Uso ampliado para archivos inteligentes

Fue el boom de los sistemas de gestión de archivos y documentos en la década de 1990: Casi todos los fabricantes querían posicionar su sistema como la aplicación líder de la empresa.

Estos debían convertirse en un centro de información a través del cual el usuario pudiera gestionar de forma centralizada toda la información. Sólo así se entiende por qué los fabricantes tomaron el camino que condujo a los actuales sistemas de gestión de documentos, sobrecargados y apenas comprensibles, o como decimos hoy: sistemas de gestión de contenidos empresariales.

Ya entonces, los principales analistas predijeron que el deseo era padre del pensamiento. De hecho, su previsión se confirmó en la práctica. Si se pregunta hoy a los usuarios por sus sistemas centrales, el 90% menciona ERP, CAD/PLM, CRM y sistemas propietarios (por ejemplo, en el sector de los seguros).

En la actualidad, casi todo el mundo dispone de un DMS o ECM, pero a menudo sólo se utiliza como un sistema de archivo puro que hace su trabajo en segundo plano. Sin embargo, si sólo se necesita una pequeña parte, concretamente la funcionalidad de archivo, surge la pregunta: ¿Para qué tener una suite ECM sobrecargada?

En el contexto de SAP, la idea de sustituir los voluminosos sistemas DMS y ECM que se utilizaban anteriormente, cuya administración resultaba compleja, por sistemas de archivo simplificados es cada vez más popular. Esto funciona muy bien para las empresas que dependen exclusivamente de SAP.

Este camino está abierto para ellos, ya que SAP ha creado un estándar con la interfaz ArchiveLink que permite un enfoque de archivo totalmente integrado. El archivo se considera un sistema back-end. Su única tarea es archivar documentos de forma segura y eficiente y volver a entregarlos cuando se busquen. SAP es responsable de la inteligencia y la gestión de metadatos.

Trasladar la inteligencia y la gestión de documentos a la aplicación principal y utilizar el archivo -como en el contexto de SAP- exclusivamente como repositorio de documentos es ahora un enfoque prometedor para resolver el problema del archivo.

ArchiveLink puede utilizarse incluso como protocolo normalizado para aplicaciones que no sean SAP gracias a su carácter abierto. Con el producto KGS WebService, KGS ofrece un servicio adecuado basado en el estándar ArchiveLink. Permite a la aplicación principal archivar documentos a través de una sencilla interfaz.

Habilitación de archivos para aplicaciones especializadas

Las aplicaciones especializadas personalizadas -por ejemplo, del sector de los seguros o soluciones de portal- pueden conectarse a la solución de archivo de KGS establecida en el entorno SAP a través del servicio utilizando todos los lenguajes de programación habituales.

Una vez que el proceso de archivado se ha completado con éxito, la interfaz devuelve un ID único que puede utilizarse para recuperar el documento. Esto significa que los usuarios pueden archivar o buscar sus documentos y datos en KGS ContentServer4Storage en cualquier aplicación que utilice tecnologías web.

El único requisito es que la aplicación conectada pueda gestionar metainformación adicional para cada documento: el identificador único del documento. El usuario puede acceder a los documentos directamente a través de este criterio.

El KGS WebService se encarga de almacenar los documentos en este constructo. Como los documentos se almacenan y se accede a ellos de forma estandarizada, también es fácil intercambiar documentos entre aplicaciones.

El WebService es responsable de dónde se almacenan finalmente los documentos; esto es completamente transparente para la aplicación que está por encima. Esto significa que pueden utilizarse soluciones de almacenamiento in situ, soluciones WORM o almacenamiento en la nube.

Arquitectura de 3 capas

KGS utiliza una arquitectura de tres niveles. Es ideal para todas las empresas que utilizan varias aplicaciones pero necesitan un servicio central de archivo que archive documentos y datos de forma centralizada y eficiente, independientemente de la aplicación, y los vuelva a poner a disposición cuando sea necesario.

La primera capa está formada por las aplicaciones/soluciones de software utilizadas por el cliente. SAP, por supuesto, pero también cualquier otro sistema como Salesforce, MS SharePoint, soluciones de clientes, portales de clientes, soluciones CAD/PLM, etc. SAP puede conectarse directamente a través de las interfaces estándar ArchiveLink, ILM y, en el futuro, CMIS, mientras que todos los demás sistemas pueden conectarse a través del WebService de KGS.

La segunda capa son las soluciones KGS como lean middleware. KGS crea la conexión entre las aplicaciones y los medios de almacenamiento necesarios, que se encuentran en la tercera capa. Además, KGS complementa el archivado puro de datos y documentos con útiles componentes adicionales como Scan, DocumentRouter, Migration, Viewer, etc.

El middleware KGS se completará gradualmente con funcionalidades adicionales que harán "inteligente" el archivado. Esto incluye una herramienta de control que ordena regularmente el archivo y comprueba qué datos/documentos son realmente necesarios y cuáles pueden transferirse automáticamente a otra ubicación de almacenamiento tras un determinado periodo de tiempo. De este modo, el WebService se ocupa activamente de la gestión del almacenamiento y simplifica considerablemente la administración.

La tercera capa está formada por cualquier sistema de almacenamiento (soluciones locales o en la nube) al que se pueda acceder a través del middleware KGS. La idea aquí es que el middleware "inteligente" se encargue del archivado de forma independiente.

Por ejemplo, los documentos que se necesitan con frecuencia y/o son "financieramente" importantes pueden almacenarse en un sistema de almacenamiento caro y los menos importantes en un sistema de almacenamiento en la nube de bajo coste. La herramienta de control comprueba cíclicamente la utilización de los sistemas de almacenamiento según las reglas especificadas por el cliente, optimizando así automáticamente el archivado y ayudando automáticamente a ahorrar costes.

El modo de funcionamiento descrito de una solución completa de KGS como "archivo inteligente" también puede ofrecerse en cooperación con un proveedor de alojamiento o como solución SaaS.

Caso práctico: integración de Salesforce

Con el WebService de KGS, los archivos pueden integrarse fácilmente en las principales aplicaciones descritas, por ejemplo en Salesforce, para el que se ha desarrollado un módulo de funciones independiente. Con él se pueden consultar y buscar documentos de un archivo KGS en el sistema CRM.

De este modo, los documentos SAP, por ejemplo, pueden estar disponibles en Salesforce. Así, es posible visualizar todos los documentos comerciales como pedidos, facturas, albaranes, etc. de un cliente en Salesforce sin tener que guardarlos varias veces. En este ejemplo, se almacenan exclusivamente en el archivo (SAP), pero están disponibles en cualquier momento a través de la aplicación especializada.

En las instalaciones o en la nube

Los propios documentos se almacenan en las instalaciones o en la nube a través de la red troncal ArchiveLink. Los sistemas SAP pueden conectarse directamente a través de la red troncal ArchiveLink o a otros sistemas a través del servicio web KGS. El resultado es un archivo universal y un repositorio central de información, realizado con medios sencillos.