Ventajas de la automatización de procesos de principio a fin asistida por IA en el entorno SAP

Hoy en día, empresas de todos los tamaños y de casi todos los sectores se enfrentan a la tarea de avanzar en su transformación digital para ser más resilientes y reaccionar con rapidez y flexibilidad a las nuevas exigencias del mercado. Pero aún queda mucho margen de mejora. Un 52% de las empresas que utilizan aplicaciones SAP aún no ha avanzado mucho en su viaje hacia la transformación digital, según el Informe de Inversión 2023 del DSAG. 

Automatización inteligente de procesos SAP con IA

La automatización inteligente de procesos de principio a fin con ayuda de la IA puede poner remedio a esta situación en todos los sistemas. Funciona en todas las aplicaciones y fuentes de datos, es decir, desde las aplicaciones centrales de SAP hasta los sistemas ajenos a SAP, las bases de datos de desarrollo propio y las soluciones individuales de Excel, pasando por los programas de correo electrónico o los documentos externos. 

Algunos pasos de trabajo y actividades de un proceso empresarial en aplicaciones como SAP S/4HANA o SAP ERP ya están automatizados mediante programas especiales o scripts. Sin embargo, la gran mayoría de las transacciones y los programas e informes Z desarrollados internamente todavía tienen que ejecutarse manualmente utilizando códigos de transacción o comandos cortos. 

El uso de la automatización inteligente asistida por IA, en la que los robots de software automatizan tareas rutinarias que antes eran manuales y pasos del proceso en transacciones SAP entre sistemas y, por tanto, de extremo a extremo, ofrece un enorme potencial de optimización y beneficios. Si además estos robots pueden integrarse perfectamente en el entorno de sistemas informáticos existente (SAP y no SAP) sin tener que cambiar la infraestructura subyacente, se trata de otra ventaja inestimable. 

Automatización de procesos en el entorno SAP: tres ejemplos 

Para avanzar de forma decisiva en la digitalización y el uso de modelos empresariales basados en datos y posicionarse de cara al futuro, una empresa debe automatizar el mayor número posible de procesos. En el entorno SAP, existe una amplia gama de posibles aplicaciones para ello, por ejemplo, crear, comprobar y guardar documentos SAP, realizar pruebas SAP (pruebas de regresión), integrar datos y documentos externos en soluciones SAP y no SAP o en relación con el procesamiento inteligente de documentos (IDP). 

1. tratamiento de documentos y carga masiva

Cuando los documentos SAP (confirmación de pedido, entrada de mercancías, albarán de entrega, factura) no se crean, comprueban y guardan manualmente, sino automáticamente mediante un robot informático que trabaja con tecnologías de IA, la tasa de error se reduce al mínimo. Al mismo tiempo, se ahorra tiempo que los empleados pueden dedicar a otras actividades de valor añadido. Una carga automatizada (masiva) de varios miles de documentos al mes desde software no SAP a una solución ERP de SAP, incluida la comprobación, también es mucho más sencilla, rápida y eficiente que la ejecución manual con un clic del ratón. Por ejemplo, un proveedor líder de soluciones de ingeniería de precisión para las industrias de semiconductores, pantallas planas y fotovoltaica ha podido automatizar de forma fiable y rápida la transferencia masiva y el procesamiento de más de 5.000 pedidos al mes desde que implantó el software de automatización.

2. Escenarios de prueba SAP con bots e IA

La situación es similar con respecto a las pruebas de regresión de SAP: si un robot de software se hace cargo de las tareas repetitivas y laboriosas de los probadores de sistemas humanos, el equipo de pruebas se alivia notablemente y puede concentrarse en las pruebas funcionales de los procesos modificados, por ejemplo. La ayuda de la IA también permite generar automáticamente casos de prueba y datos. Pero la automatización de las pruebas de regresión también ofrece otras muchas ventajas. 

Un proveedor global de servicios logísticos pudo acelerar enormemente sus actividades de pruebas de este modo, de modo que la información de retorno de cada prueba está ahora disponible mucho más rápido que antes. La empresa desea utilizar la automatización de pruebas sobre todo para garantizar a largo plazo la seguridad y estabilidad de sus complejos procesos logísticos en el entorno SAP y reducir sus costes operativos. El alcance de las pruebas también puede ampliarse ahora para cubrir un número de requisitos empresariales considerablemente mayor que antes.

Y una empresa ferroviaria suiza se beneficia enormemente de las pruebas de software automatizadas en un sistema centralizado de gestión y gobierno de datos basado en SAP Master Data Governance (MDG). Con su ayuda, los procesos de prueba se han simplificado y acelerado muchas veces, y la calidad de los datos y de la implementación del software también ha mejorado considerablemente. Además, el proyecto de automatización representa un paso importante para la empresa en la consecución de dos objetivos estratégicos clave: establecer una cultura corporativa basada en los datos y transformarse en una organización basada en los datos.

3. procesamiento inteligente de documentos (PID) y Co.

La automatización inteligente de procesos con modelos AI/ML también puede jugar sus bazas en escenarios como la extracción, interpretación y procesamiento de datos e información de documentos de todo tipo (PDF, escaneados, manuscritos) y reducir el esfuerzo manual prácticamente a cero. Lo mismo ocurre con el análisis y la clasificación de imágenes y lenguaje/texto de correos electrónicos, documentos, sitios web, portales y plataformas de redes sociales. 

Automatización de la migración y actualización de SAP S/4HANA 

Sin embargo, el potencial que ofrece la automatización en el entorno SAP dista mucho de haberse agotado. En particular, no deben subestimarse las ventajas de la migración de SAP ERP a SAP S/4HANA, ya sea utilizando el enfoque brownfield, greenfield o colorfield, o al actualizar versiones anteriores de SAP S/4HANA (1809, 1909) a una versión actual, ya sea en las instalaciones o en la edición en la nube (privada/pública). Una migración o actualización mediante automatización controlada por robots no solo puede llevarse a cabo considerablemente más rápido y, por tanto, de forma más rentable, sino que también es mucho más segura gracias a una tasa de error que se reduce al mínimo, un claro valor añadido.

Por ejemplo, el mayor proveedor mundial de explosivos comerciales y sistemas de ignición para minería e infraestructuras automatizó el cambio de SAP S/4HANA 1809 a la versión 2022 con la ayuda de un conjunto de pruebas y, de este modo, lo llevó a cabo de forma rápida y segura. Al mismo tiempo, el Grupo también identificó y verificó más de 4.000 pasos de proceso y 120 escenarios empresariales que podrían automatizarse como parte de este proyecto. El plan es automatizar el 50% de los pasos del proceso y de los escenarios de negocio. El objetivo estratégico de automatizar de forma inteligente el mayor número posible de procesos SAP es acelerar la transformación digital para reforzar la posición de liderazgo en el mercado, seguir creciendo y aumentar el valor de la empresa.

Cambio a SAP S/4HANA: de la extracción de procesos a la transición 

El cambio de SAP ECC 6.0 a SAP S/4HANA también puede optimizarse: el punto de partida para ello es un análisis y una evaluación cuantitativa del uso de los procesos empresariales. Para ello son adecuadas las herramientas informáticas para la minería de procesos, como SAP Signavio, o para la minería de tareas y comunicaciones (asistida por IA), como la que ofrece UiPath. Estas herramientas permiten obtener una "vista de rayos X" objetiva y basada en datos de los flujos de trabajo reales de los procesos SAP y proporcionan información importante sobre qué flujos de trabajo o subprocesos deben automatizarse principalmente. Se trata de un requisito previo importante para aprovechar no sólo el potencial de automatización, sino también el de optimización y estandarización de los procesos operativos. 

El siguiente paso en el cambio, la fase de preparación, también se puede agilizar significativamente mediante la automatización de tareas recurrentes, por ejemplo, con paquetes aceleradores de despliegue inmediato con flujos de trabajo predefinidos. Estas tareas incluyen, sobre todo, la identificación y desactivación/eliminación de desarrollos internos y código personalizado no utilizados que ya no son necesarios o que ya no pueden ejecutarse en S/4HANA, con el fin de obtener un sistema central S/4HANA ajustado que se haya purgado de cargas heredadas. Al mismo tiempo, se reducen los riesgos.

Por último, pero no por ello menos importante, los robots de software también simplifican y aceleran el complejo proceso de transición que consta de numerosos pasos individuales repetitivos durante la migración y el despliegue de la nueva solución S/4HANA y lo hacen más seguro. En el mejor de los casos, los robots que se coordinan entre sí y resuelven problemas recurrentes de forma independiente realizan las tareas asociadas de una forma altamente interconectada y asistida por el flujo de trabajo. Esto aumenta significativamente la calidad de la transición, mientras que la eliminación de tareas manuales alivia al equipo interno de TI, que puede concentrarse en supervisar la transición y resolver problemas más complejos.

Criterios para seleccionar la plataforma de automatización adecuada

Todo ello demuestra las ventajas concretas y el valor añadido que una empresa puede obtener de la automatización de procesos de extremo a extremo controlados por robots en el entorno SAP. Sin embargo, la selección de una plataforma de automatización debe estudiarse detenidamente, ya que se trata de una decisión individual y de gran alcance estratégico.

1. Automatización de procesos SAP a SAP

Si la empresa se centra en la automatización de procesos en un entorno SAP puro (SAP a SAP), la plataforma de bajo código SAP Build Process Automation puede ser la herramienta elegida. 

2. intersistema Automatización integral

Aunque el software ERP de SAP (SAP S/4HANA, SAP ERP) se ha establecido como cuasi estándar en muchos sectores -basta pensar en la industria (de suministro) del automóvil-, la experiencia demuestra que muy pocas empresas utilizan exclusivamente software de SAP. Fiel al enfoque "best-of-breed", el sistema ERP básico de SAP se complementa en la mayoría de los casos con soluciones que no son de SAP, por ejemplo, un CRM para la gestión de clientes, un sistema de ejecución de fabricación (MES) para controlar los procesos de la planta de producción o una aplicación de RRHH para la gestión de personal. 

Para aumentar el nivel de automatización en un entorno de TI compuesto por aplicaciones SAP y no SAP en todos los sistemas, se necesita una plataforma que pueda integrarse perfectamente en el software y las aplicaciones SAP y no SAP. Desde una perspectiva técnica, una plataforma de automatización de extremo a extremo como la de UiPath, que funciona con tecnologías de IA y ML y es compatible con las tecnologías de interfaz de usuario comunes de SAP (WinGUI, WebGUI, SAP Fiori, Business Client) y también es compatible con el software local y en la nube de SAP, así como con las interfaces de SAP (BAPI, RFC, OData), es adecuada para ello. 

Una completa biblioteca de conectores API para la integración de un gran número de soluciones ajenas a SAP (Salesforce, Workday, Microsoft, ServiceNow, Jira, Zendesk), que se amplía constantemente, también es esencial para la realización de la automatización de extremo a extremo entre sistemas. También es deseable que la plataforma proporcione paquetes listos para usar y modelos de IA para la automatización robótica, así como modelos de ML para el análisis predictivo y chatbots de procesamiento del lenguaje natural (NLP) integrados directamente en SAP.

Además, la plataforma de automatización debe cumplir todos los requisitos legales y de conformidad. Además de la certificación premium de SAP como "SAP Endorsed App" y la certificación Veracode, también debe cumplir las normas ISO 9001, ISO/IEC 27001 y SOC 2 (tipo 2) y ofrecer un cifrado sin fisuras, un control de acceso basado en roles y una garantía de tiempo de actividad del 99,9%.

No hay automatización sin gestión del cambio 

Pero tenga cuidado: Para maximizar los beneficios de la automatización de procesos tanto en entornos SAP como no SAP, debe ser consciente desde el principio de que esta empresa no es sólo un proyecto de TI, sino ante todo un proyecto empresarial estratégico que requiere una gestión inteligente del cambio. Al fin y al cabo, la automatización robótica de procesos cambia fundamentalmente la forma en que se gestionan y completan los procesos de trabajo y las tareas. Esto sólo puede lograrse con una buena gestión del cambio y el apoyo incondicional de la dirección/el consejo de administración. 

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