema los requisitos correspondientes, estos documentos e información suelen seguir gestionándose de forma descentralizada y no se almacenan en el sistema con los documentos de forma relacionada con el proceso.

Crear transparencia

Esto significa que el proceso completo sólo puede rastrearse con un esfuerzo considerable y, por lo general, no completamente. Como consecuencia, la trazabilidad y la transparencia de los procesos se quedan a menudo en el camino.

Los escenarios de aprobación de solicitudes de requisitos u órdenes de compra suelen estar mapeados en el sistema de tal forma que no es posible, o sólo es posible para usuarios técnicamente experimentados, entender dónde está pendiente actualmente una aprobación y quién es el siguiente aprobador.

Las consultas sobre el estado de la liberación de una operación de contratación sólo pueden responderse vagamente. El problema se agrava cuando se desea obtener una visión general del estado de las liberaciones en varios procesos de contratación. Ya sea para pasar a aprobaciones alternativas por parte de otras personas autorizadas para aprobar o para obtener una visión general de las tareas pendientes de un equipo.

La tramitación del pedido, por ejemplo en el caso de utilizar la aplicación SAP, tiene lugar a través de funciones establecidas y genera como resultado los documentos correspondientes y los documentos de salida. El almacenamiento y la gestión de los documentos que se asignan a un documento suelen realizarse en consecuencia.

Esto se aplica a todo, desde la solicitud de pedido hasta la orden de compra, las confirmaciones de pedido, los documentos de entrada de mercancías y las facturas. Con una estructura de archivo orientada a los procesos que se crea automáticamente, garantiza un determinado nivel mínimo de documentación y está disponible a través del acceso central a todos los documentos y objetos de información relevantes, las conexiones pueden reconocerse y visualizarse de forma más rápida y eficiente.

De este modo, puede evitarse una navegación lenta y una posible recopilación manual en casos de aclaración a través de documentos individuales del proceso global.

Obtener información del entorno

Al introducir y procesar operaciones, a menudo es necesario obtener información del entorno o de documentos creados con anterioridad. También en este caso es deseable un acceso específico y rápido a estos documentos sin tener que navegar torpemente a través de enlaces de objetos.

En el caso de los procesos de contratación, esto incluye sobre todo el acceso a contratos o documentos relacionados con los proveedores. Para apoyar de forma óptima la gestión orientada a procesos de las transacciones de contratación, es una buena idea utilizar un archivo electrónico de procesos -archivo de transacciones de contratación-. Lo ideal es que este archivo se genere automáticamente y registre y gestione de forma estructurada toda la información relevante, los recibos y los documentos generados desde el sistema.

Si se amplía este enfoque para incluir las funciones necesarias para la tramitación completa, idealmente las funciones estándar utilizadas, es posible tramitar el procedimiento de contratación integrado desde el fichero de tramitación.

Tratamiento automatizado

Soluciones como XFT Purchase Manager permiten la gestión completa de un proceso de aprovisionamiento en SAP ERP, desde la creación automatizada de archivos de transacciones de aprovisionamiento con procesos de liberación para diferentes escenarios de liberación (incluida la liberación móvil basada en SAP UI5) hasta la documentación de acompañamiento del proceso mediante una creación y asignación integradas de pedidos de compra SAP desde el proceso de aprovisionamiento. ¿Cómo se pueden utilizar estos enfoques y qué se consigue con ellos?

Con este enfoque, el personal de compras puede acceder a una aplicación central para gestionar los procesos de aprovisionamiento que integra funciones estándar establecidas de gestión de materiales y finanzas de SAP.

Existen escenarios de liberación alternativos para los distintos requisitos de liberación y aprobación. Con los archivos de transacciones integrados, se puede alcanzar un alto grado de automatización en la documentación y actualización de la documentación del proceso y se puede acceder de forma centralizada y evaluar toda la información, incluido el estado de las transacciones de aprovisionamiento.

Esto significa que se puede conseguir una reducción considerable de los costes de proceso mediante el trabajo integrado y la evitación de esfuerzos de archivo, investigación y preparación.

En última instancia, la documentación de los procesos y sus resultados a lo largo de la cadena de procesos permite garantizar el cumplimiento de los requisitos internos y legales de la empresa.

No hay que olvidar las opciones adicionales que se derivan de estos planteamientos mediante la integración de otros expedientes de procesos, como los procesos de reclamación, los casos de aclaración o la inclusión de expedientes de proveedores y contratos.

La práctica ha demostrado que esto conduce a una tramitación más eficaz y a una mayor transparencia en las compras.